Συλλέξτε πληροφορίες με την εφαρμογή G Suites Forms

Χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Φόρμες του G Suite , όπως υποδηλώνει το όνομά της, για να δημιουργήσετε φόρμες που συλλέγουν πληροφορίες από άτομα. Μπορεί να είναι μια φόρμα που επιτρέπει στους ανθρώπους να εγγραφούν σε μια εκδήλωση, να παραγγείλουν ένα προϊόν ή μια υπηρεσία, να δώσουν σχόλια για κάτι, να συμμετάσχουν σε μια έρευνα ή να δοκιμάσουν τις γνώσεις τους με ένα κουίζ. Όποιο κι αν είναι το περιεχόμενο της φόρμας, η εφαρμογή Φόρμες συγκεντρώνει τις απαντήσεις αυτόματα, ώστε να μπορείτε αργότερα να τις αναλύσετε.

Ένας από τους απλούστερους, αλλά και πιο χρήσιμους τρόπους συνεργασίας με άλλους είναι να τους ζητήσετε πληροφορίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε από τους πελάτες σας σχόλια σχετικά με ένα προϊόν ή μια υπηρεσία ή μπορείτε να ζητήσετε από τους συναδέλφους σας σχόλια σχετικά με μια εκδήλωση που φιλοξενήσατε. Θέλετε να μάθετε τι πιστεύουν οι άνθρωποι για ένα θέμα; Στείλτε τους μια έρευνα. Θέλετε να μετρήσετε πόσα γνωρίζουν οι άνθρωποι για ένα θέμα; Δώστε τους ένα κουίζ.

"Ακούγεται υπέροχο", σε ακούω να σκέφτεσαι, αλλά ακούγεται επίσης σαν μια πολλή δουλειά. Σίγουρα θα ήταν αν έπρεπε να φτιάξεις τις απαραίτητες φόρμες με τον ιδρώτα του φρυδιού σου. Ευτυχώς, μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες χωρίς τον ιδρώτα με τις Φόρμες Google. Είτε τροποποιείτε ένα υπάρχον πρότυπο είτε κατασκευάζετε μια φόρμα από την αρχή, οι Φόρμες διευκολύνουν από όσο νομίζετε τη δημοσίευση φόρμες σχολίων, φόρμες εγγραφής, αξιολογήσεις, έρευνες, κουίζ και πολλά άλλα με επαγγελματική εμφάνιση.

Ο ιστότοπος Google Forms

Όταν νιώθετε έτοιμοι, χρησιμοποιήστε μία από τις παρακάτω τεχνικές για να δείτε την αρχική σελίδα των Φόρμες:

• Πείστε το πρόγραμμα περιήγησής σας να σας μεταφέρει στις Φόρμες Google .
• Εάν βρίσκεστε σε μια εφαρμογή G Suite που έχει το εικονίδιο των Εφαρμογών Google (όπως το Gmail ή το Ημερολόγιο), κάντε κλικ στις Εφαρμογές Google και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Φόρμες.

Η αρχική σελίδα Φόρμες

Όταν φτάσετε για πρώτη φορά στις Φόρμες, βλέπετε την αρχική σελίδα, η οποία μοιάζει με τη σελίδα που εμφανίζεται εδώ.

Η αρχική σελίδα είναι το σημείο εκκίνησης των Φορμών.

Κάντε ένα γρήγορο ταξίδι γύρω από την οθόνη για να ξέρετε τι συμβαίνει εδώ (το σχήμα επισημαίνει τα χαρακτηριστικά στη λίστα που ακολουθεί):

• Κύριο μενού: Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο για να ανοίξετε το Κύριο μενού, το οποίο σας δίνει πρόσβαση σε άλλες εφαρμογές του G Suite (όπως Έγγραφα και Υπολογιστικά φύλλα), Ρυθμίσεις και Drive. Για να κλείσετε το μενού, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κενό χώρο έξω από το μενού.
• Αναζήτηση: Αναζήτηση φορμών για το αντικείμενο που θέλετε.
• Εφαρμογές Google: Εμφάνιση εικονιδίων για όλες τις εφαρμογές Google.
• Λογαριασμός Google: Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας Google.
• Έναρξη νέας φόρμας: Εμφανίστε μερικά πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ξεκινήσετε μια νέα φόρμα. Ένα πρότυπο είναι ένα έγγραφο που συνοδεύεται από προκαθορισμένο κείμενο, μορφοποίηση και (μερικές φορές) εικόνες για να κάνετε μια καλή αρχή.
• Συλλογή προτύπων : Κάντε κλικ εδώ για να δείτε την πλήρη λίστα των προτύπων φορμών.
• Πρόσφατες φόρμες: Αυτές είναι οι τρεις φόρμες που έχετε εργαστεί πιο πρόσφατα.
• Άνοιγμα επιλογής αρχείου: Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο για να ανοίξετε ένα αρχείο από το Drive ή να ανεβάσετε ένα αρχείο από τον υπολογιστή σας.

Δημιουργήστε μια νέα φόρμα

Μόλις προσγειωθείτε στην αρχική σελίδα Φόρμες, θα θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα φόρμα. Έχετε δύο τρόπους να ζητήσετε από τις Φόρμες να δημιουργήσουν ένα νέο έγγραφο για εσάς:

• Για να ανοίξετε μια κενή φόρμα (δηλαδή μια φόρμα χωρίς προκαθορισμένο κείμενο ή μορφοποίηση), κάντε κλικ στο Κενό.
• Για να ανοίξετε μια φόρμα που έχει έτοιμο προς επεξεργασία κείμενο και μορφοποίηση, είτε επιλέξτε ένα από τα πλακίδια προτύπων που εμφανίζονται στην ενότητα Έναρξη νέας φόρμας ή κάντε κλικ στο κουμπί Συλλογή προτύπων και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα πρότυπο από τη μεγάλη λίστα δυνατοτήτων που σχηματίζονται οθόνες.

Η οθόνη φόρμα χωρίς τίτλο

Όταν δημιουργείτε μια φόρμα από την αρχή, καταλήγετε στην οθόνη Untitled Form, που φαίνεται στο παρακάτω σχήμα, η οποία περιλαμβάνει τις ακόλουθες δυνατότητες:

• Περιοχή εγγράφου: Όπου προσθέτετε, επεξεργάζεστε και μορφοποιείτε το κείμενο του εγγράφου σας.
• Αρχική σελίδα φορμών: Σας μεταφέρει πίσω στην αρχική σελίδα Φόρμες.
• Όνομα φόρμας: Το όνομα που δώσατε στη φόρμα. Όταν ξεκινάτε μια νέα φόρμα, η περιοχή λέει Φόρμα χωρίς τίτλο .
• Προσαρμογή θέματος: Σας δίνει τη δυνατότητα να τροποποιήσετε τη συνολική εμφάνιση της φόρμας.
• Αποστολή: Αποστέλλεται η φόρμα όταν τελειώσετε.
• Περισσότερα: Εμφανίζει ένα μενού εντολών.
• Λογαριασμός Google: Σας δίνει πρόσβαση στον Λογαριασμό σας Google.
• Γραμμή εργαλείων: Προσφέρει γρήγορη πρόσβαση σε ορισμένες χρήσιμες λειτουργίες φόρμας.

Μια νέα μορφή και τα χαρακτηριστικά που την περιβάλλουν.

Κατασκευάστε μια φόρμα

Με τη νέα σας φόρμα να περιμένει τη συμμετοχή σας, ακολουθούν τα γενικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε μια φόρμα εργασίας:

Εισαγάγετε έναν τίτλο για τη φόρμα.

Εισαγάγετε μια περιγραφή για τη φόρμα.

Αντικαταστήστε το κείμενο Untitled Question με την ερώτηση που θέλετε να κάνετε.

Χρησιμοποιήστε τη λίστα Question Type (ανατρέξτε στο προηγούμενο σχήμα) για να επιλέξετε τη μορφή της ερώτησης.
Υπάρχουν συνολικά δέκα μορφές ερωτήσεων, συμπεριλαμβανομένων Πολλαπλής Επιλογής (οι ερωτηθέντες επιλέγουν μία από μια ομάδα πιθανών απαντήσεων), Πλαίσια ελέγχου (ενεργοποίηση και απενεργοποίηση απαντήσεων), Αναπτυσσόμενο μενού (επιλέξτε μια απάντηση από μια λίστα), Σύντομη απάντηση και Παράγραφος (μια μεγαλύτερη απάντηση).

Τα στοιχεία ελέγχου απάντησης που βλέπετε εξαρτώνται από τη μορφή της ερώτησης. (Για παράδειγμα, η πολλαπλή επιλογή χρησιμοποιεί κουμπιά επιλογής.)

Εάν θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε ερωτήσεις που προσθέσατε σε προηγούμενη φόρμα, μην τις εισάγετε από την αρχή. Αντίθετα, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή ερωτήσεων, επιλέξτε τη φόρμα που περιέχει τις ερωτήσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή.

Εισαγάγετε το κείμενο για την επιλογή πρώτης απάντησης, εάν απαιτείται από τη μορφή ερώτησης.

