Τα πρότυπα είναι έγγραφα, βιβλία εργασίας ή παρουσιάσεις που χρησιμοποιούνται στο Office 2011 για Mac ως αφετηρία για τη δημιουργία νέων αρχείων. Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο ως πρότυπο, αυτό γίνεται διαθέσιμο στη συλλογή προτύπων του Word, του Excel ή του PowerPoint. Ένα κλασικό παράδειγμα προτύπου είναι ένα επιστολόχαρτο επιχείρησης που περιέχει τόσο μορφοποίηση όσο και περιεχόμενο έτοιμο προς συμπλήρωση. Κάθε εφαρμογή έχει ενσωματωμένα πρότυπα που βλέπετε όταν επιλέγετε Αρχείο→ Νέο από Πρότυπο. Είναι εύκολο να φτιάξετε και τα δικά σας πρότυπα.
Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο, ξεκινάτε με κάτι προσαρμοσμένο, έτοιμο για χρήση ως βάση νέων αρχείων. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε το Save As και να αλλάξετε το αναδυόμενο μενού Format σε [Application Name] Template. Η συντόμευση αλλάζει σε My Templates, όπου πρέπει να αποθηκεύσετε το πρότυπό σας. Απλώς δώστε του ένα όνομα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και είστε έτοιμοι! Το αποθηκευμένο πρότυπό σας θα εμφανιστεί στη συλλογή προτύπων του Word, του Excel ή του PowerPoint ανάλογα με την περίπτωση.
Επιλέγοντας Αρχείο→ Νέο από Πρότυπο ανοίγει η συλλογή προτύπων της τρέχουσας εφαρμογής. Τα αποθηκευμένα πρότυπά σας θα εμφανιστούν στη συλλογή κάτω από τα Πρότυπά μου. Όταν ανοίγετε ένα πρότυπο από τη συλλογή, θα ανοίξει ένα νέο έγγραφο πανομοιότυπο με το αποθηκευμένο πρότυπο και θα έχει ένα γενικό όνομα, όπως Έγγραφο 1, Βιβλίο εργασίας 3 ή Παρουσίαση 2.
Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε ένα πρότυπο, επιλέξτε Αρχείο→ Άνοιγμα. Αλλάξτε τη Μορφή σε Πρότυπο και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο φάκελο Τα πρότυπά μου, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άνοιγμα. Όταν ανοίγετε ένα πρότυπο με αυτόν τον τρόπο, ανοίγει το ίδιο το πρότυπο, σε αντίθεση με ένα νέο αρχείο που βασίζεται στο πρότυπο. Επιλέξτε Αρχείο→Αποθήκευση για να αντικαταστήσετε το πρότυπο ή Αρχείο→Αποθήκευση ως για να δημιουργήσετε ένα νέο πρότυπο.