10 Συμβουλές για εργασία από το σπίτι με τις εφαρμογές G Suite

Σε αυτό το άρθρο, σας παρουσιάζω δέκα συμβουλές και τεχνικές του G Suite που μπορούν να βοηθήσουν την εργασία από το σπίτι να εργαστεί αποτελεσματικά από το σπίτι.

Καθώς το έγραφα την άνοιξη και το καλοκαίρι του 2020, ολόκληρος ο κόσμος είχε σχεδόν σταματήσει για να σταματήσει —ή τουλάχιστον να επιβραδύνει— την εξάπλωση του νέου κοροναϊού που εμφανίστηκε στα τέλη του 2019. Κυριολεκτικά εν μία νυκτί, εκείνοι του Εμείς που είχαμε συνηθίσει να περνάμε τις εργάσιμες μέρες μας σε πολυσύχναστα γραφεία που βρίσκονται σε μακρινούς ουρανοξύστες, αναγκαζόμασταν τώρα να μένουμε σπίτι, σε καραντίνα από τους συναδέλφους και τα αφεντικά μας.

Το να είσαι σπίτι σημαίνει να βλέπεις Netflix όλη μέρα, σωστά; Καλη ευκαιρια! Όχι, η δουλειά μας εξακολουθούσε να φωνάζει για να γίνει, και αυτοί οι συνάδελφοι και τα αφεντικά εξακολουθούσαν να ζητούν την προσοχή μας. Τα ίδια στελέχη που απέρριψαν κάθε έκκληση να επιτραπεί στους υπαλλήλους να εργάζονται από το σπίτι στο Πριν από τον Χρόνο, επέμειναν ότι τώρα όλοι ήταν υπάλληλοι εργασίας από το σπίτι.

Α, αλλά η εργασία από το σπίτι δεν είναι τόσο εύκολη όσο ακούγεται. Οι περισπασμοί αφθονούν, η εργασία δεν δεσμεύεται πλέον με τις μετακινήσεις από και προς το γραφείο και είναι απλώς πιο δύσκολο να ολοκληρώσεις τα πράγματα όταν τα άτομα στα οποία βασίζεσαι ή με τα οποία συνεργάζεσαι είναι βουρκωμένα στα σπίτια τους. Ευτυχώς, το G Suite έχει την πλάτη σας εδώ.

Ορίστε τις ώρες εργασίας σας

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα με την εργασία από το σπίτι είναι ότι το εργάσιμο μέρος της ημέρας σας δεν έχει καθορισμένη αρχή και τέλος. Τουλάχιστον όταν εργάζεστε στο γραφείο, η πρωινή μετακίνηση λειτουργεί ως μετάβαση στην εργάσιμη ημέρα σας και η μετακίνηση στο σπίτι είναι ένα μήνυμα στο μυαλό και το σώμα σας ότι το εργάσιμο μέρος της ημέρας έχει ολοκληρωθεί. (Ναι, ξέρω ότι οι σύγχρονες εργάσιμες μέρες μας είναι πραγματικά 24 ώρες το 24ωρο, αλλά χιούμορ μου εδώ.) Στο σπίτι, όπου η «μεταφορά» σας είναι, στην καλύτερη περίπτωση, μια βόλτα στο διάδρομο ή μια σκάλα, δεν αποκτήστε την ίδια αίσθηση διαχωρισμού μεταξύ της επαγγελματικής σας ζωής και της υπόλοιπης ζωής σας.

Ακόμη χειρότερα, οι συνάδελφοι και οι διευθυντές σας έχουν επίσης την ίδια έλλειψη ορίων επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, έτσι καταλήγουν να σας στέλνουν αιτήματα για συναντήσεις και συνομιλίες που γίνονται σχεδόν οποιαδήποτε ώρα της ημέρας ή της νύχτας. Είναι τρέλα!

Μπορείτε να αντεπιτεθείτε και να δώσετε λίγη λογική στη ζωή σας στην εργασία από το σπίτι, ρυθμίζοντας τις ώρες εργασίας σας , που είναι οι ημέρες της εβδομάδας που εργάζεστε και οι ώρες εκείνες τις ημέρες που έχετε αφιερώσει στη δουλειά. Κάθε άτομο που δεν έχει προσωπική ζωή και προσπαθεί να σας προσκαλέσει σε μια συνάντηση κάποια τρελή ώρα του πρωινού ή του βραδιού, λαμβάνει ειδοποίηση ότι το συμβάν συμβαίνει εκτός των ωρών εργασίας σας, όπως φαίνεται.

Το Ημερολόγιο ενημερώνει τους χρήστες πότε προσπαθούν να σας προσκαλέσουν σε μια εκδήλωση που λαμβάνει χώρα εκτός των ωρών εργασίας σας.

Μπορείτε να ορίσετε τις ώρες εργασίας σας χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Ημερολόγιο:

Μεταβείτε στο calendar.google.com .

Επιλέξτε Μενού Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις από τη γραμμή μενού.

Στη νέα σελίδα που εμφανίζεται, επιλέξτε Ώρες εργασίας από το μενού πλοήγησης στα αριστερά.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ωρών εργασίας.

Καταργήστε την επιλογή του εικονιδίου για κάθε ημέρα της εβδομάδας που δεν εργάζεστε.

