Πώς να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό κανόνων στο Outlook 2013

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισερχόμενα στο παράθυρο Φάκελος της λειτουργικής μονάδας αλληλογραφίας (ή πατήστε Ctrl+Shift+I).

Εμφανίζεται η λειτουργική μονάδα αλληλογραφίας.

Επιλέξτε την καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί Κανόνες στην Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεων.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Κανόνες και Ειδοποιήσεις. Μην κάνετε κλικ στο Create Rule — σας δίνει έναν περιορισμένο αριθμό επιλογών με βάση όποιο μήνυμα είναι επιλεγμένο αυτήν τη στιγμή. Επιλέγοντας Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεων ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις. αλλά είστε ακόμα ένα κλικ μακριά από τον Οδηγό κανόνων.

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος κανόνας.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Rules Wizard. Το πλαίσιο διαλόγου περιέχει μια λίστα με τους τύπους κανόνων που μπορείτε να δημιουργήσετε.

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος κανόνας.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Rules Wizard. Το πλαίσιο διαλόγου περιέχει μια λίστα με τους τύπους κανόνων που μπορείτε να δημιουργήσετε.

Επιλέξτε τον τύπο κανόνα που θέλετε να δημιουργήσετε.

Ο Οδηγός κανόνων προσφέρει πολλούς κοινούς τύπους κανόνων που μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε, όπως μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε φάκελο, μετακίνηση μηνυμάτων με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα σε φάκελο ή μετακίνηση μηνυμάτων που αποστέλλονται σε μια δημόσια ομάδα σε φάκελο. Η συλλογή των προτεινόμενων κανόνων χωρίζεται σε χρήσιμες κατηγορίες όπως Μείνετε Οργανωμένοι και Μείνετε Ενημερωμένοι.

Επιλέξτε Μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε φάκελο. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και αφού το κάνετε, θα δείτε αυτό το μήνυμα στο πλαίσιο περιγραφής κανόνα στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου: Εφαρμογή αυτού του κανόνα μετά την άφιξη του μηνύματος από άτομα ή δημόσια ομάδα Μετακινήστε το στον καθορισμένο φάκελο και διακόψτε την επεξεργασία περισσότερων κανόνων . (Αυτό είναι μια μπουκιά, αλλά το Outlook καταλαβαίνει.)

Στο πλαίσιο Επιλογή συνθηκών, βεβαιωθείτε ότι η Επιλογή από άτομα ή δημόσια ομάδα έχει ένα σημάδι επιλογής μπροστά της.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πρώτο κομμάτι του υπογραμμισμένου κειμένου στο πλαίσιο περιγραφής κανόνα, που λέει Άτομα ή Δημόσια ομάδα.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Διεύθυνση κανόνα.

Κάντε διπλό κλικ στο όνομα κάθε ατόμου του οποίου τα μηνύματα θέλετε να μετακινήσετε σε νέο φάκελο.

Η διεύθυνση e-mail κάθε ατόμου που επιλέγετε εμφανίζεται στο πλαίσιο κειμένου Από στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Διεύθυνση κανόνα.

Κάντε διπλό κλικ στο όνομα κάθε ατόμου του οποίου τα μηνύματα θέλετε να μετακινήσετε σε νέο φάκελο.

Η διεύθυνση e-mail κάθε ατόμου που επιλέγετε εμφανίζεται στο πλαίσιο κειμένου Από στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Διεύθυνση κανόνα.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν έχετε επιλέξει όλα τα άτομα των οποίων τα μηνύματα θέλετε να μετακινήσετε.

Το παράθυρο διαλόγου Διεύθυνση κανόνα κλείνει και τα ονόματα που έχετε επιλέξει αντικαθιστούν τις λέξεις Άτομα ή Δημόσια ομάδα στο πλαίσιο περιγραφής κανόνα.

Κάντε κλικ στο επόμενο τμήμα του υπογραμμισμένου κειμένου στο πλαίσιο περιγραφής κανόνα, το οποίο λέει Καθορισμένο.

Ανοίγει ένα άλλο παράθυρο διαλόγου, το οποίο σας προσφέρει μια επιλογή φακέλων στους οποίους μπορείτε να μετακινήσετε το μήνυμα.

1

Κάντε διπλό κλικ στο όνομα του φακέλου στον οποίο θέλετε να μετακινήσετε τα μηνύματα. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Το πλαίσιο διαλόγου κλείνει και το όνομα του φακέλου που επιλέξατε εμφανίζεται στην πρόταση στο πλαίσιο περιγραφής κανόνα. Εάν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες συνθήκες στον κανόνα (όπως όπου το όνομά μου βρίσκεται στο πλαίσιο Κοιν.) επιλέγοντάς τες από το πλαίσιο Επιλογή συνθηκών.

Εάν πατήσετε το κουμπί Επόμενο μερικές φορές ακόμη, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ενέργειες (όπως Εκκαθάριση της σημαίας μηνύματος) και εξαιρέσεις (όπως Εκτός εάν σταλεί μόνο σε εμένα) στον κανόνα σας.

Το πλαίσιο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις εμφανίζεται αφού κάνετε κλικ στο Τέλος, παρέχοντας μια λίστα με όλους τους κανόνες σας. Κάθε κανόνας έχει ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα του. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τους κανόνες επιλέγοντας ή αποεπιλέγοντας τα πλαίσια ελέγχου. Εάν εμφανίζεται ένα σημάδι επιλογής δίπλα σε έναν κανόνα, είναι ενεργοποιημένο. Διαφορετικά, ο κανόνας είναι απενεργοποιημένος.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις.