Πώς να ξεκινήσετε με τις συναντήσεις Zoom

Η ανάπτυξη μιας βασικής κατανόησης της βασικής λειτουργικότητας του Zoom θα σας βοηθήσει να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία με έξυπνο τρόπο. Επιπλέον, ελαχιστοποιεί την πιθανότητα να διαπράξετε ένα ψεύτικο πάσο ή, ακόμη χειρότερα, να εκθέσετε τον εαυτό σας και τους άλλους σε ζητήματα ασφάλειας ή απορρήτου.

Το Zoom ονομάζει κατάλληλα την κορυφαία υπηρεσία του Meetings & Chat επειδή εκτελεί και τις δύο λειτουργίες — και θαυμάσια την εκκίνηση.

Οι ρόλοι του Zoom για συγκεκριμένες συναντήσεις

Όπως και στην πραγματική ζωή, διαφορετικοί άνθρωποι κάνουν διαφορετικά πράγματα στις συναντήσεις. Το Zoom αναγνωρίζει αυτήν την πραγματικότητα επισημοποιώντας τους ρόλους συνάντησης.

Οι ρόλοι στην παρακάτω ενότητα αφορούν μόνο τις Συναντήσεις και τη συνομιλία. Δηλαδή, διαφέρουν από τους κατάλληλους ρόλους λογαριασμού χρήστη. Επιπλέον, οι ακόλουθοι ρόλοι αλληλεπικαλύπτονται επίσης σε κάποιο βαθμό με τους αντίστοιχους στα διαδικτυακά σεμινάρια βίντεο Zoom.

Πλήθος

Το ζουμ από προεπιλογή αναθέτει στο άτομο που ξεκινά ή προγραμματίζει τη συνάντηση τον ρόλο του οικοδεσπότη. Πες ότι η Μαίρη ξεκινά μια συνάντηση. Το Meetings & Chat της αναθέτει το ρόλο του οικοδεσπότη. Ως εκ τούτου, μπορεί να εκτελέσει τις ακόλουθες εργασίες, μεταξύ άλλων:

• Ξεκινήστε τη ζωντανή ροή ή, αν θέλετε, ξεκινήστε τη συνάντηση με σοβαρότητα
• Τερματίστε τη συνάντηση
• Μοιραστείτε την οθόνη της με τους συμμετέχοντες
• Αναθέστε έναν άλλο συμμετέχοντα ως συνοικοδεσπότη
• Έναρξη ξεσπάσματος
• Ενεργοποίηση αιθουσών αναμονής

Συνοικοδεσπότης

Ανάλογα με το μέγεθος της συνάντησής σας, μπορεί να θέλετε να ορίσετε έναν συνοικοδεσπότη. Ως επί το πλείστον, αυτοί οι άνθρωποι μπορούν να εκτελέσουν τις ίδιες εργασίες με τους οικοδεσπότες, με μια βασική εξαίρεση: Δεν μπορούν να ξεκινήσουν ζωντανή ροή. Μπορούν, ωστόσο, να μεταδίδουν ζωντανή ροή μόλις ο οικοδεσπότης ξεκινήσει τη συνάντηση.

Συμμετέχοντες

Πείτε ότι δεν έχετε προγραμματίσει τη συνάντηση. απλά εμφανίζεσαι. Σε αυτήν την περίπτωση, το Zoom αναφέρεται σε εσάς ως συμμετέχοντα στη σύσκεψη . Οι συμμετέχοντες μπορούν να εκτελέσουν εργασίες όπως π.χ

• Δείτε τη λίστα των άλλων συμμετεχόντων στη σύσκεψη
• Μοιραστείτε τις οθόνες τους, με την άδεια του οικοδεσπότη
• Ξεκινήστε και σταματήστε το δικό τους βίντεο
• Σίγαση και κατάργηση σίγασης του εαυτού τους

Πώς να εντοπίσετε τις προσωπικές σας πληροφορίες Zoom

Πείτε ότι έχετε την τύχη να κάθεστε στο δικό σας ιδιωτικό γραφείο στη δουλειά. Αν ναι, τότε ο οργανισμός σας έχει ουσιαστικά κρατήσει χώρο για εσάς — είτε βρίσκεστε στη δουλειά είτε σε διακοπές. Για παράδειγμα, αν ταξιδεύετε στο Μπελίζ, κλειδώνετε το γραφείο σας. Κανείς άλλος δεν μπαίνει σε αυτό χωρίς τη συγκατάθεσή σας. (Ξεχάστε το προσωπικό θυρωρού για μια στιγμή.)