Χρησιμοποιώντας τα χειριστήρια για την πρώτη ημέρα της εργάσιμης εβδομάδας, ορίστε τις ώρες έναρξης και λήξης της εργάσιμης ημέρας.

Επιλέξτε το Copy Time to All για να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες ώρες σε κάθε μία από τις άλλες εργάσιμες ημέρες σας. Εάν εργάζεστε διαφορετικές ώρες κάθε μέρα, παραλείψτε το Βήμα 7 και ορίστε τις ώρες έναρξης και λήξης για κάθε εργάσιμη ημέρα.

Καθορίστε την εργάσιμη ημέρα σας προσδιορίζοντας τις ώρες εργασίας σας.

Για να ειδοποιούνται τα μέλη της ομάδας σας όταν προσπαθούν να σας παρασύρουν σε μια εκδήλωση που είναι εκτός των ωρών εργασίας σας, πρέπει να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με την ομάδα.

Δείξτε τη διαθεσιμότητά σας

Ο καθορισμός των τυπικών ωρών εργασίας σας, όπως περιγράφω στην προηγούμενη ενότητα, είναι μια εξαιρετική αρχή για τον καθορισμό ορίων μεταξύ της επαγγελματικής σας ζωής και της οικιακής σας ζωής. Ωστόσο, μερικές φορές πρέπει να βγείτε από το γραφείο στο σπίτι για μερικές ώρες ή ακόμα και μερικές ημέρες. Σε τέτοιες περιπτώσεις, πρέπει να ενημερώσετε τους άλλους ότι δεν είστε διαθέσιμοι. Το G Suite προσφέρει δύο μεθόδους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

• Ρυθμίστε μια ανταπόκριση διακοπών στο Gmail.
• Δημιουργήστε ένα "συμβάν" εκτός γραφείου στο Ημερολόγιο.

Το τελευταίο από αυτά είναι ένας ειδικός τύπος γεγονότων που αποκλείει ένα συγκεκριμένο τμήμα χρόνου σε μία ή περισσότερες ημέρες. Όταν κάποιος προσπαθεί να σας προσκαλέσει σε μια συνάντηση ή άλλη εκδήλωση κατά τη διάρκεια αυτών των ωρών, το Ημερολόγιο απορρίπτει αυτόματα την πρόσκληση.

Για να προγραμματίσετε μια εκδήλωση εκτός γραφείου, το Ημερολόγιο προσφέρει μερικούς τρόπους για να ξεκινήσετε:

• Για ένα μονοήμερο συμβάν εκτός γραφείου, μεταβείτε στην ημερομηνία, μεταβείτε στην προβολή ημέρας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην περιοχή της ζώνης ώρας. Εναλλακτικά, μεταβείτε στην προβολή μήνα, μεταβείτε στον μήνα του συμβάντος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην ημερομηνία του συμβάντος.
• Για μια πολυήμερη εκδήλωση εκτός γραφείου, μεταβείτε στις ημερομηνίες, μεταβείτε στην προβολή Εβδομάδας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ και σύρετε στην περιοχή της ζώνης ώρας για κάθε ημέρα του συμβάντος. Εναλλακτικά, μεταβείτε στην προβολή μήνα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ και σύρετε σε κάθε ημέρα της εκδήλωσης.

Το Ημερολόγιο δημιουργεί ένα νέο συμβάν και ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ολοκληρώσετε το συμβάν εκτός γραφείου:

Επιλέξτε την καρτέλα Εκτός γραφείου. Το Ημερολόγιο αλλάζει στη διεπαφή που εμφανίζεται.

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Εκτός γραφείου για να ρυθμίσετε ένα συμβάν εκτός γραφείου στο Ημερολόγιο.

Εάν οι ώρες έναρξης και/ή λήξης εκτός γραφείου είναι λανθασμένες, κάντε κλικ κάθε φορά και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το στη σωστή ώρα ή επιλέξτε την ώρα που θέλετε από τη λίστα.

Εάν δεν θέλετε το Ημερολόγιο να απορρίπτει προσκλήσεις για εσάς, αποεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη απόρριψη νέων και υπαρχουσών συσκέψεων.

Εάν κοροϊδέψατε το Βήμα 3 (καλό για εσάς!), χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Μήνυμα για να καθορίσετε το μήνυμα που στέλνει το Ημερολόγιο στους διοργανωτές της σύσκεψης.

Επιλέξτε Αποθήκευση. Εάν έχετε αφήσει επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη απόρριψη νέων και υπαρχουσών συσκέψεων, το Ημερολόγιο σάς ζητά να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε η εφαρμογή να απορρίπτει συσκέψεις για λογαριασμό σας.

Επιλέξτε Αποθήκευση & Απόρριψη. Το Ημερολόγιο προσθέτει το συμβάν εκτός γραφείου στην περιοχή Εκδηλώσεις.

Πες στο chat να χαλαρώσεις για λίγο

Μία από τις μοναδικές προκλήσεις της εργασίας από το σπίτι είναι ότι συχνά πρέπει να εκτελέσετε άλλες εργασίες στο σπίτι κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας: Αδειάστε το πλυντήριο πιάτων, γεμίστε το πλυντήριο πιάτων, βάλτε ένα φορτίο ρούχων, αποτριχώστε τον σκύλο και ούτω καθεξής.

