Πώς να εργαστείτε με αρχεία του Office (έγγραφα, βιβλία εργασίας και παρουσιάσεις) στο iPad

Τώρα έχετε το Office στο iPad σας. Εξαιρετική! Εδώ είναι μερικές συμβουλές. Τα αρχεία έχουν διαφορετικά ονόματα στο Office. Ένα αρχείο Word ονομάζεται έγγραφο . ένα αρχείο Excel ονομάζεται βιβλίο εργασίας . και ένα αρχείο PowerPoint ονομάζεται παρουσίαση. Με οποιοδήποτε όνομα, θα χαρείτε να μάθετε, οι τεχνικές για τη δημιουργία, το άνοιγμα, την αποθήκευση και την ονομασία αρχείων είναι οι ίδιες.

Πώς χειρίζεται αρχεία το Office για το iPad

Το Office για το iPad λειτουργεί με την υπόθεση ότι το iPad σας είναι πάντα συνδεδεμένο στο Διαδίκτυο και θέλετε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας στο OneDrive, την ηλεκτρονική εγκατάσταση αποθήκευσης αρχείων της Microsoft. Ωστόσο, μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία στο ίδιο το iPad. Επιπλέον, μπορείτε να μετακινήσετε αρχεία εμπρός και πίσω μεταξύ του iPad και του OneDrive.

Στο Word, το Excel και το PowerPoint για το iPad, όλες οι λειτουργίες αρχείων γίνονται μέσω του παραθύρου του Office και του μενού Αρχείο. Για να χειριστείτε αρχεία, κοιτάξτε στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης και πατήστε το κουμπί Office ή το κουμπί Αρχείο. Πατώντας Office ανοίγει το παράθυρο του Office. πατώντας Αρχείο ανοίγει το μενού Αρχείο:

• Παράθυρο του Office: Προσφέρει εντολές για είσοδο και έξοδο από το OneDrive, δημιουργία αρχείων και άνοιγμα αρχείων.

• Μενού Αρχείο: Προσφέρει εντολές για την ονομασία, την αντιγραφή, την επαναφορά και την εκτύπωση αρχείων, καθώς και την προβολή των ιδιοτήτων ενός αρχείου.

Άνοιγμα αρχείου

Όταν ξεκινάτε το Word, το Excel ή το PowerPoint για το iPad, ανοίγετε επίσης το αρχείο που ήταν ανοιχτό την τελευταία φορά που εκτελέσατε την εφαρμογή. Είναι αυτό το αρχείο στο οποίο θέλετε να εργαστείτε; Εάν δεν είναι, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ανοίξετε ένα αρχείο:

Πατήστε το κουμπί Office.

Ανοίγει το παράθυρο του Office.

Πατήστε Άνοιγμα.

Μεταβείτε εκεί που είναι αποθηκευμένο το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε.

Μπορεί να αποθηκευτεί στο OneDrive, στο iPad σας ή σε άλλη τοποθεσία.

• OneDrive: Πατήστε One Drive. Μπορεί να δείτε ονόματα φακέλων. Εάν το αρχείο βρίσκεται σε φάκελο, πατήστε το όνομα του φακέλου για να το ανοίξετε.

  Για να ανοίξετε ένα αρχείο στο OneDrive, πρέπει να έχετε συνδεθεί στον λογαριασμό σας στο Office 365. Για να συνδεθείτε, πατήστε το κουμπί Office, πατήστε το όνομά σας δύο φορές και εισαγάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας.

• iPad: Πατήστε iPad για να ανοίξετε ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο τοπικά στη συσκευή σας iPad.

• Άλλη τοποθεσία: Εάν προσθέσατε μια θέση για τη διατήρηση αρχείων, αυτή εμφανίζεται στο παράθυρο του Office. Βρείτε και ανοίξτε το αρχείο σας εκεί.

Πατήστε το όνομα του αρχείου που θέλετε να ανοίξετε.

Πατήστε Πρόσφατα στο παράθυρο του Office για να δείτε μια λίστα με τα αρχεία που ανοίξατε πρόσφατα. Εάν το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε βρίσκεται στη λίστα, πατήστε το όνομά του για να το ανοίξετε. Μπορείτε να μετακινήσετε μόνιμα ένα αρχείο στην κορυφή της λίστας πατώντας το εικονίδιο καρφίτσας δίπλα στο όνομα ενός αρχείου. Καρφιτσώστε ένα αρχείο στην κορυφή της λίστας εάν το ανοίγετε συχνά.