Το Zoom αγκαλιάζει την ίδια γενική ιδέα μέσω αυτού που αποκαλεί Personal Meeting Room (PMR). Σκεφτείτε το PMR ως τον δικό σας, μοναδικό χώρο εικονικής συνάντησης. Εάν ο Kramer θέλει να εισέλθει στο PMR του και να φιλοξενήσει μια συνάντηση, τότε θα χρειαστεί ένα είδος κλειδιού. Το Zoom αναφέρεται σε αυτό το κλειδί ως Προσωπικό Αναγνωριστικό Συνάντησης (PMI) ενός χρήστη.

Δεν θα έδινες το κλειδί του σπιτιού ή του γραφείου σου σε κανέναν Τομ, Ντικ ή Χάρι. Με την ίδια λογική, θα πρέπει να αντιμετωπίζετε το PMI σας με την ίδια προσοχή. Μόλις οι κακοί ηθοποιοί γνωρίζουν το PMI σας, τα πράγματα μπορεί να χαλάσουν. Συγκεκριμένα, εάν πραγματοποιείτε μια σύσκεψη, άλλοι μπορούν να συμμετάσχουν στο PMR σας ως απρόσκλητοι επισκέπτες, με την επιφύλαξη των εξής δύο εξαιρέσεων:

• Κλειδώνεις τη συνάντηση.
• Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Αίθουσα αναμονής του Zoom για να δέχεστε μεμονωμένα συμμετέχοντες.

Για να προβάλετε τόσο το PMR όσο και το PMI, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στην πύλη ιστού Zoom, κάτω από την κεφαλίδα Προσωπικά, κάντε κλικ στο Προφίλ.

Στη δεξιά πλευρά της οθόνης, βλέπετε το PMI. Από προεπιλογή, το Zoom κρύβει μερικούς από τους χαρακτήρες του.

Κάντε κλικ στο Εμφάνιση. Το Zoom δείχνει το PMI σας.

Ζουμ Προσωπικό Αναγνωριστικό συνάντησης.

(Προαιρετικό) Εάν θέλετε να χρησιμοποιείτε πάντα το PMI σας για άμεσες συσκέψεις, κάντε κλικ στο Επεξεργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση Προσωπικού Αναγνωριστικού Συνάντησης για Άμεσες συσκέψεις.

(Προαιρετικό) Εάν θέλετε να αλλάξετε το PMI σας, κάντε κλικ στο Επεξεργασία και εισαγάγετε το νέο σας PMI. Το Zoom θέτει ορισμένους περιορισμούς γύρω από τα PMI. Εάν το Zoom δεν αρέσει στο νέο σας PMI, τότε εμφανίζει ένα κόκκινο προειδοποιητικό μήνυμα.

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Αποθήκευση αλλαγών.

Το να δίνετε το PMR ή/και το PMI σας μεγιστοποιεί ηθελημένα και μη τις πιθανότητες να χαλάσουν οι άλλοι τις συναντήσεις σας — ή Zoombombing , όπως λένε τα παιδιά.

Εάν φιλοξενείτε συχνά δημόσιες συναντήσεις, τότε θα πρέπει να αλλάζετε το PMI σας κάθε μήνα περίπου.

Πώς να αυξήσετε τις συσκέψεις σας στο Zoom

Προτού φιλοξενήσετε μια μεμονωμένη σύσκεψη, ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να ενεργοποιήσετε τρεις χρήσιμες και ελάχιστα χρησιμοποιημένες επιλογές ζουμ:

• Αίθουσες αναμονής
• Δωμάτια επιφυλακής
• Ηχητικές μεταγραφές (αν το επιτρέπει το σχέδιο Zoom του οργανισμού σας)

Η χρήση αυτών των λειτουργιών σάς επιτρέπει να επωφεληθείτε περισσότερο από τις συναντήσεις σας.

Οι αίθουσες αναμονής και επιμέρους συσκέψεων αντιστοιχούν μόνο σε συσκέψεις και συνομιλίες. Δεν έχουν καμία σχέση με τα Zoom Rooms.

Ενεργοποίηση αιθουσών αναμονής για όλους τους χρήστες του Zoom στον οργανισμό σας

Σκεφτείτε την τελευταία φορά που επισκεφτήκατε τον γιατρό σας. Δεν μπήκες απλά μέσα.

Το Zoom επιτρέπει στους οικοδεσπότες της συνάντησης να ακολουθούν το ίδιο πρωτόκολλο. Εάν είστε κάτοχος λογαριασμού ή διαχειριστής, τότε μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις αίθουσες αναμονής για όλους τους χρήστες που ανήκουν στον λογαριασμό Zoom του οργανισμού σας. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:

Στην πύλη ιστού Zoom, κάτω από την κεφαλίδα Διαχειριστής, κάντε κλικ στη Διαχείριση λογαριασμού.

Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λογαριασμού.

Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Αίθουσα αναμονής και σύρετε το κουμπί εναλλαγής προς τα δεξιά, ώστε να γίνει μπλε. Το Zoom σας ζητά να επιβεβαιώσετε την απόφασή σας.

