Σχεδιασμός της παρουσίασης του PowerPoint στο Office 2008 για Mac

Ο προγραμματισμός μπορεί να συμβάλει σημαντικά στη βελτίωση των διαφανειών του Office 2008 για Mac PowerPoint. Αν και η δημιουργία παρουσιάσεων PowerPoint δεν είναι δύσκολη, η δημιουργία καλών, αξέχαστων παρουσιάσεων απαιτεί σκέψη και προγραμματισμό. Λάβετε υπόψη τις παρακάτω προτάσεις προτού ξεκινήσετε να εργάζεστε στην παρουσίαση παρουσίασης παρουσίασης του PowerPoint.

Χρησιμοποιήστε τον κανόνα 10/20/30

Ακολουθούν μερικές εξαιρετικές συμβουλές για το PowerPoint από έναν άντρα που πιθανώς έχει δει περισσότερες παρουσιάσεις PowerPoint από οποιονδήποτε γνωρίζετε: τον Guy Kawasaki, τον πρώην ευαγγελιστή της Apple και ιδρυτή της Garage Technology Ventures. Κατά τη γνώμη του, κάθε παρουσίαση πρέπει να ακολουθεί τον κανόνα 10/20/30: Μια παρουσίαση PowerPoint πρέπει να έχει 10 διαφάνειες, να μην διαρκεί περισσότερο από 20 λεπτά και να μην περιέχει γραμματοσειρά μικρότερη από 30 πόντους.

Σκεφτείτε λίγο αυτόν τον κανόνα καθώς δημιουργείτε τις παρουσιάσεις σας στο PowerPoint. Σίγουρα δεν είναι η μόνη σχολή σκέψης. Υπάρχουν κάποιοι που πιστεύουν ότι οι διαφάνειες δεν πρέπει να έχουν κουκκίδες και άλλοι που πιστεύουν ότι οι παρουσιάσεις πρέπει να γίνονται χωρίς διαφάνειες. Και σίγουρα θα υπάρξουν στιγμές που θα θελήσετε (ή θα χρειαστεί) να παραβιάσετε έναν ή όλους αυτούς τους κανόνες.

Εν ολίγοις, χρησιμοποιήστε τον λιγότερο αριθμό διαφανειών που μπορείτε για να κάνετε τα σχόλιά σας. Αφιερώστε όσο λιγότερο χρόνο μπορείτε για να εκφράσετε τις απόψεις σας. Και να γνωρίζετε ότι κείμενο μικρότερο από 30 σημεία είναι δύσκολο να διαβαστεί από απόσταση και μπορεί να μην μεταδώσει τα σημεία σας.

Ξεκινήστε με ένα περίγραμμα

Το PowerPoint παρέχει μια λειτουργία περιγράμματος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναπτύξετε το πρώτο προσχέδιο της παρουσίασής σας. Με ένα περίγραμμα, μπορείτε να εστιάσετε στην οργάνωση των σκέψεών σας και να συνεχίσετε να βελτιώνετε το κείμενό σας στο περίγραμμα μέχρι να βεβαιωθείτε ότι μεταδίδει με σαφήνεια τις απόψεις σας. Όταν είστε ευχαριστημένοι με το περίγραμμα, μπορείτε να αρχίσετε να το μετατρέπετε σε διαφάνειες. Αλλά έως ότου η πρόζα είναι τέλεια (ή κοντά της), μην σκέφτεστε καν τις διαφάνειες.

Αν απλώς βουτήξετε και αρχίσετε να δημιουργείτε διαφάνειες, πιθανότατα θα αφιερώσετε πολύ χρόνο για να κάνετε τα πάντα να φαίνονται όμορφα και δεν θα έχετε αρκετό χρόνο για να σκεφτείτε το μήνυμα που προσπαθείτε να μεταφέρετε.

Για να δημιουργήσετε το περίγραμμά σας, ξεκινήστε ένα νέο έγγραφο PowerPoint επιλέγοντας Αρχείο→ Νέα παρουσίαση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κανονική προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Περίγραμμα στο επάνω μέρος του αριστερού παραθύρου. Κάντε κλικ στα δεξιά του πρώτου εικονιδίου διαφάνειας και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε. Πατήστε Επιστροφή στο τέλος κάθε θέματος. Για να κάνετε ένα θέμα δευτερεύον του στοιχείου πάνω από αυτό, πατήστε Tab.

Εάν αισθάνεστε πιο άνετα χρησιμοποιώντας το ποντίκι από το πληκτρολόγιο, μετακινήστε τον κέρσορα πάνω από οποιοδήποτε εικονίδιο διαφάνειας, κουκκίδα ή παύλα στα αριστερά οποιουδήποτε τίτλου, θέματος ή υποθέματος διαφάνειας. Όταν ο κέρσορας είναι σωστά τοποθετημένος, αλλάζει στον κέρσορα κίνησης. Όταν συμβεί αυτό, κάντε κλικ και σύρετε αριστερά ή δεξιά για εσοχή ή κατάργηση εσοχής ή επάνω ή κάτω για να μετακινήσετε το στοιχείο σε διαφορετική θέση στο περίγραμμα.

Ό,τι πληκτρολογείτε στο περίγραμμα στο αριστερό παράθυρο εμφανίζεται αυτόματα στη διαφάνεια στο δεξιό παράθυρο. Μην δίνετε σημασία στη διαφάνεια προς το παρόν. Απλώς πληκτρολογήστε τις λέξεις και τακτοποιήστε τις σε τίτλους διαφανειών, θέματα και υποθέματα. Συνεχίστε να εργάζεστε στο περίγραμμά σας μέχρι να νιώσετε ότι λέει την ιστορία που προσπαθείτε να πείτε με τις λιγότερες δυνατές διαφάνειες και λέξεις.

Τέλος, χρησιμοποιήστε την εντολή Αποστολή στο PowerPoint του Word (επιλέξτε Αρχείο→ Αποστολή σε→PowerPoint) για να εισαγάγετε ένα περίγραμμα που έχετε ήδη δημιουργήσει στο Word. Απλώς θυμηθείτε να μορφοποιήσετε την επικεφαλίδα για κάθε διαφάνεια με το στυλ κεφαλίδας 1 και τις κουκκίδες με τα στυλ Κεφαλίδας 2 έως 9 προτού στείλετε το έγγραφο του Word στο PowerPoint. Μην ξεχνάτε ότι το κείμενο που δεν έχει στυλ με ένα από τα στυλ κεφαλίδας δεν θα εμφανίζεται στο PowerPoint.