Πώς να εκτυπώσετε μια λίστα διευθύνσεων στο Word 2013

Ξεκινήστε ένα νέο έγγραφο στο Word και κάντε κλικ στην καρτέλα Αλληλογραφία.

Όλες οι ενέργειες στα υπόλοιπα βήματα περιλαμβάνουν κουμπιά εντολών στην καρτέλα Αλληλογραφία.

Από το μενού του κουμπιού Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Ετικέτες.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές ετικέτας.

Επιλέξτε τον προμηθευτή ετικετών και τον αριθμό προϊόντος που αντιπροσωπεύει το φύλλο ετικετών στο οποίο εκτυπώνετε.

Για παράδειγμα, για να εκτυπώσετε σε ένα φύλλο τυπικών ετικετών διευθύνσεων Avery, χρησιμοποιήστε τον αριθμό καταλόγου Avery 5160.

Επιλέξτε τον προμηθευτή ετικετών και τον αριθμό προϊόντος που αντιπροσωπεύει το φύλλο ετικετών στο οποίο εκτυπώνετε.

Για παράδειγμα, για να εκτυπώσετε σε ένα φύλλο τυπικών ετικετών διευθύνσεων Avery, χρησιμοποιήστε τον αριθμό καταλόγου Avery 5160.

Κάντε κλικ στο OK.

Το Word δημιουργεί έναν πίνακα στο έγγραφό σας, έναν πίνακα με κελιά τέλεια ευθυγραμμισμένα ώστε να ταιριάζουν με τις ετικέτες στο φύλλο που επιλέξατε. (Οι γραμμές πλέγματος μπορεί να είναι κρυφές, αλλά ο πίνακας είναι ακόμα εκεί.)

Μην επεξεργαστείτε ή μορφοποιήσετε τον πίνακα! Είναι τέλειο.

Χρησιμοποιήστε το μενού του κουμπιού Επιλογή παραληπτών για να δημιουργήσετε μια λίστα παραληπτών για τις ετικέτες σας.

Αφού δημιουργήσετε ή επιλέξετε μια λίστα παραληπτών, το Word συμπληρώνει όλα εκτός από το πρώτο κελί (ετικέτα) στον πίνακα με το πεδίο Επόμενη εγγραφή. Αυτό το πεδίο κατευθύνει το Word για να αντιγράψει τη διάταξη της ετικέτας από την πρώτη ετικέτα στις υπόλοιπες ετικέτες της σελίδας. Προτού συμβεί αυτό, όμως, πρέπει να δημιουργήσετε την πρώτη ετικέτα.

Χρησιμοποιήστε το κουμπί Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης για να εισαγάγετε πεδία που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε και να μορφοποιήσετε την πρώτη ετικέτα.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί μενού της εντολής Εισαγωγή συγχώνευσης πεδίου εμφανίζεται μια λίστα πεδίων που σχετίζονται με τη λίστα διευθύνσεων που επιλέξατε στο Βήμα 6. Επιλέξτε ένα πεδίο από τη λίστα, όπως το Όνομα. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα κενό και εισαγάγετε το πεδίο Επώνυμο από τη λίστα. Χρησιμοποιήστε τα πεδία, καθώς και το πληκτρολόγιό σας, για να δημιουργήσετε την πρώτη ετικέτα.

Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Enter στο τέλος κάθε γραμμής σε μια ετικέτα. Το Shift+Enter εισάγει μια απαλή επιστροφή, η οποία κρατά τις γραμμές στην ετικέτα σφιχτά μεταξύ τους.

Χρησιμοποιήστε το κουμπί Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης για να εισαγάγετε πεδία που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε και να μορφοποιήσετε την πρώτη ετικέτα.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί μενού της εντολής Εισαγωγή συγχώνευσης πεδίου εμφανίζεται μια λίστα πεδίων που σχετίζονται με τη λίστα διευθύνσεων που επιλέξατε στο Βήμα 6. Επιλέξτε ένα πεδίο από τη λίστα, όπως το Όνομα. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα κενό και εισαγάγετε το πεδίο Επώνυμο από τη λίστα. Χρησιμοποιήστε τα πεδία, καθώς και το πληκτρολόγιό σας, για να δημιουργήσετε την πρώτη ετικέτα.

Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Enter στο τέλος κάθε γραμμής σε μια ετικέτα. Το Shift+Enter εισάγει μια απαλή επιστροφή, η οποία κρατά τις γραμμές στην ετικέτα σφιχτά μεταξύ τους.

Ελέγξτε τη διάταξη.

Βεβαιωθείτε ότι εμφανίζονται κενά μεταξύ των πεδίων που τα χρειάζονται, καθώς και κόμματα και άλλοι χαρακτήρες.

Από την ομάδα Write & Insert Fields, κάντε κλικ στο κουμπί Update Labels.

Το Word συμπληρώνει τα υπόλοιπα κελιά του πίνακα με τα ίδια πεδία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ελέγχετε τη διάταξη στο Βήμα 8: Εάν εντοπίσετε ένα λάθος τώρα, πρέπει να διορθώσετε κάθε ετικέτα dang-doodle αντί για μια μεμονωμένη ετικέτα.

1

Επιλέξτε την κατάλληλη εντολή από το μενού του κουμπιού Finish & Merge:

Για να αποθηκεύσετε το έγγραφο και να εκτυπώσετε, επιλέξτε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων.

Για εκτύπωση μόνο, επιλέξτε Εκτύπωση εγγράφων.

1

Επιλέξτε την κατάλληλη εντολή από το μενού του κουμπιού Finish & Merge:

Για να αποθηκεύσετε το έγγραφο και να εκτυπώσετε, επιλέξτε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων.

Για εκτύπωση μόνο, επιλέξτε Εκτύπωση εγγράφων.

1

Κάντε κλικ στο OK στο παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση για εκτύπωση ή στο παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση σε νέο έγγραφο.

Το έγγραφό σας έχει πλέον συγχωνευθεί. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε.