Τρόπος κοινής χρήσης περιεχομένου με συμμετέχοντες σε σύσκεψη Zoom

Τα εργαλεία κοινής χρήσης οθόνης και σχολιασμού υπάρχουν εδώ και δεκαετίες. Στην πραγματικότητα, εάν το Zoom είχε αποτύχει να συμπεριλάβει αυτά τα πολύτιμα χαρακτηριστικά, πολλοί άνθρωποι θα τα θεωρούσαν δίκαια ως κραυγαλέα παραλείψεις, συμπεριλαμβανομένης της πραγματικής σας.

Οι συσκέψεις και οι συνομιλίες είναι κάτι παραπάνω από το καθήκον. Μπορείτε να μοιραστείτε την οθόνη σας με άλλους και ακόμη και να τους επιτρέψετε να ελέγχουν το ποντίκι και το πληκτρολόγιο του υπολογιστή σας. Επιπλέον, μπορείτε να επιτρέψετε σε άλλους να επισημάνουν την οθόνη σας — και το αντίστροφο.

Μοιραστείτε την οθόνη σας με άλλους

Ως οικοδεσπότης της σύσκεψης, μπορείτε εύκολα να μοιραστείτε την οθόνη σας με τους συμμετέχοντες ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Κατά τη διάρκεια της σύσκεψής σας, σύρετε το ποντίκι σας στο κάτω μέρος της οθόνης. Το Zoom εμφανίζει το μενού της σύσκεψης.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Screen Share. Το Zoom εμφανίζει όλα τα ανοιχτά προγράμματα του υπολογιστή σας, όπως μπορείτε να δείτε εδώ.

Επιλογή οθόνης για κοινή χρήση με τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη.

Εάν χρησιμοποιείτε πολλές οθόνες και προγράμματα, τότε περιμένετε ένα ευρύ φάσμα επιλογών.

Κάντε κλικ στη συγκεκριμένη οθόνη, επιφάνεια εργασίας ή εφαρμογή που θέλετε να μοιραστείτε με τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τον λευκό πίνακα του Zoom ή το tablet ή το smartphone σας, εάν τα έχετε συνδέσει στον υπολογιστή σας μέσω καλωδίων.

(Προαιρετικό) Εάν θέλετε να μοιραστείτε τον ήχο του υπολογιστή σας ή/και να βελτιστοποιήσετε την περίοδο λειτουργίας κοινής χρήσης οθόνης για αναπαραγωγή βίντεο, επιλέξτε τα αντίστοιχα πλαίσια ελέγχου στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Για προχωρημένους στο επάνω μέρος της οθόνης για να κάνετε τα εξής:

• Μοιραστείτε ένα μέρος της οθόνης σας
• Κοινή χρήση μουσικής ή ήχου μόνο υπολογιστή
• Περιεχόμενο από δεύτερη εξωτερική κάμερα

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Κοινή χρήση στην κάτω δεξιά γωνία.

Το Zoom προσθέτει μια πράσινη ειδοποίηση κοινής χρήσης οθόνης και μια κόκκινη ένδειξη Stop Share στο κάτω μέρος του μενού της σύσκεψης, όπως φαίνεται.

Μενού ζουμ που υποδεικνύει ενεργή κοινή χρήση οθόνης.

Το Zoom τοποθετεί επίσης ένα πράσινο περίβλημα γύρω από τη συγκεκριμένη οθόνη που μοιράζεστε ως λεπτή υπενθύμιση.

Ακριβώς επειδή ένας άλλος συμμετέχων στη σύσκεψη μπορεί να ελέγξει την οθόνη σας δεν σημαίνει ότι είστε στο έλεός του. Δηλαδή, μπορείτε ακόμα να μετακινήσετε το ποντίκι σας, να πληκτρολογήσετε το πληκτρολόγιό σας και να εκτελέσετε άλλες κανονικές λειτουργίες του υπολογιστή.

Κατανοήστε ακριβώς τι μοιράζεστε

Οι ισχυρές επιλογές κοινής χρήσης οθόνης του Zoom μπορούν να μπερδέψουν τους αρχάριους και ακόμη και τους έμπειρους χρήστες. Για να εξαλείψετε αυτή τη σύγχυση, ανατρέξτε στην πρώτη εικόνα αυτού του άρθρου. Γιατί το Zoom εμφάνισε όλες αυτές τις οθόνες;

Για να απαντήσω σε αυτήν την ερώτηση, πρέπει να παρέχω κάποιες βασικές πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εργασίας μου. Η τρέχουσα ρύθμιση υπολογιστών μου περιλαμβάνει ένα MacBook Pro και μια εξωτερική οθόνη ASUS. Τη στιγμή που μοιράστηκα την οθόνη μου, έτρεχα εννέα διαφορετικά προγράμματα στον υπολογιστή μου. Συνολικά, καταλαβαίνετε τώρα γιατί το Zoom μου πρόσφερε τόσες πολλές διαφορετικές επιλογές κοινής χρήσης. (Όσον αφορά την κοινή χρήση οθόνης, οι συσκέψεις και η συνομιλία δεν κάνουν διακρίσεις.) Για λόγους απλότητας, επισημαίνω μόνο τέσσερις από αυτές:

• Επιφάνεια εργασίας 1: Εάν ορίσω αυτήν την επιλογή (A), τότε μοιράζομαι όλα τα προγράμματα που εκτελούνται στην οθόνη του MacBook Pro μου. Ας πούμε ότι πάτησα Command+Tab στο Mac μου για εναλλαγή σε διαφορετικό πρόγραμμα. (Οι χρήστες υπολογιστών χρησιμοποιούν το Alt+Tab για να κάνουν το ίδιο πράγμα.) Επειδή είχα επιλέξει στο παρελθόν το Desktop 1, όλοι οι συμμετέχοντες θα συνέχιζαν να βλέπουν τα πάντα στην οθόνη του Mac μου. Σημειώστε ότι το Zoom τοποθετεί ένα μεγάλο λευκό "1" στην αριστερή πλευρά της οθόνης μου για να μου υπενθυμίσει ότι θα μοιράζομαι αυτήν την επιφάνεια εργασίας.
• Επιφάνεια εργασίας 2: Εάν ορίσω αυτήν την επιλογή (Β), τότε μοιράζομαι όλα τα προγράμματα που έχω καρφιτσώσει στην εξωτερική μου οθόνη. Όταν πατάω εναλλαγή σε διαφορετικό πρόγραμμα, τότε οι συμμετέχοντες συνεχίζουν να βλέπουν όλα όσα δείχνω σε αυτήν την οθόνη. Σημειώστε ότι το Zoom τοποθετεί ένα μεγάλο λευκό 2 στην αριστερή πλευρά της εξωτερικής οθόνης μου για να μου υπενθυμίσει ότι θα μοιράζομαι αυτήν την επιφάνεια εργασίας.
• Λευκός πίνακας Zoom: Η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής (C) σημαίνει ότι μοιράζομαι τον πίνακα Zoom μόνο με συμμετέχοντες στη σύσκεψη
• Microsoft Word: Η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής σημαίνει ότι μοιράζομαι το Microsoft Word (D) μόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησής μου. Ως αποτέλεσμα, όταν μεταβαίνω σε πρόγραμμα περιήγησης ιστού ή Spotify, τότε το Zoom διακόπτει αυτόματα την κοινή χρήση οθόνης για όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη επειδή ουσιαστικά έχω μετακινήσει το Word στο παρασκήνιο. Δηλαδή, δεν είναι πλέον το ενεργό πρόγραμμα στον υπολογιστή μου.

Δεν υπάρχει τίποτα απόλυτο στις επιλογές κοινής χρήσης οθόνης του Zoom. Οι συγκεκριμένες επιλογές σας θα εξαρτηθούν από το υλικό σας και τις εφαρμογές που εκτελείτε. Ένα απλό παράδειγμα θα διευκρινίσει την άποψή μου.

Ο Samir εργάζεται στην Initech και χρησιμοποιεί ένα Microsoft Surface και δεν συνδέει εξωτερική οθόνη σε αυτό. Αυτήν τη στιγμή ασχολείται με ένα έγγραφο του Microsoft Word και με ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Αυτό το σχήμα δείχνει μια ακατέργαστη μακέτα της οθόνης του Samir.

Μακέτα ενός προγράμματος που εκτελείται στον επιτραπέζιο υπολογιστή ενός υπαλλήλου.

Ήρθε η ώρα για την εβδομαδιαία συνάντηση του Σαμίρ με το αφεντικό του Μπιλ. Ο Samir μοιράζεται μόνο το Microsoft Word μαζί του. Σε αυτήν την περίπτωση, ο όρος κοινή χρήση οθόνης είναι λίγο λανθασμένος. Με άλλα λόγια, ο Samir δεν μοιράζεται ολόκληρη την οθόνη του υπολογιστή του. Αντίθετα, μοιράζεται μόνο ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα: το Word.

Εάν ο Samir ήθελε να μοιραστεί το Excel με τον Bill, τότε θα έπρεπε να τερματίσει τη νέα συνεδρία κοινής χρήσης οθόνης και να ξεκινήσει μια νέα. Φυσικά, εάν ο Samir μοιραζόταν ολόκληρη την επιφάνεια εργασίας του, τότε θα μπορούσε να είχε μοιραστεί ταυτόχρονα και τα δύο προγράμματα με τον Bill από την αρχή.

Η κοινή χρήση μιας επιφάνειας εργασίας με τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορεί να είναι πολύ διαφορετική από την κοινή χρήση ενός συγκεκριμένου προγράμματος.

Κατά την κοινή χρήση της επιφάνειας εργασίας σας, από προεπιλογή δεν μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση της ίδιας της εφαρμογής Zoom. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Εκκινήστε το πρόγραμμα-πελάτη επιφάνειας εργασίας Zoom.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία. Το Zoom εμφανίζει τις ρυθμίσεις σας.

Κάντε κλικ στο Κοινή χρήση οθόνης στην αριστερή πλευρά.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση παραθύρων ζουμ κατά την κοινή χρήση οθόνης.

Εκτελέστε διαφορετικές εργασίες ενώ μοιράζεστε την οθόνη σας

Φυσικά, μπορεί να θέλετε να κάνετε περισσότερα από το να μοιράζεστε απλώς την οθόνη σας. Το Zoom σάς επιτρέπει να εκτελείτε τις ακόλουθες σχετικές λειτουργίες κατά τη διάρκεια μιας υπάρχουσας περιόδου λειτουργίας κοινής χρήσης οθόνης:

• Παύση της συνεδρίας κοινής χρήσης οθόνης
• Σταματήστε να μοιράζεστε την οθόνη σας εντελώς
• Μοιραστείτε μια διαφορετική από τις οθόνες σας με τους χρήστες

Για να εκτελέσετε αυτές τις επιλογές, ακολουθήστε όποια από τις παρακάτω οδηγίες θέλετε:

• Εάν θέλετε να διακόψετε προσωρινά την κοινή χρήση της οθόνης σας, κάντε κλικ στο κουμπί Παύση κοινής χρήσης. Το Zoom εμφανίζει ένα μήνυμα που λέει, "Η κοινή χρήση οθόνης έχει τεθεί σε παύση".
• Εάν θέλετε να μοιραστείτε μια διαφορετική οθόνη με τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα κοινή χρήση.
• Όταν θέλετε να διακόψετε την κοινή χρήση της οθόνης σας, κάντε κλικ στο κόκκινο κουμπί Διακοπή κοινής χρήσης κάτω από το μενού της σύσκεψης στο κέντρο.

Όσοι δεν είναι προσεκτικοί όταν μοιράζονται τις οθόνες τους, διατρέχουν τον κίνδυνο να ντροπιαστούν και ακόμη και να χάσουν τη δουλειά τους

Αφήστε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη να ελέγχουν την οθόνη σας

Ο Peter εργάζεται στην πληροφορική και βοηθά τον Bob να διαγνώσει ένα πρόβλημα στους υπολογιστές του τελευταίου. Για πολλούς λόγους, ο Peter μπορεί να θέλει να ελέγχει την οθόνη του Bob από απόσταση:

• Είναι απλώς ένας πιο αποτελεσματικός τρόπος εργασίας.
• Ο Πήτερ δεν θέλει να συνεχίσει να γαβγίζει εντολές στον Μπομπ. (Αυτός ο λόγος είναι ο προσωπικός μου αγαπημένος για να παραχωρήσω σε άλλους τη δυνατότητα να ελέγχουν την οθόνη μου.)
• Ο Μπομπ δεν ενδιαφέρεται να γνωρίζει τα ακριβή βήματα που απαιτούνται για να το λύσει. Θέλει απλώς να το φροντίσει ο Πέτρος γι' αυτόν.

