Πώς να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε μια επιστολή συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word 2010

Στο Word 2010, η συγχώνευση αλληλογραφίας περιλαμβάνει το άνοιγμα ενός μεμονωμένου εγγράφου του Word, την ανάδευση μιας λίστας ονομάτων και άλλων πληροφοριών και, στη συνέχεια, το συνδυασμό (συγχώνευση) όλων. Το πιο συνηθισμένο πράγμα για τη συγχώνευση αλληλογραφίας είναι το τυπικό, ενοχλητικό έντυπο γράμμα, το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να εκτυπώσετε και να το στείλετε.

2 Στην καρτέλα Mailings, από την ομάδα Start Mail Merge, επιλέξτε Start Mail Merge→ Letters.

Πληκτρολογήστε το γράμμα. Πληκτρολογείτε μόνο τα κοινά μέρη του γράμματος, το κείμενο που δεν αλλάζει για κάθε αντίγραφο που εκτυπώνετε.

3 Πληκτρολογήστε τα πεδία που χρειάζεστε με ΚΕΦΑΛΑΙΑ.

Δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε αυτές τις πληροφορίες με ΟΛΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ, αλλά σας επιτρέπει να βρείτε εύκολα το κείμενο που θέλετε να αντικαταστήσετε ή να προσαρμόσετε στο έγγραφό σας. Χρησιμοποιήστε σύντομους, περιγραφικούς όρους.

4 Αποθηκεύστε το κύριο έγγραφο.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+S.

5 Στην καρτέλα Mailings, στην Start Mail Merge Group, επιλέξτε Select Recipients→ Type New List.

Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, δεν έχετε δημιουργήσει σωστά το κύριο έγγραφο. Διαφορετικά, βλέπετε το παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων.

Το Word υποθέτει ότι χρειάζεστε μια ντουζίνα πεδία για τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας, κάτι που είναι ανόητο αλλά ένας αριθμός που πρέπει να αντιμετωπίσετε. Έτσι, τα παρακάτω βήματα αφαιρούν τα πεδία που δεν χρειάζεστε στο έγγραφό σας και τα αντικαθιστούν με τα πεδία που απαιτεί το έγγραφό σας.

6 Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή στηλών.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή λίστας διευθύνσεων, εμφανίζοντας πεδία που το Word θεωρεί ότι χρειάζεστε. Τέτοια ανοησία δεν γίνεται ανεκτή.

7 Επιλέξτε ένα πεδίο που δεν χρειάζεστε και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου επιβεβαίωσης.

8 Κάντε κλικ στο Ναι στο πλαίσιο διαλόγου επιβεβαίωσης.

Το παράθυρο διαλόγου κλείνει και το περιττό πεδίο εξαφανίζεται.

9 Επαναλάβετε τα βήματα 8 και 9 για κάθε πεδίο που δεν χρειάζεστε.

Αφού αφαιρέσετε τα πλεονάζοντα πεδία, το επόμενο βήμα είναι να προσθέσετε τα πεδία που χρειάζεστε — εάν υπάρχουν.

10 Για να προσθέσετε ένα πεδίο που χρειάζεται στο έγγραφό σας, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Εμφανίζεται το μικρό παράθυρο διαλόγου Προσθήκη πεδίου.

11 Πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Ονομάστε το πεδίο για να αντικατοπτρίζει το είδος των πληροφοριών σε αυτό. για παράδειγμα, Shark Bite Location.

12 Επαναλάβετε τα βήματα 11 και 12 για κάθε νέο πεδίο που χρειάζεστε στο κύριο έγγραφό σας.

Όταν τελειώσετε, ελέγξτε τη λίστα. Θα πρέπει να ταιριάζει με τη λίστα με τα πεδία ΟΛΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ στο έγγραφό σας (αν επιλέξατε να τα δημιουργήσετε). Μην ανησυχείτε αν δεν το κάνει — μπορείτε να προσθέσετε πεδία αργότερα, αν και χρειάζεται περισσότερος χρόνος.

13 Κάντε κλικ στο OK.