Σε μια εφαρμογή Office για iPad, μόνο ένα αρχείο μπορεί να είναι ανοιχτό κάθε φορά. Δεν μπορείτε, για παράδειγμα, να ανοίξετε δύο βιβλία εργασίας του Excel και να κάνετε εναλλαγή εμπρός και πίσω για να τα συγκρίνετε. Το Office για το iPad πεισμώνει να μην σας αφήνει να ανοίξετε περισσότερα από ένα αρχεία. Το πρόγραμμα είναι τόσο επίμονο, στην πραγματικότητα, που αποθηκεύει και κλείνει το αρχείο που είναι ανοιχτό όταν πατάτε το κουμπί του Office για να ανοίξετε ένα διαφορετικό αρχείο.

Άνοιγμα εγγράφου στο Word για iPad.

Δεν υπάρχει κουμπί αποθήκευσης στις εφαρμογές του Office για iPad. Αυτό συμβαίνει γιατί καθώς γίνονται αλλαγές στα αρχεία, οι αλλαγές αποθηκεύονται αυτόματα, εφόσον είναι ενεργοποιημένη η Αυτόματη αποθήκευση, δηλαδή. Για να δείτε εάν η Αυτόματη Αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη:

• Πατήστε το κουμπί Αρχείο και σημειώστε στο αναπτυσσόμενο μενού εάν είναι ενεργοποιημένο.

• Σημειώστε στο ίδιο το κουμπί Αρχείο εάν εμφανίζονται δύο μικρά βέλη. Εάν εμφανιστούν, η Αυτόματη αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη.

Όταν η αυτόματη αποθήκευση είναι απενεργοποιημένη, αποθηκεύστε αρχεία πατώντας το κουμπί Αρχείο και επιλέγοντας Αποθήκευση στο αναπτυσσόμενο μενού.

Κλείσιμο αρχείου

Ο μόνος τρόπος για να κλείσετε ένα αρχείο είναι είτε να ανοίξετε ένα διαφορετικό αρχείο είτε να κλείσετε την ίδια την εφαρμογή. Το Office για το iPad είναι περίεργο σε αυτό. Δεν προσφέρει εντολή Κλείσιμο για το κλείσιμο αρχείων. Επειδή δεν μπορείτε να ανοίξετε δύο αρχεία ταυτόχρονα και επειδή τουλάχιστον ένα αρχείο πρέπει να είναι πάντα ανοιχτό, ο μόνος τρόπος για να κλείσετε ένα αρχείο είναι να ανοίξετε ένα άλλο ή να τερματίσετε τα πάντα.

Δημιουργία αρχείου

Όταν δημιουργείτε ένα αρχείο, σας ζητείται να επιλέξετε ένα πρότυπο για να καθορίσετε πώς θα μοιάζει το αρχείο σας. Ένα πρότυπο είναι ένα προδιαμορφωμένο αρχείο. Μερικά από τα πρότυπα είναι τρομερά αιχμηρά. άλλα είναι απλά σε περίπτωση που θέλετε να κάνετε τη μορφοποίηση μόνοι σας.

Επιλέξτε ένα πρότυπο όταν δημιουργείτε ένα αρχείο.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε ένα αρχείο:

Πατήστε το κουμπί Office.

Ανοίγει το παράθυρο του Office.

Πατήστε Νέο.

Βλέπετε πρότυπα για τη δημιουργία αρχείων. Τα ονόματα προτύπων σας λένε κάτι για το πώς θα μοιάζει το αρχείο σας αφού το δημιουργήσετε.

Πατήστε ένα όνομα προτύπου.

Το νέο σας αρχείο εμφανίζεται στην οθόνη.

Πατήστε το κουμπί Αρχείο και επιλέξτε Όνομα στο αναπτυσσόμενο μενού.

Εμφανίζονται το παράθυρο Αποθήκευση ως και το πληκτρολόγιο, ώστε να μπορείτε να ονομάσετε το αρχείο σας και να επιλέξετε ένα μέρος για να το αποθηκεύσετε. Από προεπιλογή, τα αρχεία αποθηκεύονται στο OneDrive στο φάκελο Documents. Εάν αυτός ο φάκελος είναι ο χώρος όπου θέλετε να διατηρήσετε το αρχείο, εισαγάγετε ένα όνομα και πατήστε Αποθήκευση. Διαφορετικά, προχωρήστε στο βήμα 5.

