Πώς να προγραμματίσετε μια μελλοντική συνάντηση Zoom

Όπως παρατήρησε κάποτε ο πρώην πρόεδρος Ντουάιτ Αϊζενχάουερ, «Τα σχέδια δεν έχουν αξία, αλλά ο προγραμματισμός είναι το παν». Στο πλαίσιο του Zoom , η σύγκληση μιας αυθόρμητης συνάντησης έχει νόημα σε ορισμένες περιπτώσεις, ειδικά όταν η επικοινωνία που βασίζεται σε κείμενο απλώς δεν λειτουργεί. Ωστόσο, στα άκρα, η επαγγελματική ζωή οποιουδήποτε ατόμου θα ήταν ανεξέλεγκτη και ακόμη και εντελώς χαοτική αν δεν μπορούσε τουλάχιστον να προσπαθήσει να προγραμματίσει τις μέρες της.

Για το σκοπό αυτό, το Zoom διευκολύνει τον προγραμματισμό μελλοντικών συναντήσεων με άλλους και την παρακολούθηση της εγγραφής των συμμετεχόντων. Επιπλέον, με τον προγραμματισμό συναντήσεων, ξεκλειδώνετε πρόσθετες λειτουργίες που μπορούν να κάνουν τις συναντήσεις σας πιο πολύτιμες για όλους τους ενδιαφερόμενους.

Πώς να προγραμματίσετε μια συνάντηση Zoom

Για να προγραμματίσετε μια συνάντηση με ένα άτομο ή μια ομάδα ατόμων εκ των προτέρων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Αρχική σελίδα στο επάνω μέρος του προγράμματος-πελάτη επιφάνειας εργασίας.

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Χρονοδιάγραμμα. Το Zoom εμφανίζει το παράθυρο Χρονοδιάγραμμα συνάντησης που εμφανίζεται.

Προγραμματισμός μελλοντικής συνάντησης Zoom.

Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις της σύσκεψής σας. Μπορείτε να το αλλάξετε

• Θέμα και περιγραφή
• Ημερομηνία
• Ώρα έναρξης και λήξης
• Ταυτότητα συνάντησης
• Επιλογές ήχου και βίντεο
• Ενσωμάτωση με εργαλεία ημερολογίου τρίτων, όπως το Microsoft Outlook και το Ημερολόγιο Google
• Προηγμένες επιλογές, συμπεριλαμβανομένου του εάν έχετε εκχωρήσει εναλλακτικούς κεντρικούς υπολογιστές

  Η επιλογή Δημιουργία αυτόματα για το Αναγνωριστικό σύσκεψης σημαίνει ότι το Zoom θα παράγει και θα διανείμει έναν μοναδικό αριθμό μιας χρήσης. Με άλλα λόγια, δεν θα χρησιμοποιείτε το PMI σας για αυτήν τη συνάντηση.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Χρονοδιάγραμμα. Έχετε πλέον προγραμματίσει τη συνάντησή σας. Το Zoom εμφανίζει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης συνάντησης με όλες τις σχετικές πληροφορίες, όπως αυτή που εμφανίζεται εδώ.

Προβολή προγραμματισμένης συνάντησης Zoom.

Από την επιβεβαίωση της σύσκεψης, μπορείτε να εκτελέσετε τις ακόλουθες ενέργειες κάνοντας κλικ στα σχετικά κουμπιά:

• Άνοιγμα: Ανοίγει το ημερολόγιο στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα ημερολογίου του υπολογιστή σας.
• Κλείσιμο: Κλείνει το παράθυρο.
• Αντιγραφή της πρόσκλησης: Στέλνει τις πληροφορίες της σύσκεψης στο πρόχειρό σας. Από εδώ, μπορείτε να το επικολλήσετε σε ένα email ή όπου θέλετε.

Δείτε τις προγραμματισμένες συσκέψεις σας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Συσκέψεις στο επάνω μέρος του προγράμματος-πελάτη για υπολογιστές Zoom.

Αν και μπορείτε να φιλοξενήσετε μόνο μία συνάντηση κάθε φορά ανά συσκευή, μπορείτε να προγραμματίσετε όσες θέλετε εκ των προτέρων.

Το Zoom επιτρέπει επίσης στους χρήστες να προγραμματίζουν συσκέψεις μέσω της διαδικτυακής πύλης και μέσω διαφορετικών επεκτάσεων προγράμματος περιήγησης.

Πώς να επεξεργαστείτε την προγραμματισμένη σας συνάντηση

Πείτε ότι έχετε προγραμματίσει με επιτυχία τη συνάντησή σας. Αφού το σκεφτείτε, όμως, αποφασίζετε ότι θέλετε να κάνετε μερικές αλλαγές. Σίγουρα, μπορείς να σκουπίσεις τη συνάντησή σου και να προκαλέσεις τον όλεθρο με τα ημερολόγια των άλλων. Ένας καλύτερος τρόπος, ωστόσο, περιλαμβάνει την επεξεργασία της υπάρχουσας σύσκεψής σας — κάτι που το Zoom σας επιτρέπει να κάνετε εύκολα ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Στην πύλη ιστού Zoom, κάτω από την κεφαλίδα Προσωπικά, κάντε κλικ στις Συναντήσεις.

