10 Συντομεύσεις του Outlook 2013 που αξίζει να κάνετε

Χρησιμοποιήστε το εργαλείο Νέα στοιχεία.

Για να δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο σε οποιαδήποτε ενότητα στην οποία βρίσκεστε, απλώς κάντε κλικ στο εργαλείο Νέα στοιχεία στο αριστερό άκρο της Κορδέλας. Το εικονίδιο αλλάζει όταν αλλάζετε λειτουργικές μονάδες, επομένως γίνεται εικονίδιο Νέας εργασίας στη λειτουργική μονάδα Εργασίες, εικονίδιο Νέας επαφής στη λειτουργική μονάδα Άτομα κ.λπ. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα στο εργαλείο Νέα στοιχεία για να εμφανίσετε το μενού Νέα στοιχεία.

Στείλτε γρήγορα ένα αρχείο σε οποιονδήποτε παραλήπτη e-mail.

Μπορείτε να στείλετε ένα αρχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού, ακόμα κι αν το Outlook δεν εκτελείται. Όταν προβάλλετε αρχεία στην Εξερεύνηση των Windows, μπορείτε να επισημάνετε οποιοδήποτε αρχείο θα σταλεί σε οποιονδήποτε παραλήπτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κάντε δεξί κλικ σε ένα αρχείο που θέλετε να στείλετε και επιλέξτε Αποστολή σε. Εμφανίζεται ένα άλλο μενού από το οποίο επιλέγετε Παραλήπτης αλληλογραφίας.

Στείλτε ένα αρχείο από οποιαδήποτε εφαρμογή του Microsoft Office.

Μπορείτε να στείλετε e-mail οποιοδήποτε έγγραφο του Office από την ίδια την εφαρμογή του Office, χωρίς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργική μονάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook.

Με ένα έγγραφο του Office ανοιχτό στην εφαρμογή που το δημιούργησε, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Κοινή χρήση. Εμφανίζεται η οθόνη του Office Share. Επιλέξτε E-mail και μετά επιλέξτε Αποστολή ως συνημμένο. Εμφανίζεται η φόρμα Νέου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Στείλτε ένα αρχείο από οποιαδήποτε εφαρμογή του Microsoft Office.

Μπορείτε να στείλετε e-mail οποιοδήποτε έγγραφο του Office από την ίδια την εφαρμογή του Office, χωρίς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργική μονάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook.

Με ένα έγγραφο του Office ανοιχτό στην εφαρμογή που το δημιούργησε, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Κοινή χρήση. Εμφανίζεται η οθόνη του Office Share. Επιλέξτε E-mail και μετά επιλέξτε Αποστολή ως συνημμένο. Εμφανίζεται η φόρμα Νέου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πάρτε μια γρήγορη σημείωση.

Πόσο συχνά χρειάζεται να κρατάτε μια γρήγορη σημείωση κατά τη διάρκεια μιας κουραστικής ημέρας; Εάν εργάζεστε στο Outlook 2013, μπορείτε να κρατήσετε μια γρήγορη σημείωση ανά πάσα στιγμή πατώντας Ctrl+Shift+N.

Σε μόλις ένα δευτερόλεπτο, η σημείωσή σας αποθηκεύεται για μελλοντική αναφορά στη λειτουργική μονάδα του Outlook Notes. Πρέπει να είστε στο Outlook για να λειτουργήσει αυτό, αλλά δεν χρειάζεται να είστε στο Notes.

Βρείτε κάτι γρήγορα στο Notes 2013.

Δεν χρειάζεται πολύς χρόνος για να συγκεντρωθεί μια αρκετά μεγάλη συλλογή αντικειμένων στο Outlook — η περιήγηση στα οποία μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος όταν θέλετε να βρείτε ένα συγκεκριμένο στοιχείο. Το Outlook μπορεί να αναζητήσει στοιχεία στην εντολή σας, εάν πληκτρολογήσετε το όνομα αυτού που αναζητάτε στο πλαίσιο Αναζήτηση στο επάνω μέρος κάθε οθόνης. Αυτό ξεκινά μια γρήγορη αναζήτηση, ώστε να μπορείτε να φτάσετε σε αυτό που θέλετε αμέσως.

Αναιρέστε εύκολα τα λάθη σας.