Προσθέστε περισσότερες επιλογές, όπως απαιτείται για την ερώτηση.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προσθήκη ερώτησης.

Για μεγαλύτερες φόρμες ή φόρμες που καλύπτουν πολλά θέματα, συχνά βοηθά να χωρίσετε τη φόρμα σε πολλαπλές ενότητες. Για να προσθέσετε μια ενότητα στη φόρμα σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο Προσθήκη ενότητας.

Επαναλάβετε τα βήματα 3-6 για τη νέα ερώτηση.

Επαναλάβετε τα βήματα 7 και 8 μέχρι να συμπληρωθεί η φόρμα σας.

Δώστε στη νέα σας φόρμα μια δοκιμαστική εκτέλεση κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα και επιλέγοντας Προεπισκόπηση από το μενού που εμφανίζεται.

Κατασκευάστε ένα κουίζ

Εάν θέλετε η φόρμα σας να είναι κουίζ, πρέπει να κάνετε μερικές προσαρμογές:

• Κάντε κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις από το μενού που εμφανίζεται, ώστε να μπορείτε να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις. Επιλέξτε την καρτέλα Κουίζ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εναλλαγή Κάντε αυτό ένα Κουίζ. Από προεπιλογή, οι Φόρμες εμφανίζουν στον χρήστη τη βαθμολογία του αμέσως μετά την υποβολή του κουίζ. Εάν προτιμάτε να ελέγξετε πρώτα το κουίζ, κάντε κλικ στην επιλογή Αργότερα, μετά τη μη αυτόματη αναθεώρηση. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση για να μετατρέψετε τη φόρμα σας σε κουίζ.

Εάν ξεκινάτε το κουίζ σας από την αρχή, ο πιο εύκολος τρόπος είναι να επιλέξετε το πρότυπο Κενό Κουίζ στη Συλλογή προτύπων.

• Για κάθε ερώτηση, βλέπετε τώρα έναν σύνδεσμο με το κλειδί απάντησης. Κάντε κλικ στο πλήκτρο απάντησης, ορίστε τον αριθμό των σημείων που θέλετε να εκχωρήσετε στην ερώτηση, επιλέξτε ποια επιλογή είναι (ή οι επιλογές είναι) η σωστή απάντηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Πώς να προσθέσετε συνεργάτες φόρμας

Γιατί να δημιουργήσετε μια φόρμα μόνοι σας όταν μπορείτε να καλέσετε άλλα άτομα εντός (και εκτός) του οργανισμού σας να εισέλθουν και να βοηθήσουν; Δεν μπορώ να σκεφτώ λόγο! Για να φέρετε έναν ή περισσότερους συνεργάτες, κάντε κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη συνεργατών από το μενού που εμφανίζεται. Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις κοινής χρήσης που εμφανίζεται, έχετε δύο τρόπους για να δελεάσετε τους χρήστες να εργαστούν στη φόρμα σας:

• Κοινή χρήση συνδέσμου: Στην περιοχή Ποιος έχει πρόσβαση, κάντε κλικ στην Αλλαγή για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Κοινή χρήση συνδέσμου, επιλέξτε με ποιον θέλετε να μοιραστείτε τη φόρμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Αντιγράψτε τη διεύθυνση που εμφανίζεται στο πλαίσιο Σύνδεσμος για κοινή χρήση και, στη συνέχεια, επικολλήστε τη διεύθυνση σε ένα email, ένα κείμενο, μια ιστοσελίδα ή οπουδήποτε αλλού.
• Πρόσκληση ατόμων μέσω email: Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Πρόσκληση ατόμων για να εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις email των ατόμων που θέλετε να προσκαλέσετε να συνεργαστούν. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα στο email σας, κάντε κλικ στην Προσθήκη μηνύματος και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το μήνυμά σας στο πλαίσιο κειμένου. Κάντε κλικ στην Αποστολή για να απενεργοποιήσετε τις προσκλήσεις.

Στείλτε τη φόρμα σας

Όταν η φόρμα (ή το κουίζ) σας ολοκληρωθεί και έχετε κάνει προεπισκόπηση με επιτυχία, ήρθε η ώρα να διαθέσετε τη φόρμα στους ερωτηθέντες. Έχετε τρεις τρόπους για να κάνετε μια φόρμα διαθέσιμη: email, σύνδεσμος και ιστοσελίδα.