Κάντε κλικ στο όνομα της συνάντησης που θέλετε να επεξεργαστείτε. Το Zoom παρουσιάζει βασικές πληροφορίες σχετικά με την προγραμματισμένη σας συνάντηση.

Κάντε κλικ στο λευκό κουμπί Επεξεργασία αυτής της σύσκεψης στην κάτω δεξιά γωνία της σελίδας.

Κάντε ό,τι αλλαγές θέλετε. Μπορείτε να αλλάξετε τα ακόλουθα:

• Θέμα
• Ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης
• Ταυτότητα συνάντησης
• Επιλογές ήχου και βίντεο
• Προηγμένες επιλογές, συμπεριλαμβανομένου του εάν έχετε εκχωρήσει εναλλακτικούς κεντρικούς υπολογιστές

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Αποθήκευση.

Συλλέξτε τα στοιχεία των συμμετεχόντων μέσω δημοσκοπήσεων

Ο Μπρους έχει προγραμματίσει μια επερχόμενη συνάντηση με μέλη του E Street Band του. Κατά τη διάρκεια της κλήσης, θέλει να ζητήσει τα σχόλια όλων. Σίγουρα, οι παρευρισκόμενοι θα μπορούν τόσο να κουδουνίσουν όσο και να εισάγουν σχόλια που βασίζονται σε κείμενο στο παράθυρο συνομιλίας. Αυτός ο τύπος μη δομημένων δεδομένων είναι συχνά πολύτιμος, αλλά η αντιπαραβολή τους είναι συνήθως ακατάστατη και χρονοβόρα, ειδικά με μεγαλύτερες ομάδες. Τα δομημένα δεδομένα είναι πολύ πιο εύκολο να συλλεχθούν και να αναλυθούν. Για το σκοπό αυτό, ένας καλύτερος τρόπος σε πολλές περιπτώσεις είναι να διεξάγετε μια δημοσκόπηση — μια που εμφανίζει αμέσως αποτελέσματα.

Το Zoom επιφυλάσσει δημοσκοπήσεις για πελάτες σε προγράμματα premium.

Ενεργοποίηση δημοσκόπησης σε επίπεδο λογαριασμού

Για να ενεργοποιήσετε τη δημοσκόπηση για όλα τα μέλη σε έναν οργανισμό, ένας διαχειριστής ή κάτοχος πρέπει να ακολουθήσει τα εξής βήματα:

Στην πύλη ιστού Zoom, κάτω από την κεφαλίδα Διαχειριστής, κάντε κλικ στη Διαχείριση λογαριασμού.

Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λογαριασμού.

Κάτω από την ενότητα Δημοσκόπηση, κάντε κλικ στο κουμπί εναλλαγής στη δεξιά πλευρά της σελίδας. Γίνεται μπλε. Το Zoom εμφανίζει ένα νέο παράθυρο που σας ζητά να επιβεβαιώσετε την επιλογή σας.

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Ενεργοποίηση. Το Zoom επιβεβαιώνει ότι έχει ενημερώσει τις ρυθμίσεις σας.

Πρέπει να ενεργοποιήσετε τις δημοσκοπήσεις μόνο μία φορά σε επίπεδο λογαριασμού.

Δημιουργία δημοσκόπησης για την προγραμματισμένη σας συνάντηση

Αφού ενεργοποιήσετε τις δημοσκοπήσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε μία ή περισσότερες δημοσκοπήσεις για μια επερχόμενη σύσκεψη:

Στην πύλη ιστού Zoom, κάτω από την κεφαλίδα Προσωπικά, κάντε κλικ στις Συναντήσεις.

Στην αριστερή πλευρά της σελίδας, στην περιοχή Προσεχείς συναντήσεις, κάντε κλικ στη σύσκεψη για την οποία θέλετε να προγραμματίσετε μια δημοσκόπηση.

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο κάτω μέρος της σελίδας και κάντε κλικ στο λευκό κουμπί Προσθήκη δίπλα στις λέξεις Δεν έχετε δημιουργήσει ακόμη δημοσκόπηση.

Στο παράθυρο που εμφανίζεται, εισαγάγετε τον τίτλο της ερώτησής σας.

(Προαιρετικό) Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ανώνυμος εάν θέλετε να αποκρύψετε τις απαντήσεις των συμμετεχόντων.

Πληκτρολογήστε το όνομα της ερώτησής σας.

Υποδείξτε εάν η ερώτηση είναι μίας ή πολλαπλής επιλογής επιλέγοντας το σχετικό πλαίσιο ελέγχου.

Εισαγάγετε τις πιθανές απαντήσεις στα πλαίσια κειμένου.

(Προαιρετικό) Για να συνεχίσετε να προσθέτετε ερωτήσεις, κάντε κλικ στο + Προσθήκη ερώτησης και επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 8.

Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της δημοσκόπησής σας, κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Αποθήκευση.

Μπορείτε τώρα να δείτε τη δημοσκόπηση, όπως εμφανίζεται αυτό το σχήμα.

