10 Χρήσιμες ρυθμίσεις Gmail

Το Gmail, μια από τις εφαρμογές του G Suite , προσφέρει μια σχετικά απλή διεπαφή στην επιφάνεια, αλλά ψάξτε λίγο πιο βαθιά και βλέπετε ότι η εφαρμογή έχει μια βαθύτερη πλευρά—τη σελίδα Ρυθμίσεις και τη φαινομενικά ατελείωτη προσφορά επιλογών, διαμορφώσεων και προσαρμογών. Υπάρχουν πολλά πράγματα εκεί μέσα.

Ναι, σίγουρα, πολλές από τις ρυθμίσεις πρέπει να φέρουν την ετικέτα Μόνο για Nerds. Ωστόσο, υπάρχει ένας πραγματικός θησαυρός διαθέσιμων ρυθμίσεων που είναι πραγματικά χρήσιμες στον πραγματικό κόσμο και μπορούν να σας βοηθήσουν να είστε πιο παραγωγικοί, πιο αποτελεσματικοί, πιο υγιείς, πιο πλούσιοι και σοφότεροι. (Λοιπόν, ίσως όχι αυτά τα τρία τελευταία, αλλά ποτέ δεν ξέρεις!)

Κάντε μια περιήγηση σε δέκα εξαιρετικά χρήσιμες και πρακτικές ρυθμίσεις του Gmail που σχετίζονται με τις δύο κύριες εργασίες του Gmail: την αποστολή μηνυμάτων και την ανάγνωση μηνυμάτων. Ετοιμαστείτε να εκπλαγείτε!

5 υπέροχες ρυθμίσεις αποστολής

Η αποστολή email φαίνεται σαν κάτι τόσο απλό: Κάνετε κλικ στο Compose, εισάγετε μια ή τρεις διευθύνσεις, δημιουργείτε μια γρήγορη γραμμή θέματος, γράφετε το ίδιο το μήνυμα και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο Send. Τι άλλο θα μπορούσαμε να πούμε για μια τόσο απλή διαδικασία;

Λοιπόν, αρκετά, όπως αποδεικνύεται. Το Gmail έρχεται στην πραγματικότητα με αρκετές ρυθμίσεις που μπορούν να κάνουν την αποστολή πραγμάτων ακόμα πιο χρήσιμη. Αυτή η ενότητα σάς οδηγεί σε μισή ντουζίνα (μείον μία) ρυθμίσεις και δυνατότητες που θα θέλετε να προσθέσετε στην εργαλειοθήκη αποστολής σας.

Αποστολή μηνύματος ως απλό κείμενο

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τις δύο λειτουργίες μηνυμάτων όταν στέλνετε ένα email:

• Εμπλουτισμένο κείμενο: Αυτή η λειτουργία σάς δίνει τη δυνατότητα να ντύνετε το κείμενο του μηνύματός σας με γραμματοσειρές, χρώματα και στυλ όπως έντονη γραφή και πλάγια γραφή. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη μορφή του Gmail και σχεδόν όλα τα μηνύματα αυτές τις μέρες χρησιμοποιούν αυτήν τη μορφή.
• Απλό κείμενο: Αυτή η λειτουργία δεν προσφέρει καμία μορφοποίηση για το κείμενό σας: χωρίς γραμματοσειρές, χωρίς μεγέθη τύπου, χωρίς πλάγιους χαρακτήρες.

Ποια είναι η χρήση αυτής της λειτουργίας απλού κειμένου; Είναι σπάνιο στις μέρες μας, αλλά εξακολουθούν να υπάρχουν μερικά πολύ παλιά ή πολύ απλά προγράμματα email που πνίγονται όταν αντιμετωπίζουν πλούσιο κείμενο. Εάν στείλετε ένα εμπλουτισμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον και αυτό το άτομο παραπονιέται ότι το κείμενό σας είναι απλώς ένα κουκούτσι ακατανόητων συμβόλων, πρέπει να στείλετε ξανά το μήνυμά σας χρησιμοποιώντας τη λειτουργία απλού κειμένου. Δείτε πώς γίνεται:

Δημιουργήστε, διευθύνετε και συνθέστε το email σας.

Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες επιλογές. Περισσότερες επιλογές είναι οι τρεις κάθετες κουκκίδες κοντά στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου Νέο μήνυμα. (Φαίνεται στο σχήμα.)

Από το μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ για να επιλέξετε Λειτουργία απλού κειμένου. Το Gmail προσθέτει ένα σημάδι επιλογής στα αριστερά της εντολής, όπως φαίνεται. Το Gmail αφαιρεί επίσης όλη τη μορφοποίηση από το κείμενο του μηνύματός σας.

Όταν επιλέγετε την εντολή Λειτουργία απλού κειμένου, το Gmail αφαιρεί όλη την υπάρχουσα μορφοποίηση κειμένου και την πετάει. Μπορεί να πιστεύετε ότι η απενεργοποίηση της λειτουργίας απλού κειμένου θα επαναφέρει την προηγούμενη μορφοποίησή σας, αλλά όχι, αυτό δεν συμβαίνει. Επομένως, εάν έχετε ένα περίτεχνα μορφοποιημένο μήνυμα, σκεφτείτε δύο φορές πριν ενεργοποιήσετε την εντολή Λειτουργία απλού κειμένου.

Κάντε κλικ στην Αποστολή. Το Gmail στέλνει το μήνυμά σας με απλό κείμενο.

Για να στείλετε το μήνυμά σας χωρίς μορφοποίηση κειμένου, επιλέξτε την επιλογή Λειτουργία απλού κειμένου.

Ρύθμιση της προεπιλεγμένης συμπεριφοράς απάντησης

Όπως μαθαίνετε λίγο αργότερα σε αυτό το κεφάλαιο, όταν ανοίγετε ένα μήνυμα, το Gmail προσφέρει ένα κουμπί Απάντηση στο οποίο κάνετε κλικ για να στείλετε μια απάντηση στο άτομο που έστειλε το μήνυμα. Εάν το μήνυμα στάλθηκε σε δύο ή περισσότερα άτομα και θέλετε να στείλετε την απάντησή σας σε όλους, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Περισσότερα και μετά να κάνετε κλικ στην Απάντηση σε όλους.

Πολλοί άνθρωποι διαπιστώνουν ότι χρησιμοποιούν την Απάντηση σε όλα πιο συχνά από την Απάντηση, έτσι ώστε το επιπλέον κλικ στο κουμπί Περισσότερα γίνεται λίγο ενοχλητικό. Ευτυχώς, μπορείτε να ζητήσετε από το Gmail να αλλάξει τα πράγματα και να κάνει το κουμπί Απάντηση σε όλους το προεπιλεγμένο κουμπί και να ορίσετε την Απάντηση το κουμπί στο οποίο έχετε πρόσβαση κάνοντας πρώτα κλικ στο Περισσότερα. Δείτε πώς:

Επιλέξτε Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις. Το Gmail ανοίγει τη σελίδα Ρυθμίσεις, με την καρτέλα Γενικά να εμφανίζεται.

Για τη ρύθμιση Προεπιλεγμένη συμπεριφορά απάντησης, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Απάντηση σε όλους, όπως φαίνεται. Για να επαναφέρετε την επιλογή Απάντηση ως προεπιλογή, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Απάντηση.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας Ρυθμίσεις.

Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Απάντηση σε όλους για να ορίσετε αυτήν την εντολή ως προεπιλεγμένη συμπεριφορά απάντησης του Gmail.

Απάντηση και αρχειοθέτηση με μια πτώση

Η αρχειοθέτηση ενός μηνύματος—μετακίνηση του μηνύματος στον φάκελο All Mail του Gmail—είναι μια υπόθεση 2 βημάτων:

Κάντε κλικ στην Απάντηση για να στείλετε μια απάντηση στον αποστολέα του μηνύματος.

Κάντε κλικ στην Αρχειοθέτηση για να μετακινήσετε το ληφθέν μήνυμα στο φάκελο Όλα τα μηνύματα.

Εάν εκτελείτε αυτά τα δύο βήματα ξανά και ξανά, μπορείτε γρήγορα να ζητήσετε από το Gmail να τα συνδυάσει σε ένα μόνο βήμα:

Επιλέξτε Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις. Το Gmail ανοίγει τη σελίδα Ρυθμίσεις, με την καρτέλα Γενικά να εμφανίζεται.

Για τη ρύθμιση Αποστολή και Αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Εμφάνιση "Αποστολή & Αρχειοθέτηση" στην Απάντηση. Για να επιστρέψετε στην προεπιλεγμένη συμπεριφορά, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Απόκρυψη "Αποστολή & Αρχειοθέτηση" στην Απάντηση.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας Ρυθμίσεις.

