Ένα κύριο έγγραφο και μια εύχρηστη λίστα παραληπτών στο Word 2013 είναι δύο ξεχωριστά πράγματα. Για να τα κάνετε να συνεργαστούν και να πραγματοποιηθεί η συγχώνευση αλληλογραφίας, πρέπει να συνδυάσετε τα δύο. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει την εισαγωγή πεδίων από τη λίστα παραληπτών στο κύριο έγγραφο. Ετσι δουλευει:
1Επιλέξτε κάποιο κείμενο ΟΛΑ τα ΚΕΦΑΛΑΙΑ από ένα πεδίο κράτησης θέσης στο κύριο έγγραφο.
Κάντε κλικ στο κουμπί του ποντικιού για να τοποθετήσετε τον δείκτη εισαγωγής όπου θέλετε να εισαγάγετε το πεδίο.
2 Χρησιμοποιήστε το μενού Insert Merge Field για να κολλήσετε το κατάλληλο πεδίο στο έγγραφο.
Κάνοντας κλικ στο κουμπί εντολής Εισαγωγή συγχώνευσης πεδίου εμφανίζεται ένα μενού πεδίων σύμφωνα με τη λίστα παραληπτών που σχετίζεται με το κύριο έγγραφο. Επιλέξτε το κατάλληλο πεδίο για εισαγωγή στο κείμενό σας.
Μετά την εισαγωγή του πεδίου, βλέπετε το όνομά του να εμφανίζεται στο έγγραφο, αγκαλιάζοντας με γωνιακές αγκύλες, όπως > για το Πρώτο πεδίο. Αυτό το πεδίο θα αντικαταστήσει το κείμενο με κεφαλαία ΠΡΩΤΑ στο έγγραφο.
3 Συνεχίστε να προσθέτετε πεδία μέχρι να ολοκληρωθεί το έγγραφο.
Επαναλάβετε τα βήματα 1 και 2 όπως είναι απαραίτητο για να κολλήσετε όλα τα πεδία στο έγγραφό σας.
Όταν προσθέτετε πεδία σε έναν φάκελο, μπορείτε να πατήσετε Shift+Enter και να προσθέσετε μια μαλακή επιστροφή για να αποτρέψετε τη διεύθυνση του παραλήπτη να φαίνεται πολύ σε απόσταση.
4 Αποθηκεύστε το κύριο έγγραφο.
Πάντα εξοικονόμηση! Σώσει! Σώσει! Σώσει!
Το επόμενο βήμα στο ταξίδι σας στον υπόκοσμο συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι η ενοποίηση της λίστας παραληπτών με το κύριο έγγραφο και τα πεδία του.
Όταν το κουμπί Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης δεν είναι διαθέσιμο, μια λίστα παραληπτών δεν συσχετίζεται με το έγγραφο.
Για να διαγράψετε ένα ανεπιθύμητο πεδίο, επιλέξτε το με το ποντίκι και πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή.
Μετά την εισαγωγή του πεδίου, ενδέχεται να απαιτηθεί μια μικρή επεξεργασία.