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Ενεργοποίηση. Το Zoom επιβεβαιώνει ότι έχει ενημερώσει τις ρυθμίσεις σας.

Φυσικά, η τήρηση αυτών των βημάτων σημαίνει μόνο ότι τα μέλη μπορούν να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν τις αίθουσες αναμονής. Δηλαδή, οι διαχειριστές δεν μπορούν να υποχρεώσουν τους ανθρώπους να τα χρησιμοποιήσουν.

Ενεργοποίηση αιθουσών επιμέρους συσκέψεων κατά τη διάρκεια των συναντήσεών σας

Ο John Keating διδάσκει ποίηση στην Ακαδημία Welton στο Middletown, Delaware. (Ναι, πηγαίνω σε όλη την Εταιρεία Dead Poets Society εδώ.) Θέλει η τάξη του με 30 μαθητές να συζητούν ταυτόχρονα το «She Walks In Beauty» του Λόρδου Βύρωνα σε μικρές ομάδες. Δυστυχώς, πρέπει να διεξάγει το μάθημά του μέσω Meetings & Chat. Η δημιουργία πέντε ή έξι διαφορετικών συσκέψεων Zoom δεν είναι εφικτή.

Τι να κάνω?

Μπείτε στις αίθουσες επιμέρους συσκέψεων, μια από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του Meetings & Chat. Οι οικοδεσπότες μπορούν να διαχωρίσουν τους συμμετέχοντες σε οποιονδήποτε αριθμό μικρότερων διαμορφώσεων κατά τη διάρκεια των συναντήσεών τους. Ο οικοδεσπότης μπορεί στη συνέχεια να μπει σε κάθε ομάδα και, σε αυτήν την περίπτωση, να επαναφέρει την τάξη — και όλα αυτά χωρίς να εγκαταλείψει τη σύσκεψη Zoom ή να χρειαστεί να ξεκινήσει μια νέα. Εάν πιστεύετε ότι αυτό το χαρακτηριστικό θα ήταν ωφέλιμο σε πολλές ρυθμίσεις πέρα ​​από τις τάξεις, τότε εμπιστευτείτε το ένστικτό σας. Ακόμα καλύτερα, το Zoom ενεργοποιεί αυτήν τη δυνατότητα σε όλα τα σχέδια, συμπεριλαμβανομένου του Βασικού.

Για να ενεργοποιηθούν τα δωμάτια επιμέρους συσκέψεων για όλα τα μέλη σε έναν οργανισμό, ένας διαχειριστής ή κάτοχος πρέπει να ακολουθήσει τα εξής βήματα:

Στην πύλη ιστού Zoom, κάτω από την κεφαλίδα Διαχειριστής, κάντε κλικ στη Διαχείριση λογαριασμού.

Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λογαριασμού.

Κάτω από την ενότητα "Δωμάτιο επιμέρους", σύρετε το κουμπί εναλλαγής προς τα δεξιά, ώστε να γίνει μπλε. Το Zoom σας ζητά να επιβεβαιώσετε την επιλογή σας.

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Ενεργοποίηση. Το Zoom επιβεβαιώνει ότι έχει ενημερώσει τις ρυθμίσεις σας.

Λάβετε υπόψη ότι πρέπει να ενεργοποιήσετε τα δωμάτια επιμέρους συσκέψεων μόνο μία φορά. Επιπλέον, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε στον ελεύθερο χρόνο σας.

Προς το παρόν, το Zoom επιτρέπει στους οικοδεσπότες να δημιουργούν έως και 50 ξεχωριστές περιόδους σύνδεσης ανά σύσκεψη.

Ενεργοποίηση μεταγραφών ήχου σύσκεψης

Το Zoom επιτρέπει στους πελάτες στα επιχειρηματικά, εκπαιδευτικά και επιχειρηματικά σχέδιά του να δημιουργούν ηχητικές μεταγραφές των συσκέψεών τους. Ακόμα καλύτερα, το Zoom εμφανίζει αυτές τις μεταγραφές καθώς μιλούν διαφορετικοί συμμετέχοντες. Σκεφτείτε το σαν να παρακολουθείτε μια ταινία με υπότιτλους.

Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση για όλα τα μέλη σε έναν οργανισμό, ένας διαχειριστής ή κάτοχος του Zoom πρέπει να ακολουθήσει τα εξής βήματα:

Στην πύλη ιστού Zoom, κάτω από την κεφαλίδα Διαχειριστής, κάντε κλικ στη Διαχείριση λογαριασμού.

Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λογαριασμού.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Ηχογράφηση στο επάνω μέρος της σελίδας.

Κάτω από τις Σύνθετες ρυθμίσεις εγγραφής cloud, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μεταγραφή ήχου.

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Αποθήκευση.