9 Υπέροχες Συμβουλές Ζουμ

Αυτή η λίστα παρέχει μερικές γρήγορες συμβουλές για να ξεκινήσετε με το Zoom , να μεγιστοποιήσετε τα οφέλη του και να ελαχιστοποιήσετε τα προβλήματα που αντιμετωπίζετε με αυτό. Όχι, οι ακόλουθες σελίδες δεν αντιπροσωπεύουν μια ολοκληρωμένη λίστα με το τι πρέπει να κάνετε και τι να μην κάνετε, αλλά έχω συμπυκνώσει τις προτάσεις μου σε μια λίστα με σνακ.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Δοκιμάστε πριν αγοράσετε

Σχεδόν κάθε δημοφιλής πωλητής λογισμικού έχει αγκαλιάσει το επιχειρηματικό μοντέλο freemium σε έναν ή τον άλλο βαθμό. Το ζουμ δεν αποτελεί εξαίρεση σε αυτόν τον κανόνα. Ως εκ τούτου, οποιοσδήποτε μπορεί να αρχίσει να χρησιμοποιεί το Meetings & Chat και πολλές από τις λειτουργίες του μέσα σε λίγα λεπτά και χωρίς κόστος. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ξεκλειδώσουν επιπλέον καλούδια όταν οι εργοδότες τους αναβαθμίσουν τα σχέδιά τους με χρήσιμα πρόσθετα.

Σκεφτείτε την Grohl Records, μια πλασματική εταιρεία που είναι νέα στο Meetings & Chat. Μπορώ να δω το σκεπτικό του Grohl να κλωτσάει τα ελαστικά, ειδικά σε μικρή κλίμακα. Για παράδειγμα, η Grohl αγοράζει μερικές άδειες για υπαλλήλους στο τμήμα πωλήσεών της. Για οποιονδήποτε λόγο, ωστόσο, οι εκπρόσωποι πωλήσεων και οι πελάτες δυσκολεύονται με το Meetings & Chat. (Θυμηθείτε ότι καμία τεχνολογία δεν έχει ποσοστό επιτυχίας 100 τοις εκατό.) Μετά από μερικούς μήνες, ο Grohl μπορεί στη συνέχεια να αναζητήσει ένα άλλο εργαλείο τηλεδιάσκεψης με ελάχιστο κόστος και διακοπές.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να αναβαθμίσετε το υπάρχον σχέδιο ζουμ της εταιρείας σας

Σίγουρα, το πρόγραμμα Basic Meetings & Chat του Zoom προσφέρει ισχυρές δυνατότητες και γενναιόδωρα όρια στη διάρκεια κλήσης, τον αριθμό των συμμετεχόντων στη σύσκεψη και πολλά άλλα. Πολλά άτομα και επιχειρήσεις βρίσκουν αυτό το σχέδιο επαρκές για τις σχετικά περιορισμένες ανάγκες τους. Δεν τους κατηγορώ αν επιλέξουν να επωφεληθούν από τη δωρεάν προσφορά Συναντήσεων & Συνομιλιών της εταιρείας, ειδικά σε δύσκολους οικονομικούς καιρούς.

Για δύο λόγους, για τις περισσότερες εταιρείες υπάρχει ένα σημείο όταν η αναβάθμιση έχει νόημα. Οι πρόσθετες λειτουργίες του Zoom συχνά περισσότερο από το να δικαιολογούν το ονομαστικό τους κόστος. Οι εταιρείες στο Βασικό πρόγραμμα δεν μπορούν να χρησιμοποιούν ρόλους, ομάδες χρηστών και ομάδες συνομιλίας. Δεν έχουν επίσης τη δυνατότητα εγγραφής συσκέψεων στο cloud, λήψης μεταγραφών συσκέψεων και ενίσχυσης της ασφάλειας. Παρόλο που πολλοί χρήστες Zoom με ποικιλία κήπου μπορεί να μην εκτιμούν πλήρως τη σημασία αυτών των χαρακτηριστικών, οι άνθρωποι της πληροφορικής αξίζουν σίγουρα το αλάτι τους.

Εάν αυτό το επιχείρημα δεν σας παρασύρει, τότε ίσως αυτό θα σας επηρεάσει. Με την αναβάθμιση, παύετε να είστε χρήστης του Zoom και γίνεστε πελάτης του Zoom. Πιστέψτε με: Η διαφορά είναι κάτι περισσότερο από ένα θέμα σημασιολογίας.

