Πώς να δημιουργήσετε και να στείλετε ένα Word 2010 Mail Merge E-Mail

Στο Word 2010, η συγχώνευση αλληλογραφίας περιλαμβάνει το άνοιγμα ενός μεμονωμένου εγγράφου του Word, την ανάδευση μιας λίστας ονομάτων και άλλων πληροφοριών και, στη συνέχεια, το συνδυασμό (συγχώνευση) όλων. Το Word σάς επιτρέπει να εκπέμπετε προσαρμοσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την επιλογή E-Mail για συγχώνευση αλληλογραφίας. (Αυτή η επιλογή λειτουργεί μόνο όταν έχετε ρυθμίσει τις παραμέτρους του προγράμματος Microsoft Outlook στον υπολογιστή σας.)

1 Ξεκινήστε ένα νέο, κενό έγγραφο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+N.

2 Στην καρτέλα Αποστολές, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας→ Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το Word αλλάζει σε προβολή διάταξης Web, που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία εγγράφων Διαδικτύου στο Word.

3 Δημιουργήστε το μήνυμα αλληλογραφίας σας, πληκτρολογώντας τα πεδία στο μήνυμα χρησιμοποιώντας ΟΛΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ.

Χρησιμοποιώντας ΟΛΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ, μπορείτε εύκολα να βρείτε τα μέρη του μηνύματος προς προσαρμογή, όπως το όνομα και την τοποθεσία κάποιου.

4 Αποθηκεύστε το έγγραφό σας.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+S.

5 Στην καρτέλα "Αλληλογραφία", στην ομάδα "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας", επιλέξτε Επιλογή παραληπτών→ Πληκτρολογήστε νέα λίστα.

Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, δεν έχετε δημιουργήσει σωστά το κύριο έγγραφο. Διαφορετικά, βλέπετε το παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων.

Το Word υποθέτει ότι χρειάζεστε μια ντουζίνα πεδία για τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας, κάτι που είναι ανόητο αλλά ένας αριθμός που πρέπει να αντιμετωπίσετε. Έτσι, τα παρακάτω βήματα αφαιρούν τα πεδία που δεν χρειάζεστε στο έγγραφό σας και τα αντικαθιστούν με τα πεδία που απαιτεί το έγγραφό σας.

6 Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή στηλών.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή λίστας διευθύνσεων, εμφανίζοντας πεδία που το Word θεωρεί ότι χρειάζεστε. Τέτοιες ανοησίες δεν είναι ανεκτή.

7 Επιλέξτε ένα πεδίο που δεν χρειάζεστε και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου επιβεβαίωσης.

8 Κάντε κλικ στο Ναι στο πλαίσιο διαλόγου επιβεβαίωσης.

Το παράθυρο διαλόγου κλείνει και το περιττό πεδίο εξαφανίζεται.

9 Επαναλάβετε τα βήματα 8 και 9 για κάθε πεδίο που δεν χρειάζεστε.

Αφού αφαιρέσετε τα πλεονάζοντα πεδία, το επόμενο βήμα είναι να προσθέσετε τα πεδία που χρειάζεστε — εάν υπάρχουν.

10 Για να προσθέσετε ένα πεδίο που χρειάζεται στο έγγραφό σας, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Εμφανίζεται το μικρό παράθυρο διαλόγου Προσθήκη πεδίου.

11 Πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Ονομάστε το πεδίο για να αντικατοπτρίζει το είδος των πληροφοριών σε αυτό. για παράδειγμα, Shark Bite Location.

12 Επαναλάβετε τα βήματα 11 και 12 για κάθε νέο πεδίο που χρειάζεστε στο κύριο έγγραφό σας.

Όταν τελειώσετε, ελέγξτε τη λίστα. Θα πρέπει να ταιριάζει με τη λίστα με τα πεδία ΟΛΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ στο έγγραφό σας (αν επιλέξατε να τα δημιουργήσετε). Μην ανησυχείτε αν δεν το κάνει — μπορείτε να προσθέσετε πεδία αργότερα, αν και χρειάζεται περισσότερος χρόνος.

13 Κάντε κλικ στο OK.

Τώρα βλέπετε προσαρμοσμένα πεδία να εμφανίζονται ως επικεφαλίδες στηλών στο παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων.

Τώρα, είστε έτοιμοι να συμπληρώσετε τη λίστα παραληπτών.

