Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πληροφορίες από το πρόγραμμα Outlook, επίσης μέρος του Microsoft Office, για να λειτουργήσετε ως λίστα παραληπτών για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word. Αυτό το τέχνασμα λειτουργεί καλύτερα, ωστόσο, όταν βρίσκεστε σε περιβάλλον υπολογιστή που διαθέτει Microsoft Exchange Server. Διαφορετικά, η συνεργασία μεταξύ του Outlook και του Word μπορεί να είναι μια απογοητευτική προσπάθεια.
Η τυπική συγχώνευση αλληλογραφίας περιλαμβάνει πέντε βήματα:
1 Δημιουργήστε το κύριο έγγραφο.
Μπορείτε να δημιουργήσετε διάφορους τύπους εγγράφων συγχώνευσης αλληλογραφίας:
Letter: Το παραδοσιακό έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι ένα γράμμα, το οποίο είναι απλώς ένα έγγραφο στο Word.
Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Το Word μπορεί να παράγει προσαρμοσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα οποία αποστέλλονται ηλεκτρονικά αντί να εκτυπώνονται.
Φάκελοι: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε μια παρτίδα προσαρμοσμένων φακέλων, ο καθένας εκτυπωμένος με τη δική του διεύθυνση.
Ετικέτες: Το Word σάς επιτρέπει να εκτυπώνετε φύλλα ετικετών, καθεμία από τις οποίες προσαρμόζεται με συγκεκριμένες πληροφορίες από τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
Κατάλογος: Ένας κατάλογος είναι μια λίστα πληροφοριών, όπως ένας κατάλογος ή ένα βιβλίο διευθύνσεων.
2 Αποφασίστε ποια πεδία χρειάζονται για το κύριο έγγραφο.
Πρέπει να γνωρίζετε τι είδους πληροφορίες είναι απαραίτητες για τη λίστα παραληπτών προτού τη δημιουργήσετε.
3Δημιουργήστε τη λίστα παραληπτών — τα δεδομένα για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
Η λίστα παραληπτών είναι μια βάση δεδομένων, που αποτελείται από γραμμές και στήλες. Κάθε στήλη είναι ένα πεδίο, ένα μέρος του εγγράφου που συμπληρώνει τα κενά. Κάθε σειρά είναι μια εγγραφή στη βάση δεδομένων, που αντιπροσωπεύει ένα άτομο που λαμβάνει το δικό του, προσαρμοσμένο αντίγραφο του εγγράφου.
4 Εισαγάγετε τα πεδία που καθορίζονται στη λίστα παραληπτών στο κύριο έγγραφο.
Τα πεδία είναι σύμβολα κράτησης θέσης για πληροφορίες από τη λίστα παραληπτών.
5 Συγχωνεύστε τις πληροφορίες από τη λίστα παραληπτών στο κύριο έγγραφο.
Η τελική διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας δημιουργεί τα προσαρμοσμένα έγγραφα. Στη συνέχεια, μπορούν να αποθηκευτούν, να εκτυπωθούν, να σταλούν με e-mail ή να αντιμετωπιστούν όπως θέλετε.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word για να σας βοηθήσει να εκτελέσετε κάθε βήμα συγχώνευσης αλληλογραφίας.