Εάν δεν γνωρίζατε για την εντολή Αναίρεση, ήρθε η ώρα να ακούσετε τα καλά νέα: Όταν κάνετε ένα λάθος, μπορείτε να το αναιρέσετε πατώντας Ctrl+Z ή κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναίρεση στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης στην επάνω αριστερή γωνία γωνία της οθόνης. Γι' αυτό μη διστάσετε να πειραματιστείτε. το χειρότερο που θα πρέπει να κάνετε είναι να αναιρέσετε!

(Φυσικά, είναι καλύτερα να αναιρέσετε το λάθος σας αμέσως, πριν κάνετε πάρα πολλά πράγματα.)

Αναιρέστε εύκολα τα λάθη σας.

Εάν δεν γνωρίζατε για την εντολή Αναίρεση, ήρθε η ώρα να ακούσετε τα καλά νέα: Όταν κάνετε ένα λάθος, μπορείτε να το αναιρέσετε πατώντας Ctrl+Z ή κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναίρεση στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης στην επάνω αριστερή γωνία γωνία της οθόνης. Γι' αυτό μη διστάσετε να πειραματιστείτε. το χειρότερο που θα πρέπει να κάνετε είναι να αναιρέσετε!

(Φυσικά, είναι καλύτερα να αναιρέσετε το λάθος σας αμέσως, πριν κάνετε πάρα πολλά πράγματα.)

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Μετάβαση στην ημερομηνία σε όλες τις προβολές Ημερολογίου.

Αν κοιτάτε το Ημερολόγιο, για παράδειγμα, και θέλετε να παρακάμψετε 60 ημέρες, πατήστε Ctrl+G και πληκτρολογήστε 60 ημέρες από τώρα. Το Ημερολόγιο μετακινείται προς τα εμπρός 60 ημέρες από την τρέχουσα ημερομηνία.

Προσθήκη στοιχείων σε προβολές λίστας.

Πολλές λίστες του Outlook έχουν ένα κενό πεδίο στην κορυφή όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια καταχώρηση και να δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο για αυτήν τη λίστα. Όταν βλέπετε τις λέξεις Προσθήκη νέας εργασίας, αυτό ακριβώς κάνετε. Απλώς κάντε κλικ στο πεδίο και πληκτρολογήστε το νέο σας στοιχείο.

1

Στείλτε εύκολα επαναλαμβανόμενα μηνύματα.

Εάν έχετε ένα ή δύο μηνύματα που στέλνετε επανειλημμένα, μπορείτε να αποθηκεύσετε το κείμενο ως Quick Parts για εξοικονόμηση χρόνου.

Για να επισυνάψετε επαναλαμβανόμενο κείμενο ως Quick Parts (μέσω του κουμπιού Quick Parts), πρέπει πρώτα να αποθηκεύσετε μπλοκ κειμένου στα Quick Parts. Αφού πληκτρολογήσετε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ξανά, επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Γρήγορα μέρη που βρίσκονται στην Ομάδα κειμένου. Αποθηκεύστε το επιλεγμένο κείμενο στη συλλογή Quick Parts.

1

Στείλτε εύκολα επαναλαμβανόμενα μηνύματα.

Εάν έχετε ένα ή δύο μηνύματα που στέλνετε επανειλημμένα, μπορείτε να αποθηκεύσετε το κείμενο ως Quick Parts για εξοικονόμηση χρόνου.

Για να επισυνάψετε επαναλαμβανόμενο κείμενο ως Quick Parts (μέσω του κουμπιού Quick Parts), πρέπει πρώτα να αποθηκεύσετε μπλοκ κειμένου στα Quick Parts. Αφού πληκτρολογήσετε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ξανά, επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Γρήγορα μέρη που βρίσκονται στην Ομάδα κειμένου. Αποθηκεύστε το επιλεγμένο κείμενο στη συλλογή Quick Parts.

1

Στείλτε ξανά μηνύματα γρήγορα και εύκολα.

Μερικές φορές χρειάζεται να υπενθυμίσετε σε κάποιον που ξέχασε να κάνει κάτι που του ζητήσατε να κάνει. Θα μπορούσατε να συντάξετε ένα εντελώς νέο μήνυμα που να υπενθυμίζει σε αυτό το άτομο πόσες φορές του το έχετε ήδη υπενθυμίσει.