Προσθήκη νέων επαφών στην πράξη! 2005

Στο πιο απλό επίπεδο, ο κύριος σκοπός του ACT! είναι να χρησιμεύσει ως χώρος αποθήκευσης όλων των επαφών με τις οποίες αλληλεπιδράτε σε καθημερινή βάση. Μπορείτε να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε όλες τις επαφές σας από το παράθυρο "Λεπτομέρειες επαφών" επειδή περιέχει όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εγγραφή και σας επιτρέπει να βλέπετε όλα τα πεδία επαφών σας.

Πιθανότατα έχετε πολλές επαφές που θέλετε να εισαγάγετε στη βάση δεδομένων σας, οπότε μεταβείτε απευθείας και ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Εάν δεν βρίσκεστε ήδη στο παράθυρο Στοιχεία επαφής, μεταβείτε εκεί κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Επαφές στο ACT! Γραμμή πλοήγησης.

Στο παράθυρο Στοιχεία επαφής, επιλέξτε έναν από τους τρεις τρόπους για να προσθέσετε μια νέα επαφή στη βάση δεδομένων σας:

• Επιλέξτε Επαφή → Νέα επαφή.

• Κάντε κλικ στο εικονίδιο Νέα επαφή στη γραμμή εργαλείων.

• Πατήστε το πλήκτρο Εισαγωγή στο πληκτρολόγιο.

Η εκκίνηση οποιασδήποτε από τις προηγούμενες εντολές έχει ως αποτέλεσμα μια κενή εγγραφή επαφής. Είστε πλέον έτοιμοι να εισαγάγετε τα στοιχεία της νέας επαφής.

Ξεκινήστε την εισαγωγή πληροφοριών κάνοντας κλικ στο πεδίο Εταιρεία και πληκτρολογώντας το όνομα της εταιρείας της επαφής.

ΥΠΟΚΡΙΝΟΜΑΙ! δεν κάνει διάκριση μεταξύ πραγματικών και κενών επαφών. Η αποτυχία εισαγωγής πληροφοριών ή το επανειλημμένο πάτημα του πλήκτρου Εισαγωγή έχει ως αποτέλεσμα πολλές κενές εγγραφές επαφών, οι οποίες δεν ωφελούν και χρησιμεύουν μόνο στο φράξιμο της βάσης δεδομένων. Έτσι, αν και είστε ελεύθεροι να αφήσετε οποιοδήποτε από το ACT! κενά πεδία, πρέπει να εισαγάγετε κάτι, οπότε ξεκινήστε με το όνομα της εταιρείας.

Μπορείτε πάντα να επιστρέψετε σε μια εγγραφή αργότερα και να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε οποιαδήποτε πληροφορία σε οποιοδήποτε πεδίο.

Κάντε κλικ στο επόμενο πεδίο όπου θέλετε να εισαγάγετε πληροφορίες και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο Tab για να προχωρήσετε στο επόμενο πεδίο. Εάν πατήσετε κατά λάθος το πλήκτρο Tab μία φορά πολύ συχνά, μπορεί να διαπιστώσετε ότι προωθήσατε ένα πάρα πολλά πεδία και καταλήξατε σε λάθος πεδίο. Αλλά μην ανησυχείτε: Πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και, στη συνέχεια, πατήστε Tab για να μετακινήσετε τον κέρσορα προς την αντίστροφη κατεύθυνση.

Συνεχίστε να συμπληρώνετε πεδία.

ΥΠΟΚΡΙΝΟΜΑΙ! συνοδεύεται από περίπου 50 προ-προγραμματισμένα πεδία που αντικατοπτρίζουν τις ανάγκες των περισσότερων χρηστών. Πολλά από τα πεδία είναι αρκετά αυτονόητα (και αντικατοπτρίζουν τον τύπο των πληροφοριών που πιθανώς περιμένετε να βρείτε σε οποιοδήποτε βιβλίο διευθύνσεων): όνομα επικοινωνίας, όνομα εταιρείας, τηλέφωνο, πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικός κώδικας. Αυτά βρίσκονται σε βολική τοποθεσία στο επάνω μισό του παραθύρου Στοιχεία επαφής. Μερικά από τα πεδία είναι λίγο λιγότερο προφανή:

• Διεύθυνση: Αν υποθέσετε ότι τα τρία πεδία ACT! προβλέπει ότι η διεύθυνση προορίζεται για αποθήκευση τριών εναλλακτικών διευθύνσεων, κάνετε λάθος! Το δεύτερο και το τρίτο πεδία διεύθυνσης προορίζονται για πολύ μεγάλες διευθύνσεις. Αυτό το πεδίο είναι ένα καλό μέρος για να συμπεριλάβετε ένα όνομα κτιρίου εάν αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διεύθυνσης.