Συγκριτικά, αν θεωρείτε τον εαυτό σας πελάτη του Facebook, τότε κάνετε δυστυχώς λάθος — εκτός αν πληρώσετε το κοινωνικό δίκτυο για να διαφημιστείτε σε αυτό. Το Google Hangouts, τα νέα Messenger Rooms του Facebook και άλλες δωρεάν εναλλακτικές λύσεις τηλεδιάσκεψης μπορεί να φαίνονται σέξι. Απλώς να θυμάστε, ωστόσο, ότι εάν δεν πληρώνετε τίποτα για το προϊόν μιας εταιρείας, τότε το προϊόν της είστε εσείς. Είστε απλώς ένα μέσο για έναν σκοπό.

Πάρτε την ασφάλεια στα σοβαρά

Θα είμαι ο πρώτος που θα παραδεχτώ ότι πολλές από τις λειτουργίες του Zoom που σχετίζονται με την ασφάλεια και το απόρρητο προσθέτουν τριβή. Δηλαδή, συλλογικά δυσκολεύουν την είσοδο, την επικοινωνία και τη συνεργασία. Για παράδειγμα, η ενεργοποίηση του 2FA απαιτεί χρόνο, όπως και η εύρεση και εισαγωγή ενός εξαψήφιου κωδικού επαλήθευσης όταν συνδέεστε στην πύλη ιστού Zoom. Το ίδιο για την ενεργοποίηση των αιθουσών αναμονής συσκέψεων και την απαίτηση κωδικών πρόσβασης συσκέψεων.

Το Zoom δεν υποχρεώνει τους χρήστες και τους πελάτες του να ενεργοποιήσουν πολλές από αυτές τις λειτουργίες, συμπεριλαμβανομένων των τριών προηγούμενων. Ανάλογα με τον ρόλο σας στον οργανισμό, κάποιος από πάνω σας μπορεί να έχει ήδη ορίσει αυτές τις επιλογές σε παγκόσμιο επίπεδο, κάνοντας τελικά αμφισβήτηση την επιλογή σας να τις ενεργοποιήσετε.

Μπρούτζινες καρφίτσες: Εσείς και οι συνάδελφοί σας θα ήταν φρόνιμο να κάνετε λάθος από την πλευρά της προσοχής. Οι επαγγελματικές και προσωπικές σας επικοινωνίες είναι πολύ σημαντικές για να κάνετε οτιδήποτε άλλο. Δυστυχώς, πάρα πολλοί άνθρωποι έχουν ενεργήσει ιστορικά σαν να μην νοιάζονταν ποτέ οι χάκερ για αυτούς, μόνο για να βρουν τα ευαίσθητα μηνύματα και τις φωτογραφίες τους στο 4chan ή στο Dark Web.

Ωχ.

Για να παραφράσουμε τη Cher, «Αν μπορούσαν να γυρίσουν τον χρόνο πίσω…»

Διατηρήστε το ζουμ ενημερωμένο

Στα μέσα της δεκαετίας του 1990, οι πωλητές λογισμικού κυκλοφόρησαν συνήθως νέες εκδόσεις και αναβαθμίσεις μία φορά το χρόνο περίπου μέσω του snail mail. Η εγκατάσταση περιλάμβανε την εισαγωγή δισκέτας ή συμπαγούς δίσκου στον υπολογιστή σας. Η μη αυτόματη διαδικασία μπορεί να διαρκέσει μία ώρα ή περισσότερο.

Σήμερα, είναι μια πολύ διαφορετική ιστορία. Οι προμηθευτές λογισμικού κυκλοφορούν τακτικά νέες εκδόσεις, αναβαθμίσεις και ενημερώσεις κώδικα με ταχύτητα αστραπής. (Αυτή η τάση έχει κάνει τη συγγραφή βιβλίων For LuckyTemplates δύσκολη, αλλά αυτή είναι μια συζήτηση για μια διαφορετική μέρα.)

Κατώτατη γραμμή: Εναπόκειται στους χρήστες και τους πελάτες του Zoom να ενημερώνονται για τις ενημερώσεις λογισμικού. Αγνοήστε αυτά τα κόκκινα σήματα στις συσκευές σας με δική σας ευθύνη.

Δημιουργήστε έναν προσωπικό λογαριασμό ζουμ

Ο Chuck είναι συνεργάτης στο HHM, μια φημισμένη δικηγορική εταιρεία με έδρα το Αλμπουκέρκη του Νέου Μεξικού. Το HHM έχει αγοράσει μια άδεια Zoom και ο Chuck χρησιμοποιεί συχνά το Zoom για να πραγματοποιεί βιντεοδιασκέψεις με πελάτες όταν πρέπει να εργαστεί από το σπίτι.