Εάν οι συνάδελφοί σας είναι πολύ κουβέντες, πιθανότατα δεν θέλετε να έρχονται μια γροθιά ειδοποιήσεων συνομιλίας ενώ φροντίζετε το σπίτι. Για να θέσετε σε σίγαση τις ειδοποιήσεις συνομιλίας για λίγο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Μεταβείτε στο chat.google.com για να ανοίξετε το Chat.

Επιλέξτε το μενού Ειδοποιήσεις, το οποίο εμφανίζεται στα δεξιά του λογότυπου της συνομιλίας. Το Chat εμφανίζει τη λίστα Σίγασης Ειδοποιήσεων, όπως φαίνεται.

Χρησιμοποιήστε τη λίστα Σίγαση ειδοποιήσεων για να καθορίσετε πόσο καιρό θέλετε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Μην ενοχλείτε.

Επιλέξτε το χρονικό διάστημα που θέλετε μια ευτυχισμένη σιωπή. Το Chat ενεργοποιεί το Do Not Disturb για το χρονικό διάστημα που επιλέξατε και αλλάζει την κατάστασή σας από Ενεργό σε Μην ενοχλείτε (το λογότυπο της σελήνης), όπως φαίνεται.

Αφού κάνετε σίγαση των ειδοποιήσεων, το Chat αλλάζει την κατάστασή σας σε Μην ενοχλείτε.

Διατηρήστε την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο

Όταν είστε στο σπίτι και όλοι με τους οποίους συναλλάσσεστε καθημερινά βρίσκονται κάπου «εκεί έξω», μπορεί να είναι εύκολο να πέσετε στην παγίδα της απάντησης σε αιτήματα, ερωτήσεις και συζητήσεις χρησιμοποιώντας κανάλια επικοινωνίας που βασίζονται σε κείμενο, όπως email, μηνύματα, και συνομιλία. Αυτές οι μέθοδοι είναι βολικές και γρήγορες, αλλά έρχονται με ένα σημαντικό μειονέκτημα: Όταν δεν βλέπεις, δεν έχεις μυαλό. Δηλαδή, η επικοινωνία με τους συναδέλφους μόνο μέσω του γραπτού λόγου μπορεί να διαβρώσει γρήγορα τις σχέσεις σας και μπορεί να κάνει όλες τις επικοινωνίες σας να αισθάνονται όλο και πιο απρόσωπες και επίσημες.

Πώς εμποδίζετε τις εργασιακές σας σχέσεις να πάνε νότια με αυτόν τον τρόπο; Εύκολη: Συνδεθείτε μέσω βίντεο όσο πιο συχνά μπορείτε (ή όσο συχνά νιώθετε άνετα). Δεν υπάρχει υποκατάστατο για τη συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο ως τρόπο να παραμείνετε ενήμεροι, να διατηρήσετε τις σχέσεις φιλικές και εγκάρδιες και να ανταποκριθείτε με ενσυναίσθηση (επειδή μπορείτε να διαβάσετε τις εκφράσεις του προσώπου και να ακούσετε τον τόνο της φωνής).

Ευτυχώς, το G Suite κάνει μια συνάντηση βίντεο χωρίς μυαλό, χάρη στις εύκολες ρυθμίσεις βιντεοσύσκεψης του Google Meet.

Μάθετε ποια εργαλεία επικοινωνίας να χρησιμοποιήσετε

Το G Suite σάς προσφέρει πολλούς τρόπους για να επικοινωνήσετε με τους συναδέλφους σας, αλλά δεν είναι κάθε εργαλείο επικοινωνίας κατάλληλο για κάθε εργασία. Εξάλλου, δεν θα χρησιμοποιούσατε σφυρί για να ξεφλουδίσετε ένα πορτοκάλι. (Τουλάχιστον, νομίζω ότι δεν θα το έκανες.)

Ακολουθούν οι κύριες εφαρμογές επικοινωνίας του G Suite, μαζί με ορισμένες προτάσεις σχετικά με το πότε είναι κατάλληλο να χρησιμοποιηθεί η καθεμία:

• Συνομιλία: Χρήσιμο για σύντομες συνομιλίες, ενημερώσεις ευαίσθητες στο χρόνο, επείγοντα μηνύματα και γρήγορη ανατροφοδότηση.
• Κλήση βίντεο: Χρήσιμο για συνομιλίες που αποτελούνται από ευαίσθητα θέματα, εποικοδομητική κριτική ή οποιοδήποτε άλλο θέμα όπου οι εκφράσεις του προσώπου είναι σημαντικές.
• Ομάδες: Χρήσιμο για τις περισσότερες καθημερινές επικοινωνίες, συνεδρίες ερωτήσεων και απαντήσεων, ενημερώσεις κατάστασης και ούτω καθεξής.
• Meet: Χρήσιμο για μεγαλύτερες συζητήσεις, μεγαλύτερες ομάδες ή ad hoc συσκέψεις για τη συζήτηση θεμάτων πολύ περίπλοκων για αναρτήσεις Ομάδων.
• Gmail: Χρήσιμο για μεγαλύτερα, πιο προσεκτικά και λιγότερο ευαίσθητα στον χρόνο μηνύματα και απαντήσεις.

Προσθέστε ζώνες ώρας στο Ημερολόγιό σας

Εάν έχετε συναδέλφους, πελάτες ή προμηθευτές που εργάζονται σε διαφορετική ζώνη ώρας, είναι συχνά σημαντικό να γνωρίζετε τη σωστή ώρα σε αυτήν τη ζώνη. Για παράδειγμα, πιθανότατα δεν θα έχετε μεγάλη τύχη να καλέσετε κάποιον στη δουλειά στις 9 π.μ. την ώρα σας, εάν αυτό το άτομο ζει σε μια ζώνη ώρας που είναι τρεις ώρες πίσω σας. Ομοίως, αν γνωρίζετε ότι ένας συνάδελφος σε επαγγελματία φεύγει από την εργασία του στις 5 μ.μ. και αυτό το άτομο εργάζεται σε μια ζώνη ώρας που είναι επτά ώρες μπροστά σας, ξέρετε ότι τυχόν κλήσεις που πραγματοποιείτε σε αυτό το άτομο πρέπει να πραγματοποιούνται πριν από τις 10 π.μ. ώρα σας.

Εάν πρέπει να είστε σίγουροι για την τρέχουσα ώρα σε άλλη ζώνη ώρας, μπορείτε να προσαρμόσετε την εμφάνιση του Ημερολογίου ώστε να εμφανίζει όχι μόνο την τρέχουσα ώρα σας αλλά και ένα ή περισσότερα παγκόσμια ρολόγια , καθένα από τα οποία εμφανίζει την τρέχουσα ώρα σε άλλη ζώνη ώρας. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε ένα ή περισσότερα παγκόσμια ρολόγια στο Ημερολόγιο:

Προσαρμόστε το πρόγραμμα περιήγησής σας για την εμφάνιση του calendar.google.com .

Επιλέξτε Μενού Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις.

Στην ενότητα Παγκόσμιο ρολόι, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση παγκόσμιου ρολογιού.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη ζώνης ώρας. Το Ημερολόγιο προσθέτει μια λίστα Ζώνης ώρας.

Χρησιμοποιήστε τη λίστα Ζώνη ώρας για να επιλέξετε μια ζώνη ώρας που θέλετε να εμφανίζεται στο παγκόσμιο ρολόι σας.

Για να προσθέσετε περισσότερα παγκόσμια ρολόγια, επαναλάβετε τα βήματα 4 και 5 όπως απαιτείται. Το Ημερολόγιο αποθηκεύει αυτόματα τις ρυθμίσεις σας.

Το παρακάτω σχήμα δείχνει το Ημερολόγιο με μερικά παγκόσμια ρολόγια εν κινήσει.

Ημερολόγιο, που κουνάει μερικά παγκόσμια ρολόγια.

Η γνώση της τρέχουσας ώρας αλλού είναι εξαιρετική, αλλά δεν βοηθάει πολύ όταν πρόκειται να οργανώσετε εκδηλώσεις και συναντήσεις. Ευτυχώς, το Ημερολόγιο μπορεί να βοηθήσει εμφανίζοντας μια δεύτερη ζώνη ώρας στην προβολή ημέρας και στην προβολή εβδομάδας. Δείτε πώς μπορείτε να το ρυθμίσετε:

Ζητήστε από το πρόγραμμα περιήγησής σας να σας μεταφέρει στη διεύθυνση calendar.google.com .

Επιλέξτε Μενού Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις.

Στην ενότητα Ζώνη ώρας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση δευτερεύουσας ζώνης ώρας.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Ετικέτα στα δεξιά της λίστας Κύρια ζώνη ώρας για να εισαγάγετε ένα σύντομο όνομα για την κύρια ζώνη ώρας σας. Ενώ είστε σε αυτό, ελέγξτε ξανά ότι η λίστα Κύρια ζώνη ώρας έχει οριστεί στη ζώνη ώρας σας.

Χρησιμοποιήστε τη λίστα Δευτερεύουσα ζώνη ώρας για να επιλέξετε την άλλη ζώνη ώρας που θέλετε να εμφανίσετε.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Ετικέτα στα δεξιά της λίστας Δευτερεύουσα ζώνη ώρας για να εισαγάγετε ένα σύντομο όνομα για τη δεύτερη ζώνη ώρας.

Το παρακάτω σχήμα δείχνει την ενότητα Ζώνη ώρας με μια δευτερεύουσα ζώνη ώρας, η οποία είναι ρυθμισμένη και έτοιμη για χρήση.

Ρυθμίσεις Ζώνης ώρας του Ημερολογίου με προσθήκη δευτερεύουσας ζώνης ώρας.

Το παρακάτω σχήμα δείχνει πώς εμφανίζονται οι δύο ζώνες ώρας στο Ημερολόγιο (σε προβολή εβδομάδας, σε αυτήν την περίπτωση). Το Ημερολόγιο αποθηκεύει αυτόματα τις ρυθμίσεις σας.

Πώς εμφανίζονται οι δύο ζώνες ώρας στην προβολή Εβδομάδας.

