Κατά τη συνεργασία με κοινόχρηστα έγγραφα του Word στο Office 2011 για Mac, η γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος του παραθύρου υποδεικνύει πόσα άτομα συνεργάζονται και εάν κάποιος συνεργάτης έχει αποθηκεύσει ενημερώσεις (αλλαγές ή επεξεργασίες) στον διακομιστή. Όταν ένας νέος συν-συγγραφέας συμμετέχει στη συνεργασία του Word 2011 για Mac, το όνομά του αναβοσβήνει για λίγο στο κουμπί του συγγραφέα και ο αριθμός των συγγραφέων αλλάζει στο κουμπί του συγγραφέα. Όταν ένας συντάκτης ξεκινά την επεξεργασία, εμφανίζεται μια ένδειξη στα αριστερά της παραγράφου που επεξεργάζεται αυτήν τη στιγμή. Το Word τοποθετεί διακεκομμένες γραμμές στα αριστερά μιας παραγράφου που επεξεργάζεστε.
Όταν ένας από τους συν-συγγραφείς σας κάνει μια αλλαγή, το Word εμφανίζει το όνομα του συν-συγγραφέα στο αριστερό περιθώριο και βάζει μια αγκύλη στην αριστερή πλευρά της παραγράφου που άλλαξε. Κάντε κλικ στο όνομα του συντάκτη για να εμφανιστεί ο δείκτης παρουσίας για αυτόν τον συγγραφέα. Όταν βλέπετε το όνομα ενός συντάκτη και μια αγκύλη, γνωρίζετε ότι υπάρχουν διαθέσιμες ενημερώσεις.
Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο το Word υποδεικνύει ότι υπάρχουν διαθέσιμες ενημερώσεις είναι η εμφάνιση μιας ένδειξης με διπλό βέλος στα αριστερά μιας παραγράφου. Κρατώντας το ποντίκι πάνω από την ένδειξη εμφανίζεται ένα ScreenTip.
Οποιοσδήποτε συνεργάτης μπορεί να αποκλείσει άλλους συντάκτες από το να κάνουν αλλαγές σε τμήματα του εγγράφου που συντάσσονται από κοινού. Για να αποκλείσετε ή να καταργήσετε τον αποκλεισμό παραγράφων, κάντε τα εξής:
Επιλέξτε την παράγραφο ή τις παραγράφους για τις οποίες θέλετε να μην επιτρέπεται η επεξεργασία από άλλους συγγραφείς.
Επιλέξτε στην καρτέλα Αναθεώρηση της κορδέλας, μεταβείτε στην ομάδα Προστασία και κάντε κλικ στην επιλογή Αποκλεισμός συντακτών.
α.Για να αποκλείσετε συντάκτες, επιλέξτε Αποκλεισμός συντακτών από το αναδυόμενο μενού.
β.Για να ξεμπλοκάρετε περιοχές που προστατεύατε προηγουμένως, επιλέξτε Κατάργηση αποκλεισμού όλων των αποκλεισμένων περιοχών μου από το αναδυόμενο μενού.
Αποθηκεύστε το έγγραφο.