Τώρα βλέπετε προσαρμοσμένα πεδία να εμφανίζονται ως επικεφαλίδες στηλών στο παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων.

Τώρα, είστε έτοιμοι να συμπληρώσετε τη λίστα παραληπτών.

14 Πληκτρολογήστε τα δεδομένα της εγγραφής.

Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που είναι κατάλληλες για κάθε πεδίο: ένα όνομα, έναν τίτλο, ένα αγαπημένο σημείο σούσι ή πλανήτη προέλευσης, για παράδειγμα.

15 Πατήστε Tab για να εισέλθετε στο επόμενο πεδίο.

Αφού συμπληρώσετε το τελευταίο πεδίο, πιθανότατα θέλετε να προσθέσετε μια άλλη εγγραφή.

16 Για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή, πατήστε το πλήκτρο Tab αφού εισαγάγετε το τελευταίο πεδίο.

Όταν πατάτε το πλήκτρο Tab στο τελευταίο πεδίο μιας εγγραφής, δημιουργείται αυτόματα μια νέα εγγραφή και προστίθεται στην επόμενη γραμμή.

18 Ελέγξτε την εργασία σας όταν τελειώσετε.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε πεδίο σε οποιαδήποτε εγγραφή επιλέγοντάς το με το ποντίκι.

19 Κάντε κλικ στο OK.

Εμφανίζεται ένα ειδικό πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, που σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε τη λίστα παραληπτών.

20 Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διευθύνσεων.

Τα περιγραφικά ονόματα είναι τα καλύτερα. Μετά από όλα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά την ίδια λίστα παραληπτών.

21 Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Επιστρέφετε στο έγγραφό σας. Το επόμενο βήμα στην αγωνία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι να ανακατέψετε τα πεδία από τη λίστα παραληπτών στο κύριο έγγραφο.

22 Επιλέξτε ένα πεδίο κράτησης θέσης στο κύριο έγγραφο.

Εάν χρησιμοποιήσατε τα σύμβολα κράτησης θέσης ALL CAPS για να εισαγάγετε πεδία στο έγγραφό σας, θα πρέπει να μπορείτε να τα εντοπίσετε εύκολα.

23 Κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.

Εμφανίζεται το μενού Insert Merge Field, εμφανίζοντας πεδία σύμφωνα με τη λίστα παραληπτών που σχετίζεται με το κύριο έγγραφο.

24 Επιλέξτε το κατάλληλο πεδίο για εισαγωγή στο κείμενό σας.

Για παράδειγμα, εάν αντικαθιστάτε το κείμενο ΠΡΩΤΑ στο έγγραφό σας με ένα πεδίο Πρώτο, επιλέξτε το Πρώτο πεδίο από το μενού Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης. Το πεδίο εισάγεται στο έγγραφό σας και αντικαθιστά το κείμενο ΟΛΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ.

25 Συνεχίστε να προσθέτετε πεδία μέχρι να ολοκληρωθεί το έγγραφο.

Επαναλάβετε τα βήματα 23 έως 25 όπως είναι απαραίτητο για να κολλήσετε όλα τα πεδία στο έγγραφό σας.

26 Αποθηκεύστε το κύριο έγγραφο.

Ο πιο συνηθισμένος προορισμός για συγχωνευμένα έγγραφα είναι ο εκτυπωτής. Η διαδικασία εκτύπωσης είναι αρκετά εύκολη.

27 Επιλέξτε Finish & Merge→ Print Documents.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση σε εκτυπωτή, από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε εγγραφές για εκτύπωση.

28 Επιλέξτε Όλα για να εκτυπώσετε ολόκληρο το έγγραφό σας.

Εναλλακτικά, μπορείτε να καθορίσετε ποιες εγγραφές θα εκτυπωθούν.

29 Κάντε κλικ στο OK.

Εμφανίζεται το παραδοσιακό πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση.

30 Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εκτυπώνονται τα έγγραφά σας.

31 Αποθηκεύστε και κλείστε το έγγραφό σας.

Φτου! Το ταξίδι συγχώνευσης αλληλογραφίας ολοκληρώθηκε.