• Οι ετικέτες τύπου 5160, που χρησιμοποιούνται ευρέως για μαζικές αποστολές, εκτυπώνουν γενικά τέσσερις γραμμές πληροφοριών: εταιρεία, επαφή, διεύθυνση δρόμου και πόλη/πολιτεία/ταχυδρομικός κώδικας (όλα στην τέταρτη γραμμή). Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε το δεύτερο και το τρίτο πεδίο διεύθυνσης, χρειάζεστε μεγαλύτερες ετικέτες.

• Αναγνωριστικό/Κατάσταση: Το πεδίο Αναγνωριστικό/Κατάσταση είναι ουσιαστικά το πεδίο κατηγορίας και αρχειοθετεί κάθε μία από τις επαφές σας σε κατηγορίες. Χρησιμοποιώντας το πεδίο ID/Κατάσταση, δεν χρειάζεται να ρυθμίσετε με μη αυτόματο τρόπο μια ποικιλία βάσεων δεδομένων: μία για τους φίλους σας, μία για τους πελάτες σας, μία για τους προμηθευτές σας και ούτω καθεξής. Το πεδίο Αναγνωριστικό/Κατάσταση έχει προκαθοριστεί με μερικές από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων φίλων, πελατών, πωλητών και ανταγωνιστών, γεγονός που καθιστά εύκολη την αναζήτηση για καθεμία από αυτές τις κατηγορίες αμέσως.

• Χαιρετισμός: Αυτό το πεδίο αναφέρεται στο όνομα που εμφανίζεται μετά τη λέξη Dear σε ένα γράμμα, το οποίο χρησιμοποιείται στα πρότυπα γραμμάτων σας. Από προεπιλογή, το ACT!, που είναι ο φιλικός τύπος, χρησιμοποιεί το μικρό όνομα. Μη διστάσετε να αλλάξετε τον χαιρετισμό σε έναν πιο επίσημο.

• Εάν προτιμάτε να χρησιμοποιείτε τον πιο επίσημο χαιρετισμό ως προεπιλεγμένη ρύθμιση, επιλέξτε Εργαλεία → Προτιμήσεις και κάντε κλικ στο κουμπί Προτιμήσεις Χαιρετισμού που βρίσκεται σε βολική τοποθεσία στην καρτέλα Γενικά.

• Αναφέρεται από: Αυτό το πεδίο είναι ένα από τα πιο συχνά παραβλέπονται στη βάση δεδομένων. Οι πληροφορίες που εισάγονται σε αυτό το πεδίο χρησιμοποιούνται στην αναφορά Πηγή παραπομπών. Η αποτυχία εισαγωγής πληροφοριών Referred By καθιστά την αναφορά άχρηστη. Ποια είναι λοιπόν η μεγάλη υπόθεση; Ας υποθέσουμε ότι πληρώνετε για διαφήμιση σε δύο εφημερίδες — δεν θα ήταν ωραίο να ξέρετε ποια προσέλκυσε τους περισσότερους υποψήφιους; Εάν παρακολουθείτε εμπορικές εκθέσεις ή αφιερώνετε πολύ χρόνο και προσπάθεια στον ιστότοπό σας, δεν θα θέλατε να μάθετε εάν οι προσπάθειές σας είχαν ως αποτέλεσμα κάποια νέα επιχείρηση; Και, αν ένας υπάρχων πελάτης σας στέλνει πολλούς νέους πελάτες, δεν θα ήταν ωραίο να τον τιμάτε με ένα ωραίο ζαμπόν τα Χριστούγεννα αντί για το συνηθισμένο φρουτόπιτα;

• Χρήστης: Παρατηρήστε ότι πολλά πεδία χρήστη βρίσκονται στο κάτω μισό του παραθύρου Στοιχεία επαφής. Αυτά τα πεδία περιέχουν πληροφορίες που αφορούν συγκεκριμένα την επιχείρησή σας.