Διαμόρφωση Ημερολογίου για γρήγορες συναντήσεις

Το μεγαλύτερο πρόβλημα με την εργασία από το σπίτι δεν είναι μόνο ότι έχετε πολλά καπέλα να φορέσετε — εκτός από το καπέλο εργασίας σας, μπορεί να έχετε επίσης ένα καπέλο συζύγου, ένα γονικό καπέλο, ένα καπέλο για μάγειρα, ένα καπέλο που βγάζει τα σκουπίδια και πολλά άλλα — αλλά συχνά χρειάζεται να αλλάζετε από το ένα καπέλο στο άλλο κατά τη διάρκεια της ημέρας. Αυτή είναι η ζωή στη μεγάλη πόλη, αλλά μπορείτε να δώσετε λίγο περισσότερο χρόνο στον εαυτό σας για να αλλάξετε καπέλα διαμορφώνοντας το Ημερολόγιο ώστε να προγραμματίζει ελαφρώς μικρότερες συναντήσεις από προεπιλογή. Χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις Speedy Meetings, το Ημερολόγιο προγραμματίζει αυτόματα τις συσκέψεις ως εξής:

• Όταν δημιουργείτε μια σύσκεψη 30 λεπτών, το Ημερολόγιο προγραμματίζει τη συνάντηση για μόλις 25 λεπτά. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε μια σύσκεψη 30 λεπτών για να ξεκινήσει στις 3:00 μ.μ., το Ημερολόγιο προγραμματίζει τη σύσκεψη να τελειώσει στις 3:25 μ.μ.
• Όταν δημιουργείτε οποιαδήποτε σύσκεψη μεγαλύτερη από 30 λεπτά, το Ημερολόγιο ορίζει την ώρα λήξης για 10 λεπτά λιγότερο από αυτό που επιλέξατε. (Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε μια σύσκεψη διάρκειας 60 λεπτών, το Ημερολόγιο την προγραμματίζει μόνο για 50 λεπτά.)

Σε ρωτάω: Σε ποιον δεν αρέσουν οι πιο σύντομες συναντήσεις; Εάν σας αρέσει ο ήχος όλων αυτών, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να διαμορφώσετε το Ημερολόγιο ώστε να προγραμματίζει αυτόματα μικρότερες συναντήσεις:

Κάντε το πρόγραμμα περιήγησής σας να μεταβεί στη διεύθυνση calendar.google.com .

Επιλέξτε Μενού Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις.

Στην ενότητα Ρυθμίσεις συμβάντων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Γρήγορες συναντήσεις. Το Ημερολόγιο αποθηκεύει αυτόματα τη νέα ρύθμιση.

Διαβάστε email από άλλο λογαριασμό

Όταν εργάζεστε από το σπίτι, ίσως χρειαστεί να παρακολουθείτε μηνύματα email από έναν ή περισσότερους λογαριασμούς εκτός από τον λογαριασμό σας στο Gmail. Κανονικά, η παρακολούθηση ενός άλλου λογαριασμού email σημαίνει τη διαμόρφωση ενός προγράμματος-πελάτη email ή την πρόσβαση σε έναν ιστότοπο όπου έχει διαμορφωθεί αυτός ο λογαριασμός. Ωστόσο, μπορείτε να αποφύγετε όλη αυτή την ταλαιπωρία ρυθμίζοντας το Gmail ώστε να ελέγχει για μηνύματα από αυτόν τον λογαριασμό. Εάν το Gmail εντοπίσει μηνύματα στον άλλο διακομιστή, τα εισάγει χρήσιμα στα Εισερχόμενά σας στο Gmail για χαλαρή ανάγνωση.

Για να ρυθμίσετε το Gmail για έλεγχο αλληλογραφίας από άλλο λογαριασμό, ακολουθεί μια σύνοψη των πληροφοριών που πρέπει να έχετε στα χέρια σας:

• Η διεύθυνση email του λογαριασμού.
• Το όνομα χρήστη και ο κωδικός πρόσβασης για τον λογαριασμό email. (Σημειώστε ότι στις περισσότερες περιπτώσεις το όνομα χρήστη είναι η διεύθυνση email του λογαριασμού.)
• Η διεύθυνση που χρησιμοποιείται από τον διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας του παρόχου email. Αυτή η διεύθυνση παίρνει συχνά τη μορφή αλληλογραφίας. πάροχος .com ή pop. provider .com, όπου πάροχος είναι το όνομα του παρόχου email. Το Gmail αποκαλεί αυτήν τη διεύθυνση διακομιστή POP, όπου το POP είναι συντομογραφία του Post Office Protocol.

Ο διακομιστής αλληλογραφίας είναι ένας υπολογιστής που χρησιμοποιεί ο ISP σας για να αποθηκεύει και να στέλνει τα μηνύματά σας email.

• Εάν ο πάροχος email σας απαιτεί μια ασφαλή σύνδεση για τον έλεγχο και την ανάκτηση αλληλογραφίας. Ο χειρισμός των ασφαλών συνδέσεων γίνεται μέσω ενός πρωτοκόλλου που ονομάζεται Secure Sockets Layer (SSL).
• Εάν ο πάροχος email απαιτεί από εσάς να χρησιμοποιήσετε έναν ειδικό αριθμό θύρας για την εισερχόμενη αλληλογραφία. Μπορείτε να σκεφτείτε μια θύρα ως κανάλι επικοινωνίας και το Gmail και ο πάροχος σας πρέπει να είναι συντονισμένοι στο ίδιο κανάλι για να λειτουργήσουν τα πράγματα. Εάν δεν έχετε πληροφορίες σχετικά με αυτό, ο πάροχος πιθανότατα χρησιμοποιεί τον τυπικό αριθμό θύρας: 110 εάν δεν χρησιμοποιείτε SSL. 995 εάν χρησιμοποιείτε SSL.

Έχοντας όλες αυτές τις πληροφορίες στα χέρια σας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε τον άλλο λογαριασμό στο Gmail:

Μεταβείτε στο mail.google.com .

