Η δυνατότητα AutoText του Office 2011 για Mac είναι τόσο απλή, αλλά τόσο ισχυρή, που ίσως αναρωτιέστε πώς τα πήγατε καλά χωρίς αυτήν. Χρησιμοποιήστε το AutoText για να διδάξετε το Word για Mac 2011 να θυμάται το κείμενο που χρησιμοποιείτε συχνά και δεν θέλετε να πληκτρολογείτε ξανά και ξανά. Το Word μπορεί στη συνέχεια να πληκτρολογήσει αυτό το κείμενο για εσάς.
Υπάρχουν πέντε λειτουργίες Auto:
-
AutoText: Όταν πληκτρολογείτε συγκεκριμένο κείμενο, αυτή η δυνατότητα εισάγει αμέσως μια καταχώρηση AutoText.
-
Όνομα AutoText: Κάθε καταχώρηση AutoText έχει ένα όνομα, ώστε να μπορείτε να ανατρέξετε σε μια καταχώρηση AutoText πληκτρολογώντας το όνομά της σε ένα έγγραφο και έτσι να μπορείτε να τις διαχειριστείτε όλες στις προτιμήσεις AutoText, τις οποίες εξηγούμε σύντομα.
-
Αυτόματη συμπλήρωση: Αυτή είναι η διαδικασία κατά την οποία μια αποθηκευμένη καταχώρηση AutoText προστίθεται σε ένα έγγραφο όταν πληκτρολογείται το όνομά του.
-
AutoCorrect: Αυτή είναι η τεχνολογία που χρησιμοποιεί η δυνατότητα AutoText. Μπορείτε να θεωρήσετε ότι η Αυτόματη Διόρθωση είναι η μητρική της δυνατότητας Αυτόματου Κειμένου.
Ίσως πρέπει να πληκτρολογείτε συχνά το όνομα του οργανισμού σας. Ίσως πρέπει να πληκτρολογήσετε μια λέξη ή μια έκφραση που είναι δυσκίνητη, όπως ο Πυρηνικός Παράγοντας-Κάπα Β και η Πλακουντική Απόπτωση. Για να διδάξετε στο Word μια λέξη ή έκφραση, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι το εξής:
Πληκτρολογήστε τη λέξη ή την έκφραση που χρησιμοποιείτε συχνά και επιλέξτε την.
Με επιλεγμένο το κείμενο, επιλέξτε Εισαγωγή→ΑυτόματοΚείμενο→Νέο.
Αυτό το βήμα καλεί το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αυτόματου κειμένου με ένα προτεινόμενο όνομα για την καταχώριση Αυτόματου κειμένου.
(Προαιρετικό) Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την πρόταση του Word, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα στο πεδίο Όνομα.
Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αυτόματου κειμένου και να προσθέσετε την καταχώρηση στο Word.
Το Word αναζητά τα ονόματα των καταχωρήσεων AutoText καθώς πληκτρολογείτε και όταν αρχίζετε να πληκτρολογείτε τα πρώτα γράμματα, το AutoText εμφανίζει μια επεξήγηση εργαλείου που δείχνει τις πρώτες λίγες λέξεις της καταχώρισης AutoText. Πατώντας Return ή Enter συμπληρώνεται το υπόλοιπο κείμενο για εσάς.
Σε αυτό το παράδειγμα, κάθε φορά που πληκτρολογείτε Πυρηνικός Παράγοντας , το Word γνωρίζει ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη μεγάλη, απαίσια έκφραση Πυρηνικός Παράγοντας-Κάπα Β και Πλακούντα απόπτωση στο έγγραφό σας. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε καμία από τις λέξεις του αποθηκευμένου AutoText στο όνομα που δίνετε στο AutoText. Μπορείτε να εφεύρετε το δικό σας σχήμα ονοματοδοσίας AutoText.