Πείτε ότι θέλετε ένας συμμετέχων στη σύσκεψη να ελέγχει τον υπολογιστή σας. Για να επιτρέψετε σε οποιονδήποτε τρέχοντα συμμετέχοντα στη σύσκεψη να οδηγεί (όπως λένε τα παιδιά), ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κατά τη ζωντανή σύσκεψή σας, σύρετε το ποντίκι ή τον κέρσορα στο κάτω μέρος του Zoom. Το Zoom εμφανίζει το μενού της σύσκεψης.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Κοινή χρήση οθόνης.

Αφού μοιραστείτε την οθόνη σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο Τηλεχειριστηρίου.

(Προαιρετικό) Επιλέξτε Αυτόματη αποδοχή όλων των αιτημάτων.

Για να επιτρέψετε σε ένα συγκεκριμένο άτομο να ελέγχει τον υπολογιστή σας, ακολουθήστε τα ίδια βήματα, αλλά αντίθετα επιλέξτε Δώστε τον έλεγχο ποντικιού/πληκτρολογίου σε: και κάντε κλικ στο όνομα του συμμετέχοντα στον οποίο θέλετε να δώσετε τον έλεγχο του υπολογιστή σας.

Συμβουλέψτε τους άλλους στη σύσκεψη ότι μπορούν να ελέγξουν την οθόνη σας εάν ζητήσουν πρόσβαση.

Πείτε ότι δεν θέλετε να αποδέχεστε αυτόματα όλα τα αιτήματα. Όταν δείτε το αίτημα ενός συμμετέχοντα να αναλάβει τον έλεγχο, κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Έγκριση για να του εκχωρήσετε τον έλεγχο της οθόνης σας.

Ζητήστε τον έλεγχο της οθόνης ενός κεντρικού υπολογιστή

Τα ακόλουθα βήματα ισχύουν για τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη που θα ήθελαν να ζητήσουν έλεγχο της οθόνης του οικοδεσπότη:

Μετακινήστε τον κέρσορα του υπολογιστή σας στην κορυφή του παραθύρου του προγράμματος-πελάτη επιφάνειας εργασίας Zoom. Όταν το κάνετε, το Zoom παρουσιάζει το μενού Επιλογές προβολής.

Κάντε κλικ στο μενού Επιλογές προβολής και επιλέξτε Αίτημα τηλεχειριστηρίου από το μενού που εμφανίζεται. Το ζουμ υποδεικνύει ότι ζητάτε έλεγχο της οθόνης του κεντρικού υπολογιστή.

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Αίτηση.

Το Zoom εμφανίζει το αίτημά σας για ανάληψη ελέγχου στην οθόνη του κεντρικού υπολογιστή.

Σε αυτό το σημείο, ο οικοδεσπότης πρέπει να εγκρίνει το αίτημά σας.

Ανακτήστε τον έλεγχο του υπολογιστή σας

Εάν είστε ο οικοδεσπότης και θέλετε να επαναλάβετε τον έλεγχο του υπολογιστή σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιστρέψτε στη σύσκεψη Zoom. Με άλλα λόγια, ελέγξτε το ποντίκι και την καρτέλα από οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα ή οθόνη μοιράζεστε.

Τοποθετήστε το ποντίκι πάνω από το μενού της σύσκεψης

Κάντε κλικ στο κόκκινο κουμπί Stop Share.

Πώς να σχολιάσετε την οθόνη σας

Το Zoom επιτρέπει στους συμμετέχοντες στη σύσκεψη να κάνουν πολύ περισσότερα από το να μοιράζονται απλώς τις οθόνες τους μεταξύ τους. Με μερικά κλικ, μπορείτε να προσθέσετε σχολιασμούς στις οθόνες άλλων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να παρέχετε συγκεκριμένα σχόλια, να κάνετε διορατικές προτάσεις ή να εντοπίσετε ένα πρόβλημα με τρόπο που συχνά αποτυγχάνουν από μόνες τους οι λέξεις.

Χρησιμοποιώντας έναν ειδικό πίνακα

Οι πιθανότητες είναι ότι έχετε δει έναν φυσικό πίνακα κάποια στιγμή στη δουλειά. Χρησιμοποιώντας μαρκαδόρους, τα άτομα στο δωμάτιο μπορούν να σχεδιάσουν οποιονδήποτε αριθμό διαγραμμάτων σε σανίδες στεγνής διαγραφής. Μπορούν να τεκμηριώσουν επιχειρηματικές διαδικασίες, να επανασχεδιάσουν οργανογράμματα, να μιμηθούν λογότυπα, να γράψουν κώδικα ή σχεδόν οτιδήποτε άλλο.