Επιλέξτε Ρυθμίσεις→ Ρυθμίσεις. Το Gmail ανοίγει τις ρυθμίσεις του.

Επιλέξτε την καρτέλα Λογαριασμοί.

Στην ενότητα Έλεγχος email από άλλους λογαριασμούς, επιλέξτε Προσθήκη λογαριασμού email. Το Gmail ανοίγει το παράθυρο Προσθήκη λογαριασμού email.

Εισαγάγετε τη διεύθυνση του λογαριασμού στο πλαίσιο κειμένου Διεύθυνση email και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο. Το Gmail σας ζητά να εισάγετε τις ρυθμίσεις για τον λογαριασμό. Σημειώστε ότι το Gmail κάνει μερικές εικασίες σχετικά με τις πληροφορίες, οι περισσότερες από τις οποίες θα πρέπει να είναι ακριβείς ή κοντά σε αυτές.

Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα χρήστη, εισαγάγετε το όνομα χρήστη του λογαριασμού (συνήθως, τη διεύθυνση email).

Στο πλαίσιο κειμένου Κωδικός πρόσβασης, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης του λογαριασμού.

Στο πλαίσιο κειμένου Pop Server, εισαγάγετε τη διεύθυνση του διακομιστή που χρησιμοποιεί ο πάροχος σας για την εισερχόμενη αλληλογραφία.

Στη λίστα Θύρα, επιλέξτε τον αριθμό θύρας που χρησιμοποιεί ο πάροχος σας για την εισερχόμενη αλληλογραφία. Και πάλι, αυτό είναι 110 εάν ο πάροχος σας δεν απαιτεί SSL (δείτε Βήμα 11 σε αυτήν τη λίστα). εάν ο πάροχος σας θέλει να χρησιμοποιήσετε SSL, επιλέξτε 995 στη λίστα Port.

Εάν θέλετε το Gmail να αφήσει ένα αντίγραφο οποιουδήποτε εισηγμένου μηνύματος στον αρχικό διακομιστή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αφήστε ένα αντίγραφο ανακτημένου μηνύματος στον διακομιστή. Εάν εξακολουθείτε να θέλετε να έχετε πρόσβαση στα μηνύματα του λογαριασμού χρησιμοποιώντας άλλο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η επιλογή του πλαισίου ελέγχου Αφήστε ένα αντίγραφο του ανακτημένου μηνύματος στον διακομιστή είναι μια καλή ιδέα. Εάν θα έχετε πρόσβαση στα μηνύματα μόνο στο Gmail, αφήστε το πλαίσιο ελέγχου αποεπιλεγμένο, ώστε αφού το Gmail ανακτήσει τα μηνύματά σας, να διαγράψει τα μηνύματα από τον αρχικό διακομιστή.

Εάν ο πάροχος email σας απαιτεί να είναι ασφαλείς οι συνδέσεις εισερχόμενης αλληλογραφίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να χρησιμοποιείται πάντα ασφαλής σύνδεση (SSL) κατά την ανάκτηση αλληλογραφίας.

Είναι καλή ιδέα να επισημαίνετε τα μηνύματα του λογαριασμού με κάποιο τρόπο, επομένως επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ετικέτα εισερχόμενων μηνυμάτων. Από προεπιλογή, το Gmail επισημαίνει τα μηνύματα χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση email του λογαριασμού. Εάν προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετική ετικέτα, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα για να επιλέξετε Νέα ετικέτα, εισαγάγετε την ετικέτα στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Εάν θέλετε το Gmail να παρακάμψει τα Εισερχόμενα και να στείλει τα εισερχόμενα μηνύματα του λογαριασμού απευθείας στην ετικέτα που καθορίσατε στο Βήμα 12 (ή στην ετικέτα Όλα τα μηνύματα, εάν παραλείψατε το Βήμα 12), επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αρχειοθέτηση εισερχόμενων μηνυμάτων. Το σχήμα δείχνει μια συμπληρωμένη έκδοση του παραθύρου Προσθήκη λογαριασμού email.

Για να εισαγάγετε εισερχόμενα μηνύματα από άλλο λογαριασμό, συμπληρώστε τις ρυθμίσεις στο παράθυρο Προσθήκη λογαριασμού email.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη λογαριασμού. Το Gmail προσθέτει τον λογαριασμό και, στη συνέχεια, ρωτά εάν θέλετε επίσης να μπορείτε να στέλνετε email από τον λογαριασμό. Δυστυχώς, αυτή η λειτουργία δεν είναι διαθέσιμη μέσω των λογαριασμών εργασίας του G Suite.

Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Όχι και μετά κάντε κλικ στο Επόμενο. Το Gmail ελέγχει πλέον τακτικά τον λογαριασμό σας για μηνύματα.