Τώρα, όταν κάνετε κλικ στην Απάντηση ή στην Απάντηση σε όλους, το παράθυρο μηνύματος που προκύπτει, που εμφανίζεται, περιλαμβάνει και ένα κουμπί Αποστολή (αυτό στα δεξιά) και ένα κουμπί Αποστολή & Αρχειοθέτηση (αυτό στα αριστερά). Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Αποστολή & Αρχειοθέτηση, το Gmail στέλνει την απάντηση και μετακινεί αυτόματα το αρχικό μήνυμα στο φάκελο Όλα τα μηνύματα. Γλυκό τετράγωνο!

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή & Αρχειοθέτηση για αυτόματη αρχειοθέτηση του αρχικού μηνύματος.

Ρύθμιση του προεπιλεγμένου στυλ κειμένου

Νωρίτερα σε αυτό το κεφάλαιο, θα μιλήσω για το πώς μπορείτε να μορφοποιήσετε το κείμενο του μηνύματός σας με διαφορετική γραμματοσειρά, μέγεθος κειμένου, χρώμα και άλλα χαρακτηριστικά. Εάν διαπιστώσετε ότι κάνετε συνεχώς τις ίδιες προσαρμογές μορφοποίησης κειμένου, μπορείτε να εξοικονομήσετε κάποια φθορά στα δάχτυλά σας ορίζοντας αυτές τις προσαρμογές στο Gmail ισοδύναμο της πέτρας. Το Gmail προσφέρει μια ρύθμιση Προεπιλεγμένου στυλ κειμένου που περιλαμβάνει τη γραμματοσειρά, το μέγεθος του τύπου και το χρώμα του κειμένου. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση σε κάτι που ταιριάζει στο τυπογραφικό σας στυλ:

Επιλέξτε Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις. Το Gmail ανοίγει τη σελίδα Ρυθμίσεις, με την καρτέλα Γενικά να εμφανίζεται.

Για τη ρύθμιση Προεπιλεγμένο στυλ κειμένου, χρησιμοποιήστε τα στοιχεία ελέγχου Γραμματοσειρά, Μέγεθος και Χρώμα κειμένου για να μορφοποιήσετε το κείμενο όπως προτιμάτε. Κάτω από αυτά τα στοιχεία ελέγχου, το κείμενο Αυτό είναι το πώς θα μοιάζει το κείμενο του σώματος σας δείχνει το αποτέλεσμα του κόπου σας.
Αν το μπερδέψετε, μπορείτε να ξεκινήσετε από την αρχή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Αφαίρεση μορφοποίησης (που επισημαίνεται στο σχήμα).

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας Ρυθμίσεις.

Χρησιμοποιήστε τα στοιχεία ελέγχου Προεπιλεγμένου στυλ κειμένου για να προσαρμόσετε το κείμενο του email σας.

Αποτροπή αυτόματης δημιουργίας επαφών από το Gmail

Μία από τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Gmail είναι ότι όταν στέλνετε ένα νέο μήνυμα σε — ή απαντάτε σε ένα μήνυμα από — κάποιον που δεν βρίσκεται στην εφαρμογή Επαφές, το Gmail προσθέτει αυτόματα τη διεύθυνση email αυτού του ατόμου στην ενότητα Άλλες επαφές της εφαρμογής Επαφές.

Γιατί να το κάνει αυτό το Gmail; Επειδή, με αυτόν τον τρόπο, την επόμενη φορά που θα αρχίσετε να εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτού του ατόμου στο πεδίο Προς, Κοινοποίηση ή BCC, το Gmail εμφανίζει τη διεύθυνση ώστε να μπορείτε να την επιλέξετε αντί να πληκτρολογήσετε ολόκληρη. Αυτό ονομάζεται αυτόματη συμπλήρωση της διεύθυνσης.

Αυτός είναι ένας αξιέπαινος λόγος, σίγουρα, αλλά σημαίνει ότι θα καταλήξετε με τόνους δυνητικά άχρηστων διευθύνσεων στην εφαρμογή Επαφές. Σίγουρα, αυτές οι διευθύνσεις είναι κρυμμένες στην ενότητα Άλλες επαφές, αλλά αν πραγματικά δεν θέλετε να συσσωρεύονται όλες αυτές οι διευθύνσεις, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την αυτόματη συμπλήρωση διευθύνσεων ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Επιλέξτε Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις. Το Gmail ανοίγει τη σελίδα Ρυθμίσεις, με την καρτέλα Γενικά να εμφανίζεται.

