Το Word 2008 για Mac σας διευκολύνει να χρησιμοποιείτε τα σημάδια αναθεώρησης (που ονομάζεται επίσης δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών) στο έγγραφό σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο και να το στείλετε σε έναν συνάδελφο, ο οποίος μπορεί στη συνέχεια να χρησιμοποιήσει τα σημάδια αναθεώρησης για να επισημάνει τυχόν αλλαγές. Όταν ανοίγετε ξανά το έγγραφο, βλέπετε όλες τις αλλαγές και τα σχόλια επισημαίνονται στην οθόνη, ώστε να μπορείτε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τυχόν αναθεωρήσεις.
Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Track Changes και να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τα σημάδια αναθεώρησης:
1 Επιλέξτε Εργαλεία → Παρακολούθηση αλλαγών → Επισημάνετε τις αλλαγές. Στο παράθυρο διαλόγου Επισήμανση αλλαγών που εμφανίζεται, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία.
Το παράθυρο διαλόγου Επισήμανση αλλαγών έχει δύο πρόσθετα πλαίσια ελέγχου: Επισήμανση αλλαγών στην οθόνη και Επισήμανση αλλαγών σε έντυπα έγγραφα. Επιλέξτε τα εάν θέλετε να δείτε τις αλλαγές στο χρώμα στην οθόνη σας ή όταν εκτυπώνετε.
2 Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές στο παράθυρο διαλόγου Επισήμανση αλλαγών για να ανοίξετε το παράθυρο Προτίμηση Αλλαγών παρακολούθησης και να αλλάξετε τα χρώματα που χρησιμοποιούνται και τους τύπους αλλαγών που θα επισημανθούν.
Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό.
3 Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επισημάνσεις αλλαγών.
Για να δείτε τα σχόλια στα μικρά μπαλόνια στο δεξί περιθώριο του εγγράφου, πρέπει να βρίσκεστε σε προβολή διάταξης εκτύπωσης ή διάταξης Web. Θα εξακολουθείτε να βλέπετε τις αλλαγές στο έγγραφο σε πρόχειρη προβολή, αλλά δεν θα βλέπετε τα μπαλόνια ή τις πρόσθετες πληροφορίες που προσφέρουν (Διαγραμμένο ή Σχόλιο, για παράδειγμα, και το όνομα του αναθεωρητή, ημερομηνία και ώρα).
4 Αποδεχτείτε ή απορρίψτε τις αλλαγές όπως απαιτείται.
Επιλέξτε Εργαλεία → Παρακολούθηση αλλαγών → Αποδοχή ή Απόρριψη αλλαγών για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Αποδοχή ή Απόρριψη αλλαγών. Αυτό το παράθυρο διαλόγου σάς επιτρέπει να ελέγξετε τις αλλαγές και να τις αποδεχτείτε ή να τις απορρίψετε είτε μεμονωμένα είτε όλες ταυτόχρονα.