Στην πραγματικότητα, υπάρχει ένας τέταρτος τρόπος για να μοιραστείτε τη φόρμα σας: μέσω των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Όπως επισημαίνεται στο παρακάτω σχήμα (δείτε την παρακάτω ενότητα), μπορείτε να κάνετε κλικ είτε στο εικονίδιο του Facebook είτε στο εικονίδιο του Twitter για να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο προς τη φόρμα σας σε αυτούς τους ιστότοπους.

Αποστολή φόρμας μέσω email

Εάν θέλετε να συμπληρώσουν τη φόρμα μόνο επιλεγμένα άτομα στον οργανισμό σας, στείλτε τη φόρμα μέσω email ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Κάντε κλικ στην Αποστολή.

Στην ενότητα Αποστολή μέσω, κάντε κλικ στο εικονίδιο Email.

Στο παράθυρο διαλόγου Αποστολή φόρμας, χρησιμοποιήστε τη διεπαφή Email για να μοιραστείτε τη φόρμα σας μέσω email.

Χρησιμοποιήστε το πεδίο Προς για να επιλέξετε κάθε άτομο στον οργανισμό σας που θέλετε να συμπληρώσετε τη φόρμα.

Επεξεργαστείτε τη γραμμή θέματος, εάν χρειάζεται.

Επεξεργαστείτε το πεδίο Μήνυμα, αν θέλετε.

Κάντε κλικ στην Αποστολή. Οι φόρμες αποστέλλουν το email, το οποίο περιλαμβάνει ένα κουμπί Συμπλήρωσης Φόρμας στο οποίο οι χρήστες κάνουν κλικ για να μεταβούν στη φόρμα.

Κοινή χρήση συνδέσμου σε φόρμα

Εάν θέλετε να μοιραστείτε τη φόρμα σας όχι μόνο μέσω email αλλά και μέσω κειμένου, συνομιλίας ή οποιουδήποτε άλλου μέσου κειμένου, πρέπει να λάβετε έναν σύνδεσμο προς τη φόρμα και να στείλετε τον σύνδεσμο στους peeps σας. Δείτε πώς γίνεται:

Κάντε κλικ στην Αποστολή.

Στην ενότητα Αποστολή μέσω, κάντε κλικ στο εικονίδιο Σύνδεσμος. Το πλαίσιο διαλόγου Αποστολή φόρμας εμφανίζει τη σύνδεση με τη φόρμα.

Οι διευθύνσεις φόρμας τείνουν να είναι αρκετά μεγάλες. Εάν προτιμάτε να στείλετε μια συντομότερη έκδοση της διεύθυνσης, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Συντόμευση διεύθυνσης URL.

Κάντε κλικ στην Αντιγραφή. Το Forms αντιγράφει τη διεύθυνση της φόρμας στο Πρόχειρο του υπολογιστή σας.

Επικολλήστε τον σύνδεσμο σε οποιοδήποτε μέσο θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να μοιραστείτε τη φόρμα.

Κάντε κλικ στο Κλείσιμο (X).

Ενσωμάτωση της φόρμας σε μια ιστοσελίδα

Εάν θέλετε να κάνετε τη φόρμα σας διαθέσιμη σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη ιστοσελίδα και γνωρίζετε πώς (ή γνωρίζετε κάποιον που ξέρει πώς) να προσθέσετε HTML στη σελίδα, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ενσωματώσετε τον κώδικα HTML της φόρμας στη σελίδα:

Κάντε κλικ στην Αποστολή.

Στην ενότητα Αποστολή μέσω, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ενσωμάτωση HTML. Το πλαίσιο διαλόγου Αποστολή φόρμας εμφανίζει τον κώδικα HTML για τη φόρμα.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Πλάτος και Ύψος για να καθορίσετε τις διαστάσεις του πλαισίου που περιέχει τη φόρμα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή. Το Forms αντιγράφει τη φόρμα HTML στο Πρόχειρο του υπολογιστή σας.

Επικολλήστε το HTML στον κώδικα της ιστοσελίδας σας.

Κάντε κλικ στο Κλείσιμο (X).

Έλεγχος των απαντήσεων της φόρμας

Όταν οι ερωτηθέντες σας συμπληρώσουν τη φόρμα σας και κάνουν κλικ στην Υποβολή, οι υποβληθείσες φόρμες αρχίζουν να εμφανίζονται στην καρτέλα Απαντήσεις της φόρμας. Εδώ βλέπετε μια σύνοψη των απαντήσεων, των αποτελεσμάτων ερώτηση προς ερώτηση και των απαντήσεων ανά χρήστη. Λαμβάνετε επίσης ένα εικονίδιο Δημιουργία υπολογιστικού φύλλου για να φορτώσετε τις απαντήσεις σε ένα αρχείο Φύλλων για ανάλυση δεδομένων. Γλυκός!