Αποθηκευμένη δημοσκόπηση για μελλοντική συνάντηση Zoom.

Σημειώστε ότι το Zoom συνδέει τις δημοσκοπήσεις με τα PMI συγκεκριμένων χρηστών, ένα μικρό αλλά σημαντικό σημείο. Πείτε ότι ο Χανκ πρέπει να οργανώσει μια συνάντηση με τους άλλους πράκτορες της DEA στο γραφείο του. Ζυγίζει τις δύο επιλογές του:

• Χρησιμοποιώντας το PMI του: Εάν ακολουθήσει αυτή τη διαδρομή, τότε μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλες τις δημοσκοπήσεις που έχει δημιουργήσει στο πλαίσιο του PMI του.
• Επιτρέποντας στο Zoom να δημιουργεί αυτόματα έναν αριθμό αναγνωριστικού σύσκεψης μιας χρήσης: Εάν ο Χανκ επιλέξει αυτήν την επιλογή, τότε η δημοσκόπησή του ισχύει μόνο για τη συγκεκριμένη συνάντηση. Ως αποτέλεσμα, δεν θα μπορούσε να τα ανακυκλώσει ή να τα μεταφέρει σε άλλη συνάντηση.

Είτε έτσι είτε αλλιώς, κάποια στιγμή κατά τη διάρκεια της συνάντησης, οι οικοδεσπότες μπορούν να ξεκινήσουν τις δημοσκοπήσεις τους.

Κάντε ό,τι θέλετε, αλλά δεν θα άφηνα τη δυνατότητα μεταφοράς των δημοσκοπήσεων να οδηγήσει την απόφασή σας να χρησιμοποιήσετε ή όχι το PMI σας.

Πώς να χειριστείτε την εγγραφή σε σύσκεψη

Αν και είναι προαιρετικό, η απαίτηση από τους συμμετέχοντες να εγγραφούν για μελλοντικές συναντήσεις προσφέρει μια σειρά από προφανή οφέλη, συμπεριλαμβανομένης της μέτρησης του αριθμού των κεφαλών εκ των προτέρων. Πέρα από αυτό, μια εταιρεία ή ο διευθυντής σας μπορεί να επιβάλει τη συμμετοχή σε ορισμένες συναντήσεις.

Απαιτείται από άλλους να εγγραφούν στη συνάντησή σας

Ο Brandt πραγματοποιεί μια σημαντική συνάντηση σε όλο το τμήμα και θέλει να διασφαλίσει ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα παρευρεθούν. Ως εκ τούτου, απαιτεί εγγραφή ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Στην πύλη ιστού Zoom, κάτω από την κεφαλίδα Προσωπικά, κάντε κλικ στις Συναντήσεις.

Κάντε κλικ στο όνομα της συνάντησης της οποίας τα στοιχεία εγγραφής θέλετε να δείτε.

Κάντε κλικ στο λευκό κουμπί Επεξεργασία αυτής της σύσκεψης.

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη λέξη Εγγραφή και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτείται.

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Αποθήκευση. Το Zoom σας επιστρέφει στην κύρια σελίδα της σύσκεψης.

(Προαιρετικό) Στα δεξιά του συνδέσμου εγγραφής, αντιγράψτε τη μοναδική διεύθυνση URL ή κάντε κλικ στο Αντιγραφή πρόσκλησης για να δείτε πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη σύσκεψη.

Διανείμετε τον σύνδεσμο ή τις πληροφορίες της σύσκεψης σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη όπως εσείς επιλέγετε.

Εγγραφή για μελλοντική συνάντηση

Ο Brandt διαχειρίζεται ένα δεκαμελές προσωπικό. Ζήτησε από αυτούς τους ανθρώπους να εγγραφούν για τη μηνιαία συνάντησή του. Επιπλέον, έχει διανείμει το σύνδεσμο στους συμμετέχοντες, ίσως ακόμη και μέσω του Zoom Meetings & Chat. Όταν άλλοι κάνουν κλικ σε αυτήν τη διεύθυνση URL, θα δουν μια φόρμα παρόμοια με αυτή που εμφανίζεται εδώ:

Φόρμα εγγραφής για τη συνάντηση Zoom.

Προβολή δεδομένων εγγεγραμμένων

Αφού οι συμμετέχοντες συμπληρώσουν και υποβάλουν μια φόρμα εγγραφής σε σύσκεψη, το Zoom αποθηκεύει τις πληροφορίες τους. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Στην πύλη ιστού Zoom, κάτω από την κεφαλίδα Προσωπικά, κάντε κλικ στις Συναντήσεις.

Κάντε κλικ στο όνομα της συνάντησης της οποίας τα στοιχεία εγγραφής θέλετε να δείτε.

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην καρτέλα Εγγραφή και στα δεξιά του Manage Attendees, κάντε κλικ στην Προβολή.

Το Zoom εμφανίζει ένα παράθυρο παρόμοιο με αυτό που φαίνεται.

Προβολή εγγεγραμμένων συσκέψεων.

Κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία για να προσαρμόσετε ακόμη περισσότερο τις επιλογές εγγραφής σας.