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη ρύθμιση Δημιουργία επαφών για αυτόματη συμπλήρωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Θα προσθέσω επαφές ο ίδιος, όπως φαίνεται.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας Ρυθμίσεις.

Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Θα προσθέσω επαφές ο ίδιος.

5 εκπληκτικές ρυθμίσεις ανάγνωσης

Η ανάγνωση μηνυμάτων στο Gmail φαίνεται σαν άλλη μια ασήμαντη εργασία. Εξάλλου, για να διαβάσετε ένα μήνυμα, κάνετε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, διαβάστε το κείμενο, είτε στο παράθυρο του μηνύματος είτε στο παράθυρο ανάγνωσης. Έγινε και έγινε, σωστά; Οχι τόσο γρήγορα. Το Gmail έχει πολλές ρυθμίσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προσαρμόσετε την εμπειρία ανάγνωσης ώστε να ταιριάζει στο στυλ σας. Το υπόλοιπο αυτού του κεφαλαίου σας οδηγεί σε πέντε από τα πιο χρήσιμα.

Απενεργοποίηση προβολής συνομιλίας

Από προεπιλογή, το Gmail οργανώνει μηνύματα κατά συνομιλία , η οποία αναφέρεται σε ένα αρχικό μήνυμα και σε όλες τις απαντήσεις του, απαντήσεις σε απαντήσεις κ.λπ. Αυτή είναι μια λογική ρύθμιση, επειδή σας διευκολύνει να δείτε την τάση της συνομιλίας και να εντοπίσετε μια συγκεκριμένη απάντηση. Οι συνομιλίες διατηρούν επίσης τα εισερχόμενά σας τακτοποιημένα, επειδή ολόκληρη η συνομιλία βρίσκεται σε ένα μόνο "μήνυμα" στα εισερχόμενα.

Ωστόσο, σε πολλούς ανθρώπους δεν αρέσει να οργανώνουν μηνύματα με συνομιλίες επειδή όλα τα μηνύματα είναι «κρυμμένα» μέσα στο αρχικό μήνυμα. Αυτοί οι άνθρωποι προτιμούν να βλέπουν όλα τα μηνύματά τους ανοιχτά.

Εάν πέσετε σε αυτό το στρατόπεδο, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα για να απενεργοποιήσετε την προεπιλεγμένη προβολή συνομιλίας του Gmail:

Επιλέξτε Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις. Το Gmail ανοίγει τη σελίδα Ρυθμίσεις, με την καρτέλα Γενικά να εμφανίζεται.

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη ρύθμιση Προβολή συνομιλίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Απενεργοποίηση προβολής συνομιλίας, όπως φαίνεται.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας Ρυθμίσεις.

Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Απενεργοποίηση προβολής συνομιλίας.

Προσθήκη δεικτών σημασίας

Το Gmail παρακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε την εφαρμογή και τα μηνύματα που λαμβάνετε ως τρόπο να καταλάβετε ποια μηνύματα είναι σημαντικά και ποια όχι. Εάν η ανάλυση του Gmail λέει ότι ένα μήνυμα είναι σημαντικό, το Gmail προσθέτει αυτόματα την ετικέτα Σημαντικό στο μήνυμα, που σημαίνει ότι μπορείτε να προβάλετε το μήνυμα εκτός του θορύβου των εισερχομένων σας επιλέγοντας την ετικέτα Σημαντικό στο κύριο μενού.

Αυτό είναι πολύ βολικό, αλλά υπάρχει μια μύγα σε αυτήν τη σούπα: Ο μόνος τρόπος για να μάθετε εάν το Gmail έχει δηλώσει ότι ένα μήνυμα είναι σημαντικό είναι να δείτε τα περιεχόμενα της ετικέτας Σημαντικό. Δηλαδή, το Gmail δεν προσφέρει καμία ένδειξη στα εισερχόμενα σχετικά με το ποια μηνύματα είναι σημαντικά και ποια όχι.