Χειριστείτε έγγραφα του Microsoft Office

Επειδή είστε πλήρης χρήστης του G Suite, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ο οργανισμός σας να αποφασίσει να συμμετάσχει με τα Έγγραφα, τα Φύλλα και τις Παρουσιάσεις για εφαρμογές παραγωγικότητας. Αυτό διευκολύνει την ανταλλαγή αρχείων με τους συναδέλφους σας, αλλά όταν εργάζεστε από το σπίτι, μπορεί να χρειαστεί να αντιμετωπίσετε άτομα που δεν έχουν πάει αποκλειστικά στο Google και εξακολουθούν να χρησιμοποιούν τα δυναμικά στοιχεία παραγωγικότητας του Office της Microsoft: Word, Excel και PowerPoint. Ευτυχώς, το G Suite το κατανοεί αυτό και είναι πρόθυμο να συνεργαστεί με έγγραφα του Office. Εδώ είναι οι τρεις κύριες τεχνικές που πρέπει να γνωρίζετε:

• Άνοιγμα εγγράφων του Office: Το G Suite σάς προσφέρει μερικούς διαφορετικούς τρόπους για να ανοίξετε έγγραφα του Office στις αντίστοιχες εφαρμογές Google:
  • Σε μια εφαρμογή Google, επιλέξτε Αρχείο→ Άνοιγμα από τη γραμμή μενού, επιλέξτε το έγγραφο του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άνοιγμα. Αυτό ανοίγει μια προεπισκόπηση του εγγράφου του Office και, στη συνέχεια, επιλέγετε Άνοιγμα με την εφαρμογή Google (όπου η εφαρμογή είναι Έγγραφα, Φύλλα ή Παρουσιάσεις, ανάλογα με τον τύπο αρχείου).

Από την προεπισκόπηση του εγγράφου του Office, επιλέξτε Άνοιγμα με την εφαρμογή Google.

• • Εάν λάβετε ένα έγγραφο του Office ως συνημμένο email, επιλέξτε το εικονίδιο του συνημμένου Επεξεργασία με την εφαρμογή Google (όπου η εφαρμογή είναι Έγγραφα, Φύλλα ή Παρουσιάσεις, ανάλογα με τον τύπο αρχείου).
• Εάν το έγγραφο του Office βρίσκεται στο Drive, επιλέξτε το έγγραφο, κάντε κλικ στο εικονίδιο Περισσότερες επιλογές (οι τρεις κάθετες κουκκίδες), επιλέξτε Άνοιγμα με από το μενού που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εφαρμογή Google που λειτουργεί με τον τύπο αρχείου.

Όποια μέθοδο κι αν χρησιμοποιείτε, το έγγραφο του Office εμφανίζεται στην εφαρμογή Google. Για να σας υπενθυμίσουμε ότι αυτό είναι αρχείο του Office και όχι εγγενές αρχείο Google, βλέπετε την επέκταση αρχείου του εγγράφου του Office δίπλα στο όνομα του εγγράφου. Για παράδειγμα, αυτό το σχήμα δείχνει ένα έγγραφο του Word ανοιχτό στα Έγγραφα, οπότε βλέπετε την επέκταση αρχείου .DOCX.

Η Google εμφανίζει την επέκταση αρχείου του Office δίπλα στο όνομα του εγγράφου για να σας υπενθυμίσει ότι εργάζεστε με ένα έγγραφο του Office.

• Μετατροπή ενός εγγράφου του Office σε μορφή Google: Εάν χρησιμοποιείτε μόνο εφαρμογές Google, αλλά έχετε μια δέσμη εγγράφων του Office, θα πρέπει να μετατρέψετε αυτά τα αρχεία σε μορφές αντίστοιχες με την Google για να διευκολύνετε την εργασία με τα αρχεία. Για να μετατρέψετε ένα έγγραφο του Office, ανοίξτε το πρώτα στην αντίστοιχη εφαρμογή Google: Έγγραφα για έγγραφο του Word. Φύλλα για υπολογιστικό φύλλο Excel. ή Διαφάνειες για μια παρουσίαση PowerPoint. Επιλέξτε Αρχείο–>Αποθήκευση ως Εφαρμογή Google (όπου η εφαρμογή είναι Έγγραφα, Φύλλα ή Παρουσιάσεις, ανάλογα με τον τύπο αρχείου) από τη γραμμή μενού.
• Κοινή χρήση ενός αρχείου Google ως αρχείο του Office: Εάν έχετε δημιουργήσει ένα αρχείο χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή Google αλλά θέλετε να στείλετε αυτό το αρχείο μέσω email σε έναν χρήστη του Office, δεν έχετε τύχη, σωστά; Οχι. Μπορείτε πραγματικά να επισυνάψετε το αρχείο Google ως αρχείο του Office, το οποίο επιτρέπει στον παραλήπτη σας να προβάλει και να εργαστεί με το αρχείο — δεν υπάρχει πρόβλημα. Για να μοιραστείτε ένα αρχείο με αυτόν τον τρόπο, ανοίξτε το αρχείο στην εγγενή εφαρμογή Google και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχείο–> Email ως συνημμένο από τη γραμμή μενού. Στο παράθυρο διαλόγου Email ως συνημμένο, χρησιμοποιήστε τη λίστα Επισύναψη ως για να επιλέξετε τη μορφή του Office (όπως το Microsoft Excel για ένα αρχείο υπολογιστικών φύλλων φύλλων). Συμπληρώστε τα πεδία Προς, Θέμα και Μήνυμα με τον συνηθισμένο τρόπο email και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.

Ρυθμίστε τον χώρο βιντεοδιάσκεψης

Η διεξαγωγή βιντεοσυνεδριάσεων στο γραφείο είναι αρκετά εύκολη, επειδή έχετε σχεδόν πάντα τον κατάλληλο εξοπλισμό, τον κατάλληλο χώρο και το κατάλληλο περιβάλλον. Η διεξαγωγή βιντεοσυναντήσεων στο σπίτι, από την άλλη πλευρά, είναι αρκετά πιο δύσκολη. Κλείνω αυτό το κεφάλαιο με μερικές συμβουλές που προκύπτουν από τη σκληρή εμπειρία με βιντεοσυνεδριάσεις στο σπίτι.