Επιλέξτε πού θα αποθηκεύσετε το αρχείο.

Επιλέξτε έναν φάκελο OneDrive, επιλέξτε iPad για να αποθηκεύσετε το αρχείο στη συσκευή σας iPad ή επιλέξτε μια άλλη τοποθεσία, εάν την έχετε ορίσει.

Πατήστε το πλαίσιο κειμένου Όνομα, εισαγάγετε ένα περιγραφικό όνομα για το αρχείο σας στο πληκτρολόγιο και πατήστε το πλήκτρο Επιστροφή.

Μετονομασία και μετακίνηση αρχείων

Το Office για το iPad προσφέρει την εντολή Duplicate για μετονομασία και μετακίνηση αρχείων. Αυτή η εντολή βρίσκεται στο μενού Αρχείο. Ονομάζεται "Διπλότυπο" επειδή η αντιγραφή ενός αρχείου - με άλλα λόγια, η δημιουργία αντιγράφου - είναι ο μόνος τρόπος για να μετονομάσετε και να μετακινήσετε αρχεία:

• Για να μετονομάσετε ένα αρχείο, δημιουργήστε ένα αντίγραφο με διαφορετικό όνομα με την εντολή Διπλότυπο. Στη συνέχεια, διαγράψτε το αρχικό αρχείο.

• Για να μετακινήσετε ένα αρχείο, δημιουργήστε ένα αντίγραφο σε διαφορετική τοποθεσία. Στη συνέχεια, διαγράψτε το πρωτότυπο.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να μετονομάσετε ή να μετακινήσετε ένα αρχείο:

Ανοίξτε το αρχείο που θέλετε να μετονομάσετε ή να μετακινήσετε.

Πατήστε το κουμπί Αρχείο και επιλέξτε Διπλότυπο στο αναπτυσσόμενο μενού.

Ανοίγει το παράθυρο Επιλογή ονόματος και τοποθεσίας.

Μετακινήστε το αρχείο σε διαφορετική θέση, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα ή κάντε και τα δύο.

Δείτε πώς:

• Επιλέξτε τοποθεσία: Μετακινήστε το αρχείο σε φάκελο OneDrive ή στο iPad.

• Εισαγάγετε ένα όνομα: Εισαγάγετε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα και πατήστε το πλήκτρο Επιστροφή.

Πατήστε Αποθήκευση.

Διαγράψτε το πρωτότυπο αντίγραφο του αρχείου.

Διαγραφή αρχείου σε εφαρμογή Office για iPad

Ο ευκολότερος τρόπος για να διαγράψετε ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο στο OneDrive είναι να ανοίξετε τον ιστότοπο του OneDrive σε ένα πρόγραμμα περιήγησης και να διαγράψετε το αρχείο μέσα στον ιστότοπο του OneDrive. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να διαγράψετε ένα αρχείο σε μια εφαρμογή Office για iPad:

Πατήστε το κουμπί Office.

Εντοπίστε το αρχείο που θέλετε να διαγράψετε.

Για να εντοπίσετε το αρχείο, πατήστε Πρόσφατα ή Άνοιγμα και μεταβείτε στο αρχείο.

Πατήστε το εικονίδιο Αρχείο στα δεξιά του ονόματος του αρχείου.

Εμφανίζεται το αναπτυσσόμενο μενού Αρχείο.

Επιλέξτε Διαγραφή.

Επιλέξτε Διαγραφή στο πλαίσιο μηνύματος επιβεβαίωσης.

Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό.

Πολλοί υπολογιστές διαθέτουν μια λειτουργία Κάδος απορριμμάτων (Mac) ή έναν Κάδο Ανακύκλωσης (Windows) όπου φυλάσσονται τα διαγραμμένα αρχεία σε περίπτωση που θέλετε να τα ανακτήσετε. Το iPad δεν έχει τέτοιο πράγμα. Τα αρχεία που διαγράφετε διαγράφονται οριστικά και αμετάκλητα. Για αυτόν τον λόγο, σκεφτείτε δύο φορές πριν διαγράψετε ένα αρχείο.

Πατήστε το εικονίδιο Αρχείο και επιλέξτε Διαγραφή για να διαγράψετε ένα αρχείο.