Εάν αυτό σας φαίνεται απλά λάθος, δείτε πώς μπορείτε να το διορθώσετε:

Επιλέξτε Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις. Το Gmail ανοίγει τη σελίδα Ρυθμίσεις, με την καρτέλα Γενικά να εμφανίζεται.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισερχόμενα.

Για τις ρυθμίσεις Σημαντήρες σημασίας, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Εμφάνιση δεικτών, όπως φαίνεται.

Αν νομίζετε ότι είναι ανατριχιαστικό το γεγονός ότι το Gmail αναλύει τα μηνύματά σας ως προς τη σημασία, σας ακούω. Ευτυχώς, μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτήν την κατασκοπική συμπεριφορά. Στην καρτέλα Εισερχόμενα, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Μην χρησιμοποιείτε τις προηγούμενες ενέργειες για να προβλέψετε ποιο μήνυμα είναι σημαντικό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση αλλαγών.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας.

Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Εμφάνιση δεικτών.

Ρύθμιση του μέγιστου μεγέθους σελίδας

Οι ετικέτες του Gmail μπορεί να καταλήγουν με ένα σωρό μηνύματα. Το Gmail χειρίζεται μεγάλες λίστες μηνυμάτων διαιρώντας τη λίστα σε ξεχωριστές σελίδες, με έως και 50 μηνύματα (ή συνομιλίες, εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε την προβολή συνομιλίας) ανά σελίδα. Ανάλογα με τον τρόπο που εργάζεστε, τα 50 θα φαίνονται είτε ως ένας γελοία μεγάλος αριθμός είτε ως ένας γελοία μικρός αριθμός.

Είτε έτσι είτε αλλιώς, ο αριθμός δεν είναι καθορισμένος και μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα για να ορίσετε διαφορετικό μέγιστο μέγεθος σελίδας:

Επιλέξτε Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις. Το Gmail ανοίγει τη σελίδα Ρυθμίσεις με την καρτέλα Γενικά να εμφανίζεται.

Για τη ρύθμιση Μέγιστο μέγεθος σελίδας, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Εμφάνιση X συνομιλιών ανά σελίδα για να επιλέξετε πόσα μηνύματα (ή συνομιλίες) θέλετε ανά σελίδα, όπως φαίνεται.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας Ρυθμίσεις.

Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Εμφάνιση X συνομιλιών ανά σελίδα για να επιλέξετε το μέγιστο μέγεθος σελίδας.

Διαχείριση ειδοποιήσεων

Από προεπιλογή, το Gmail δεν εμφανίζει ειδοποίηση στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας όταν έρχεται ένα νέο μήνυμα. Αυτό είναι πιθανώς εξίσου καλό επειδή πολλές μελέτες έχουν δείξει ότι η ειδοποίηση ενός νέου μηνύματος (και το συνοδευτικό "ping") είναι μεγάλη απόσπαση της προσοχής και, ως εκ τούτου, ένας σημαντικός δολοφόνος παραγωγικότητας.

Τούτου λεχθέντος, ίσως θελήσετε να διακινδυνεύσετε την απόσπαση της προσοχής ούτως ή άλλως και να δώσετε στο Gmail άδεια να εμφανίζει ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας. Είναι επίσης δυνατό να διαμορφώσετε το Gmail ώστε να εμφανίζει μια ειδοποίηση μόνο για μηνύματα που φέρουν την ετικέτα Σημαντικό, επομένως θεωρήστε ότι είναι ένας συμβιβασμός που αξίζει να ληφθεί υπόψη.

Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να δώσετε στο Gmail άδεια να εμφανίζει ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας και να διαμορφώσει αυτές τις ειδοποιήσεις:

Επιλέξτε Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις. Το Gmail ανοίγει τη σελίδα Ρυθμίσεις, με την καρτέλα Γενικά να εμφανίζεται.

Στη ρύθμιση Ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας, κάντε κλικ στο Κάντε κλικ εδώ για να ενεργοποιήσετε τις Ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας για την εταιρική αλληλογραφία (όπου Εταιρεία είναι το όνομα της επιχείρησής σας). Το πρόγραμμα περιήγησής σας ρωτά εάν θέλετε να επιτρέψετε στο mail.google.com να εμφανίζει ειδοποιήσεις, όπως φαίνεται.

Το πρόγραμμα περιήγησής σας θέλει να γνωρίζει εάν θα επιτρέψετε στο Gmail να εμφανίζει ειδοποιήσεις.