Γιατί να είναι διαφορετικό το Zoom;

Αφού το κάνετε, το Zoom εμφανίζει τον πίνακα του στο παρακάτω σχήμα.

Ζουμ λευκού πίνακα με μενού σχολιασμών.

Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει τα στοιχεία μενού του πίνακα και περιγράφει τι κάνουν.

Επιλογές σχολιασμού ζουμ

Ας πούμε ότι χάνετε το ίχνος του μενού του εργαλείου σχολιασμού του Zoom. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Σχολιασμός στο μενού της σύσκεψης. Το Zoom φέρνει ξανά τα εργαλεία σχολιασμού του στο μπροστινό μέρος.

Τα εργαλεία σχολιασμού του Zoom είναι διαθέσιμα μόνο κατά τη διάρκεια συνεδριών κοινής χρήσης οθόνης.

Αφού ξεκινήσετε τον κοινόχρηστο πίνακα, άλλοι μπορεί να θέλουν να προσθέσουν τις δικές τους σημειώσεις σε αυτόν Εάν συμμετέχετε και θέλετε να προσθέσετε σημειώσεις σε έναν κοινό πίνακα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Από το πρόγραμμα-πελάτη επιφάνειας εργασίας, μετακινήστε τον κέρσορα του υπολογιστή σας στην κορυφή του παραθύρου του προγράμματος-πελάτη επιφάνειας εργασίας Zoom.

Από το μενού Επιλογές προβολής που εμφανίζεται, επιλέξτε Σχολιασμός.

Τώρα μπορείτε να προσθέσετε οποιονδήποτε σχολιασμό θέλετε στον πίνακα.

Σημειώστε ότι όλοι στη σύσκεψη μπορούν να σχολιάσουν ταυτόχρονα.

Σχολιασμός οθόνης

Το Zoom δεν αναγκάζει τους οικοδεσπότες και τους συμμετέχοντες της σύσκεψης να χρησιμοποιούν έναν ειδικό πίνακα για να κάνουν σχολιασμούς. Όλοι στη σύσκεψη μπορούν να επισημάνουν μια κανονική οθόνη και το πρόγραμμα που εκτελείται σε αυτήν. Οι δυνατότητες εδώ είναι απεριόριστες, αλλά εδώ είναι ένα κοινό παράδειγμα.

Ο Τζένο αναπτύσσει μια νέα έκδοση ιστότοπου για τον πελάτη του Τζέρι. Ο Τζένο προσκαλεί τον Τζέρι σε μια βιντεοσύσκεψη Zoom και ακολουθεί αυτές τις οδηγίες:

Μοιραστείτε την οθόνη σας με άλλους.

Κάντε κλικ στο κουμπί Σχολιασμός στο μενού της σύσκεψης.

Από εδώ, επισημάνετε τα σχεδιαστικά στοιχεία και τις αλλαγές με πολύ πιο συγκεκριμένο τρόπο από ό,τι θα επέτρεπαν τα απλά λόγια. Επιστρέφοντας στο προηγούμενο παράδειγμα, ο Jerry μπορεί τώρα να δείξει στον Geno ακριβώς πού θέλει να μετακινήσει μια εικόνα ή το λογότυπο στην κεφαλίδα.

Επίκληση άλλων επιλογών συνάντησης

Οι οικοδεσπότες μπορούν να επικαλεστούν μερικές άλλες επιλογές για τον έλεγχο των συναντήσεών τους.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ενεργοποιήσετε αυτές τις επιλογές:

Εκκινήστε το πρόγραμμα-πελάτη επιφάνειας εργασίας Zoom.

Ξεκινήστε μια συνάντηση και ενεργοποιήστε το βίντεό σας.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Συμμετέχοντες στο μαύρο μενού της σύσκεψης στο κάτω μέρος της οθόνης. Το Zoom εμφανίζει μια νέα οθόνη στη δεξιά πλευρά.

Στην κάτω δεξιά γωνία, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα.

Το Zoom παρουσιάζει τις αυτονόητες επιλογές στον παρακάτω πίνακα.

Πρόσθετες επιλογές συσκέψεων για οικοδεσπότες