Θα μπορούσε ο Chuck να χρησιμοποιήσει τον λογαριασμό Zoom του HHM για θέματα που δεν ανήκουν στο HHM, όπως όταν πραγματοποιεί συνομιλίες μέσω βίντεο με την πρώην σύζυγό του Rebecca και τον αδερφό του Jimmy; Σίγουρα, και μπορεί ακόμη και να το ξεφύγει. Ωστόσο, θα έπρεπε να δημιουργήσει έναν ξεχωριστό λογαριασμό Zoom για προσωπική του χρήση.

Οι διαχειριστές και οι κάτοχοι του Zoom μπορούν εύκολα να εκτελέσουν μια ποικιλία αναφορών χρήσης μελών. Ιστορικά, πολλές εταιρείες έχουν απολύσει υπαλλήλους επειδή χρησιμοποιούν την περιουσία και τις υπηρεσίες της εταιρείας για τους προσωπικούς τους σκοπούς. Δεν είμαι δικηγόρος εργασίας, αλλά είναι απίθανο να βρείτε συμπονετικό δικαστή εάν χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες του Zoom με αυτόν τον τρόπο.

Μετρήστε δύο φορές και κόψτε μία φορά

Πείτε ότι πρόκειται να κάνετε noodle με τη λειτουργία Zoom με την οποία δεν είστε εξοικειωμένοι. Ίσως είναι μια μεγάλη ομαδική συνάντηση ή το πρώτο σας διαδικτυακό σεμινάριο Zoom. Και στις δύο περιπτώσεις, μια δοκιμαστική εκτέλεση είναι προς το συμφέρον σας.

Παράδειγμα: Τον Απρίλιο του 2020, πραγματοποίησα ένα διαδικτυακό σεμινάριο για το πανεπιστήμιο Carnegie Mellon μου στο alma mater σχετικά με την εξ αποστάσεως εργασία. Πήγε ομαλά για κάποιους λόγους.

Πρώτα, αφού συμφώνησα να κάνω το webinar, συνδέθηκα με την Emcee του webinar Melissa Turk. Κατά τη διάρκεια λίγων εβδομάδων, οι δυο μας ανταλλάξαμε βασικές πληροφορίες μέσω του Slack και του Google Docs. (Μοιράζεται την αποστροφή μου για τα αδιάκοπα νήματα email.)

Το δεύτερο και πιο συνηθισμένο εδώ, λίγες μέρες πριν την προβολή, πραγματοποιήσαμε ένα δοκιμαστικό διαδικτυακό σεμινάριο για 30 λεπτά στο Zoom. (Οι γνώσεις του Τούρκ για τα διαδικτυακά σεμινάρια του Zoom είναι εκτεταμένες.) Επεξεργαζόμασταν τα logistics και τις παραμορφώσεις ήχου, βίντεο και κοινής χρήσης οθόνης εκ των προτέρων, όχι μπροστά σε εκατοντάδες συμμετέχοντες.

Αναπτύξτε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για σημαντικές συναντήσεις

Καλύτερα να έχεις, και να μην χρειάζεσαι, παρά να χρειάζεσαι και να μην έχεις.

— ΦΡΑΝΤΣ ΚΑΦΚΑ

Πείτε ότι θα χρησιμοποιήσετε το Zoom για συνέντευξη για τη δουλειά των ονείρων σας. Ίσως προτείνετε μια προοπτική για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της εταιρείας σας. Για καλό λόγο, δεν αναμένετε κανένα τεχνικό πρόβλημα. Εξάλλου, από την εμπειρία σας, το Meetings & Chat ήταν εξαιρετικά αξιόπιστο για ένα τόσο δημοφιλές εργαλείο.

Θα βάζατε στοίχημα στη ζωή σας, ωστόσο, ότι η κλήση σας θα πραγματοποιηθεί χωρίς επεισόδια;

Πιο συγκεκριμένα, τι γίνεται αν χάσεις την εξουσία; Τι γίνεται εάν το Ζουμ δεν είναι διαθέσιμο ή ο λανθάνοντας χρόνος κλήσης είναι εκπληκτικά υψηλός; Τι θα λέγατε εάν ένας συμμετέχων σε βασική κλήση δεν μπορεί να καταλάβει το Zoom ή το σφάλμα του υπολογιστή του; Τι κάνεις? Σκεφτείτε γρήγορα. Το ρολόι χτυπά.