Πρώτον, εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη, όσον αφορά τον εξοπλισμό:

• Για να ελαχιστοποιήσετε την ενόχληση για τους άλλους στο σπίτι σας, σκεφτείτε να φοράτε ακουστικά ή ακουστικά. Αυτό όχι μόνο αποτρέπει τη διαρροή θορύβων της συνάντησης σε άλλα δωμάτια του σπιτιού σας, αλλά έχει επίσης τα πρόσθετα πλεονεκτήματα να σας προσφέρει την καλύτερη εμπειρία ήχου και να αποτρέπει πιθανούς ηχούς.
• Σχεδόν σίγουρα θα κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, επομένως για να αποφύγετε να υποβάλλετε τους φίλους της συνάντησης στον θόρυβο της πληκτρολόγησης, φροντίστε να απενεργοποιήσετε το μικρόφωνό σας όταν δεν μιλάτε.
• Τι είναι αυτό? Πληκτρολογείτε συχνά ενώ μιλάτε; Ουάου, μπράβο σου! Σε αυτήν την περίπτωση, ωστόσο, θα πρέπει να σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εξωτερικό μικρόφωνο αντί για το ενσωματωμένο μικρόφωνο του υπολογιστή σας, για να ελαχιστοποιήσετε τους θορύβους πληκτρολόγησης.
• Εντάξει, τώρα που είστε στην αγορά για ένα εξωτερικό μικρόφωνο, θα πρέπει να πάρετε ένα ασύρματο μικρόφωνο ή ακουστικά, σωστά; Οχι τόσο γρήγορα. Τα ασύρματα μικρόφωνα είναι βολικά και ευκολότερα στη διαχείριση ενόψει της κλήσης, αλλά η ποιότητα του ήχου συχνά δεν είναι τόσο καλή. Για καλύτερο ήχο, χρησιμοποιήστε ένα ενσύρματο ακουστικό ή μικρόφωνο.
• Βεβαιωθείτε ότι το Meet χρησιμοποιεί το μικρόφωνο και την κάμερα που προτιμάτε.

Τώρα λάβετε πολλές από αυτές τις συμβουλές για τη ρύθμιση του περιβάλλοντος του σπιτιού σας:

• Το δωμάτιο που χρησιμοποιείτε πρέπει να έχει καλό φωτισμό — κατά προτίμηση φυσικό φως από ένα κοντινό παράθυρο.
• Μην κάθεστε με το φως πίσω σας, που μετατρέπει το κεφάλι και το πάνω μέρος του σώματός σας σε μια σιλουέτα. Προσπαθήστε να τοποθετηθείτε έτσι ώστε το φως να είναι μπροστά σας.
• Μην βασίζεστε στη ροή της κάμερας για να κρίνετε τον φωτισμό και τη θέση σας. Παρακινήστε έναν συνάδελφο ή φίλο σε μια δοκιμαστική κλήση για να δείτε πώς φαίνονται πραγματικά τα πράγματα.
• Στην ιδανική περίπτωση, ο τοίχος ή ο χώρος πίσω σας θα πρέπει να είναι κενός ή, τουλάχιστον, να μην αποσπά την προσοχή.
• Βεβαιωθείτε ότι οποιοδήποτε τμήμα του δωματίου μπορούν να δουν οι άνθρωποι είναι τακτοποιημένο και τακτοποιημένο. Αυτό είναι ένα επαγγελματικό κάλεσμα, τελικά.
• Στην ιδανική περίπτωση, ο χώρος που χρησιμοποιείτε θα πρέπει να έχει ελάχιστο ή καθόλου θόρυβο περιβάλλοντος. Μην - επαναλαμβάνω - μην παίζετε μουσική ή μην μιλάτε ραδιόφωνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
• Εάν δεν μπορείτε να αποφύγετε τον θόρυβο ή εάν ο θόρυβος είναι πάντα ένας πιθανός κίνδυνος (γονείς με παιδιά κάτω των 10 ετών κουνούν το κεφάλι τους εν γνώσει τους), φροντίστε να απενεργοποιήσετε το μικρόφωνό σας όταν δεν μιλάτε.

Τέλος, ακολουθούν μερικές ιδέες για την καλύτερη απόδοση βίντεο:

• Συνδέστε τον υπολογιστή σας στο δρομολογητή Διαδικτύου απευθείας με ένα καλώδιο Ethernet, εάν είναι δυνατόν.
• Εάν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε Wi-Fi, προσπαθήστε να καθίσετε όσο το δυνατόν πιο κοντά στο σημείο ασύρματης πρόσβασης.
• Για την καλύτερη απόδοση Wi-Fi, χρησιμοποιήστε ένα δίκτυο 5 GHz, εάν έχετε.
• Ζητήστε ευγενικά από τα άλλα μέλη της οικογένειάς σας να σταματήσουν τις βαριές δραστηριότητες στο Διαδίκτυο (όπως ροή βίντεο ή διαδικτυακά παιχνίδια) για τη διάρκεια της συνάντησης. Να είστε έτοιμοι να αγοράσετε πίτσα από όλους ως αποζημίωση.