• Αφήστε αυτά τα συγκεκριμένα πεδία κενά μέχρι να τα μετονομάσετε. Εάν δεν το κάνετε, ενδέχεται να καταλήξετε με διάφορα είδη δεδομένων που εισάγονται σε ένα πεδίο.

  Μπορείτε πάντα να επιστρέψετε και να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε δεδομένα πεδίου ανά πάσα στιγμή!

Μην ανησυχείτε όταν ΔΡΑΣΤΕ! μορφοποιεί αυτόματα ορισμένα από τα δεδομένα του πεδίου σας όταν εισάγετε πληροφορίες.

Προσθέστε τα δεδομένα σας όσο πιο ομοιόμορφα γίνεται.

Εάν είναι απαραίτητο, προσθέστε πολλές καταχωρήσεις σε ένα πεδίο.

Γενικά, το να περιοριστείτε σε ένα στοιχείο ανά πεδίο είναι η καλύτερη πρακτική. Από καιρό σε καιρό, όμως, βρίσκεις μια κατάσταση στην οποία μια επαφή χωρίζεται σε δύο κατηγορίες. Για παράδειγμα, η JoAnne Chamar μπορεί να είναι και φίλη και πελάτης. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα για να εισαγάγετε περισσότερα από ένα στοιχεία σε ένα πεδίο.

Για να επιλέξετε πολλά κριτήρια που θα συμπεριληφθούν σε ένα μόνο πεδίο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• ένα. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο πεδίο.

• σι. Ελέγξτε τις επιλογές που επιθυμείτε.

• ντο. Κάντε κλικ στις καταχωρήσεις που θέλετε από το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία τιμών λίστας.

• ρε. Κάντε κλικ οπουδήποτε έξω από το παράθυρο διαλόγου για να το κλείσετε.

  Οι διάφορες καταχωρήσεις εμφανίζονται στο πεδίο, χωρισμένες με κόμμα.

Όταν συμπληρώνετε τις πληροφορίες για κάθε νέα επαφή, μην ξεχάσετε να κάνετε κλικ στις διάφορες καρτέλες στο κάτω μέρος της διάταξής σας.

Σε αυτές τις καρτέλες θα βρείτε επιπλέον πεδία. Η καρτέλα Διεύθυνση σπιτιού είναι το μέρος όπου καταγράφετε προσωπικές πληροφορίες σχετικά με μια επαφή. Μπορεί να έχετε μερικές άλλες καρτέλες από τις οποίες μπορείτε επίσης να επιλέξετε.

Οι διαφορετικές διατάξεις εμφανίζουν διαφορετικές καρτέλες. Εάν αλλάξετε την τρέχουσα διάταξή σας, πιθανότατα κοιτάζετε ένα διαφορετικό σύνολο καρτελών.

Εάν ξεχάσετε να κάνετε κλικ σε αυτές τις καρτέλες στο κάτω μέρος του παραθύρου Στοιχεία επαφής, μπορεί απλώς να παραβλέψετε ορισμένα από τα πεδία που πρέπει να συμπληρώσετε σημαντικές πληροφορίες. Επομένως, φροντίστε να κάνετε κλικ σε αυτές τις καρτέλες!

Αποθηκεύστε τα νέα στοιχεία επικοινωνίας.

Θεωρητικά, δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε νέα στοιχεία επικοινωνίας. αποθηκεύεται εάν κάνετε οποιοδήποτε από τα παρακάτω:

• Εκτελέστε οποιαδήποτε άλλη ΠΡΑΞΗ! εντολή, η οποία περιλαμβάνει οτιδήποτε, από την προσθήκη μιας σημείωσης ή ευκαιρίας πωλήσεων μέχρι τον προγραμματισμό ενός ραντεβού.

• Μεταβείτε σε άλλη εγγραφή στη βάση δεδομένων.

• Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση (που αντιπροσωπεύεται από το εικονίδιο της μικρής δισκέτας στη γραμμή εργαλείων).

• Πατήστε Ctrl+S.