14 Πληκτρολογήστε τα δεδομένα της εγγραφής.

Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που είναι κατάλληλες για κάθε πεδίο: ένα όνομα, έναν τίτλο, ένα αγαπημένο σημείο σούσι ή πλανήτη προέλευσης, για παράδειγμα.

15 Πατήστε Tab για να εισέλθετε στο επόμενο πεδίο.

Αφού συμπληρώσετε το τελευταίο πεδίο, πιθανότατα θέλετε να προσθέσετε μια άλλη εγγραφή.

16 Για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή, πατήστε το πλήκτρο Tab αφού εισαγάγετε το τελευταίο πεδίο.

Όταν πατάτε το πλήκτρο Tab στο τελευταίο πεδίο μιας εγγραφής, δημιουργείται αυτόματα μια νέα εγγραφή και προστίθεται στην επόμενη γραμμή.

17 Επαναλάβετε τα βήματα 15 έως 17 μέχρι να εισαγάγετε όλες τις εγγραφές που θέλετε.

Συνεχίστε να συμπληρώνετε δεδομένα!

18 Επανεξετάστε την εργασία σας όταν τελειώσετε.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε πεδίο σε οποιαδήποτε εγγραφή επιλέγοντάς το με το ποντίκι.

19 Κάντε κλικ στο OK.

Εμφανίζεται ένα ειδικό πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, που σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε τη λίστα παραληπτών.

20 Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα παραληπτών.

Τα περιγραφικά ονόματα είναι τα καλύτερα. Μετά από όλα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά την ίδια λίστα παραληπτών.

21 Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Επιστρέφετε στο έγγραφό σας. Το επόμενο βήμα στην αγωνία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι να ανακατέψετε τα πεδία από τη λίστα παραληπτών στο κύριο έγγραφο.

22 Επιλέξτε ένα σύμβολο κράτησης θέσης πεδίου στο κύριο έγγραφο.

Εάν χρησιμοποιήσατε τα σύμβολα κράτησης θέσης ALL CAPS για να εισαγάγετε πεδία στο έγγραφό σας, θα πρέπει να μπορείτε να τα εντοπίσετε εύκολα.

23 Κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.

Εμφανίζεται το μενού Insert Merge Field, εμφανίζοντας πεδία σύμφωνα με τη λίστα παραληπτών που σχετίζεται με το κύριο έγγραφο.

24 Επιλέξτε το κατάλληλο πεδίο για εισαγωγή στο κείμενό σας.

Για παράδειγμα, εάν αντικαθιστάτε το κείμενο ΠΡΩΤΑ στο έγγραφό σας με ένα πεδίο Πρώτο, επιλέξτε το Πρώτο πεδίο από το μενού Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης. Το πεδίο εισάγεται στο έγγραφό σας και αντικαθιστά το κείμενο ΟΛΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ.

25Συνεχίστε να προσθέτετε πεδία μέχρι να ολοκληρωθεί το έγγραφο.

Επαναλάβετε τα βήματα 23 έως 25 όπως είναι απαραίτητο για να κολλήσετε όλα τα πεδία στο έγγραφό σας.

26 Αποθηκεύστε το κύριο έγγραφο.

Είστε πλέον έτοιμοι να στείλετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

27Επιλέξτε Finish & Merge→ Αποστολή μηνυμάτων email.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση σε email.

28 Επιλέξτε το πεδίο διεύθυνσης e-mail από την αναπτυσσόμενη λίστα Προς.

Η λίστα παραληπτών του εγγράφου σας πρέπει να περιλαμβάνει μια διεύθυνση e-mail, είτε αυτή η διεύθυνση εμφανίζεται στο έγγραφο είτε όχι. Εάν δεν το κάνει, επεξεργαστείτε τη λίστα παραληπτών για να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση.

29 Πληκτρολογήστε μια γραμμή θέματος μηνύματος και κάντε κλικ στο OK.

Φαίνεται ότι δεν έχει συμβεί τίποτα, αλλά τα μηνύματα έχουν τοποθετηθεί στα εξερχόμενα του Outlook.

30 Ανοίξτε το Outlook.

Αφού ανοίξετε το Outlook, αποστέλλονται τα μηνύματα που βάλατε στην ουρά (αν έχετε ρυθμίσει το Outlook να στέλνει μηνύματα σε εκκρεμότητα όταν ανοίξει).