Μετά από εκατοντάδες κλήσεις Zoom, δεν έχω βιώσει ακόμα κανένα από αυτά τα καταστροφικά σενάρια. Ωστόσο, εάν εμφανιστούν ποτέ, η αρτηριακή μου πίεση δεν θα διπλασιαστεί επειδή είμαι ήδη οπλισμένος με ένα κατάλληλο εφεδρικό. Πολύ πριν αρχίσω να χρησιμοποιώ σοβαρά το Meetings & Chat, βασίστηκα στη Δωρεάν κλήση συνδιάσκεψης, μια (προφανώς) δωρεάν υπηρεσία που επιτρέπει στους χρήστες της να πραγματοποιούν μεμονωμένες ομαδικές ηχητικές κλήσεις, να τις καταγράφουν και να τις αποθηκεύουν και να τις διανέμουν κατά βούληση. (Παρεμπιπτόντως, υπάρχουν πολλά παρόμοια εργαλεία.)

Μην κάνετε κανένα λάθος: Η προεπιλεγμένη μου προτίμηση αυτές τις μέρες είναι να κρατάω όλες τις ηχητικές και βιντεοκλήσεις μου μέσω Συσκέψεων και συνομιλιών και όχι μόνο επειδή ερευνώ το Zoom. Είναι εντελώς ανόητο, ωστόσο, να μην έχετε έτοιμο ένα εφεδρικό εργαλείο επικοινωνίας σε περίπτωση που τα πράγματα χαλάσουν. Διατηρώ πάντα τα διαπιστευτήριά μου για την υπηρεσία Δωρεάν κλήση συνδιάσκεψης για κάθε ενδεχόμενο.

Αναμένετε κάποια αντίσταση στο ζουμ σε ώριμες επιχειρήσεις

Αν έχω μάθει ένα πράγμα στα χρόνια μου σχετικά με την επιχειρηματική τεχνολογία, είναι ότι οι άνθρωποι συνήθως μισούν την αλλαγή.

Πείτε ότι η εργασία σας σε μια μεγάλη, επιτυχημένη και συντηρητική φαρμακευτική εταιρεία. Ονομάστε το Hogarth Drugs. Οι 40.000 υπάλληλοί της έχουν χρησιμοποιήσει το Webex ως το κύριο εργαλείο τηλεδιάσκεψης για μια δεκαετία ή περισσότερο. Το να αναγκαστούν αμέσως όλοι να χρησιμοποιήσουν το Zoom επειδή ο Hogarth αγόρασε μια άδεια Enterprise είναι πιθανό να αναστατώσει μερικά φτερά. Οι πιθανότητες είναι ότι ο Ρότζερ, ο Σιντ, τουλάχιστον μερικοί άλλοι κουρελιάρηδες θα βρουν μια μικρή διαφορά μεταξύ του Webex και του Zoom και θα κάνουν φασαρία γι' αυτό. Η οργανωτική πολιτική στα καλύτερά της.

Θα έπρεπε ο Hogarth να σταματήσει το Zoom επειδή μερικοί τροχοί που τρίζουν έχουν κάνει κάποιο θόρυβο; Όχι βέβαια, αλλά η διοίκηση του θα πρέπει να περιμένει τουλάχιστον μια μικρή δυσαρέσκεια των εργαζομένων.

Αποφύγετε την κόπωση με ζουμ

Το Zoom απλοποίησε και βελτίωσε τη διαδικασία διεξαγωγής τηλεδιασκέψεων. Σε συνδυασμό με την πρωτοποριακή τεχνολογία, τις ισχυρές δυνατότητες και την ανώτερη ποιότητα κλήσεων, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να χρησιμοποιήσετε βίντεο για κάθε συνάντηση και συνομιλία με τους πελάτες, τους συναδέλφους, τους φίλους και τα μέλη της οικογένειάς σας.

Μην το κάνετε.

Ο Δρ Τζέρεμι Μπέιλενσον είναι συγγραφέας μπεστ σέλερ, ειδικός στην εικονική πραγματικότητα, ιδρυτικός διευθυντής του Εικονικού Εργαστηρίου Ανθρώπινης Αλληλεπίδρασης του Πανεπιστημίου Στάνφορντ και ένας γενικά έξυπνος τύπος. Η εκτεταμένη έρευνά του υποδηλώνει ότι η προεπιλογή σε τηλεδιασκέψεις έχει ως αποτέλεσμα αυτό που ονομάζει μη λεκτική υπερφόρτωση . (Διαβάστε το οξυδερκές άρθρο του στη Wall Street Journal .)

Περιστασιακά, η αποσύνδεση της κάμερας web δίνει στον εγκέφαλό σας μια πολυπόθητη ανάπαυλα.