Με το Office 2011 για Mac, ο οδηγός σας για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word είναι το Mail Merge Manager. Μπορείτε να καλέσετε το Mail Merge Manager επιλέγοντας Εργαλεία→Διαχείριση συγχώνευσης αλληλογραφίας από τη γραμμή μενού. Έχει σχεδιαστεί για χρήση ξεκινώντας από την κορυφή στο Βήμα 1 και συνεχίζετε μέχρι το Βήμα 6.
Τα βήματα στο Mail Merge Manager είναι τα εξής:
Επιλέξτε έναν τύπο εγγράφου.
Επιλέξτε από τέσσερις τύπους συγχώνευσης αλληλογραφίας:
* Έντυπο επιστολών: Προσαρμόστε μια επιστολή με προσωπικά στοιχεία ή δεδομένα.
* Ετικέτες: Δημιουργήστε ετικέτες αλληλογραφίας, κάρτες σκηνής, ετικέτες βιβλίων και ετικέτες DVD.
* Φάκελοι: Εκτυπώστε φακέλους οποιουδήποτε μεγέθους.
* Κατάλογος: Ορίστε αυτήν την επιλογή για τη δημιουργία προσαρμοσμένων, εξατομικευμένων καταλόγων, φυλλαδίων και φύλλων τιμών. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να τραβήξετε εικόνες από μια βάση δεδομένων για να δημιουργήσετε εξατομικευμένους προσαρμοσμένους καταλόγους με βάση τις αγορές πελατών, την κατηγορία ή ορισμένα άλλα κριτήρια.
Επιλέξτε Λίστα παραληπτών.
Επιλέξτε μια πηγή δεδομένων για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
Εισαγωγή Placeholders.
Επιλέξτε τα ονόματα των πεδίων (για παράδειγμα, ονόματα στηλών, κεφαλίδες και κεφαλίδες στηλών) και τοποθετήστε τα στο έγγραφό σας.
Φιλτράρισμα παραληπτών.
Ορίστε κανόνες σχετικά με το ποιες εγγραφές θα ανακτηθούν από την πηγή δεδομένων.
Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων.
Δείτε πώς ακριβώς φαίνεται το έγγραφό σας με δεδομένα πριν εκτελέσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
Ολοκληρώστε τη συγχώνευση.
Εκτελέστε τη συγχώνευση. Μπορείτε να συγχωνεύσετε σε έναν εκτυπωτή, ένα μεμονωμένο έγγραφο του Word, εξατομικευμένα έγγραφα του Word ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.