Κάντε κλικ στην επιλογή Να επιτρέπεται.

Επιλέξτε την επιλογή ειδοποίησης επιφάνειας εργασίας που προτιμάτε:

• Ειδοποιήσεις νέας αλληλογραφίας Ενεργοποιημένες: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί επιλογής για να δείτε μια ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας για όλα τα εισερχόμενα μηνύματα.
• Σημαντικές ειδοποιήσεις αλληλογραφίας Ενεργοποιημένο: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί επιλογής (όπως φαίνεται) για να δείτε μια ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας μόνο για εισερχόμενα μηνύματα που το Gmail χαρακτηρίζει ως Σημαντικά.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας Ρυθμίσεις.

Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Σημαντικές ειδοποιήσεις αλληλογραφίας On για να δείτε ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας μόνο για σημαντικά μηνύματα.

Ένδειξη μηνυμάτων που αποστέλλονται μόνο σε εσάς

Εάν λαμβάνετε έναν τόνο αλληλογραφίας από λίστες αλληλογραφίας και παρόμοια ομαδικά μηνύματα, είναι χρήσιμο να κάνετε διάκριση μεταξύ των μηνυμάτων που λαμβάνετε μέσω της λίστας ή της ομάδας και των μηνυμάτων που απευθύνονται απευθείας σε εσάς. (Η διαφοροποίηση των μηνυμάτων με αυτόν τον τρόπο έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα της βελτίωσης της ανίχνευσης ανεπιθύμητων μηνυμάτων, επειδή πολλά ανεπιθύμητα μηνύματα αποστέλλονται ως μαζικές αποστολές.)

Για τα μηνύματα που λαμβάνετε, υπάρχουν στην πραγματικότητα τρία επίπεδα διεύθυνσης που πρέπει να διαφοροποιήσετε εδώ:

• Μηνύματα που αποστέλλονται σε μία μόνο διεύθυνση που αντιπροσωπεύει μια λίστα αλληλογραφίας ή μια ομάδα
• Μηνύματα που αποστέλλονται σε πολλές μεμονωμένες διευθύνσεις, συμπεριλαμβανομένης της δικής σας
• Τα μηνύματα αποστέλλονται μόνο στη διεύθυνσή σας

Δεν είναι γενικά αλήθεια, αλλά από τη δική σας οπτική γωνία, η προηγούμενη λίστα μπορεί να αντιμετωπιστεί ως δείκτης αυξανόμενης συνάφειας μηνυμάτων. Δηλαδή, τα μηνύματα που αποστέλλονται σε μια λίστα αλληλογραφίας ή μια ομάδα είναι πιο πιθανό να μην είναι και τόσο σχετικά. Τα μηνύματα που λαμβάνετε και έχουν σταλεί σε πολλά άτομα είναι πιθανό να είναι πιο σχετικά. και τα μηνύματα που αποστέλλονται μόνο σε εσάς είναι πιθανό να είναι τα πιο σχετικά.

Το Gmail διαθέτει μια δυνατότητα που ονομάζεται δείκτες προσωπικών επιπέδων που αντικατοπτρίζει αυτήν την ιεραρχία συνάφειας:

• Τα μηνύματα που αποστέλλονται σε μια μεμονωμένη διεύθυνση που αντιπροσωπεύει μια λίστα αλληλογραφίας ή μια ομάδα δεν λαμβάνουν ένδειξη.
• Τα μηνύματα που αποστέλλονται σε πολλές μεμονωμένες διευθύνσεις, συμπεριλαμβανομένης της δικής σας, λαμβάνουν ένδειξη βέλους (›).
• Τα μηνύματα που αποστέλλονται μόνο στη διεύθυνσή σας έχουν ένδειξη διπλού βέλους (»).

Εάν αυτό ακούγεται σαν μια λογική ρύθμιση, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε δείκτες προσωπικού επιπέδου:

Επιλέξτε Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις. Το Gmail ανοίγει τη σελίδα Ρυθμίσεις, με την καρτέλα Γενικά να εμφανίζεται.

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη ρύθμιση Προσωπικοί δείκτες επιπέδου και κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Εμφάνιση δεικτών, όπως φαίνεται.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας Ρυθμίσεις.

Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Εμφάνιση δεικτών.