Πώς να κατανοήσετε τις λειτουργίες του Excel

Μερικές φορές, η σύνταξη ενός τύπου Excel για την εκτέλεση ενός υπολογισμού του Excel είναι δύσκολη ή χρονοβόρα. Μια συνάρτηση Excel αναφέρεται σε έναν συγκεκριμένο μαθηματικό υπολογισμό. Οι συναρτήσεις του Excel μπορούν να συντομεύσουν σε μεγάλο βαθμό τον όγκο της πληκτρολόγησης που πρέπει να κάνετε για να δημιουργήσετε ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να αθροίσετε τις τιμές στα κελιά A1 έως A10. Για να το εκφράσετε ως τύπο, θα πρέπει να γράψετε κάθε αναφορά κελιού ξεχωριστά: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10

Για παράδειγμα, αντί να χρησιμοποιήσετε τον προηγούμενο τύπο, θα μπορούσατε να αθροίσετε, χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SUM του Excel: =SUM(A1:A10)

Με μια συνάρτηση Excel, μπορείτε να αναπαραστήσετε μια περιοχή με την αναφορά κελιού της επάνω αριστερής γωνίας, μια άνω και κάτω τελεία και την αναφορά κελιού της κάτω δεξιάς γωνίας. Στην περίπτωση του A1:A10, υπάρχει μόνο μία στήλη, επομένως το επάνω αριστερό είναι το A1 και το κάτω δεξιά είναι το A10.

Κάθε συνάρτηση Excel έχει ένα ή περισσότερα ορίσματα. Ένα όρισμα είναι ένα σύμβολο κράτησης θέσης για έναν αριθμό, συμβολοσειρά κειμένου ή αναφορά κελιού. Για παράδειγμα, η συνάρτηση SUM απαιτεί τουλάχιστον ένα όρισμα: μια περιοχή κελιών. Έτσι στο προηγούμενο παράδειγμα, το A1:A10 είναι το όρισμα. Τα ορίσματα για μια συνάρτηση περικλείονται σε ένα σύνολο παρενθέσεων.

Κάθε συνάρτηση του Excel έχει τους δικούς της κανόνες σχετικά με τον αριθμό των απαιτούμενων και προαιρετικών ορισμάτων που διαθέτει και τι αντιπροσωπεύουν. Δεν χρειάζεται να απομνημονεύσετε την ακολουθία ορισμάτων (τη σύνταξη) για κάθε συνάρτηση. Το Excel σας ζητά. Μπορεί ακόμη και να προτείνει μια λειτουργία για χρήση για μια συγκεκριμένη κατάσταση, εάν δεν είστε σίγουροι για το τι χρειάζεστε.

Για να βρείτε μια συνάρτηση και να λάβετε βοήθεια με τη σύνταξή της, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1 Κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να εισαγάγετε τη συνάρτηση. Επιλέξτε Τύποι→ Εισαγωγή συνάρτησης.

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης.

2 Βρείτε τη συνάρτηση που θέλετε να εισαγάγετε.

Εάν δεν ξέρετε ποια λειτουργία θέλετε, πληκτρολογήστε μερικές λέξεις-κλειδιά (στο πεδίο Αναζήτηση για μια συνάρτηση) που αντιπροσωπεύουν αυτό που θέλετε να κάνετε. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να βρείτε την ελάχιστη τιμή σε μια περιοχή κελιών, μπορείτε να πληκτρολογήσετε Εύρεση της ελάχιστης τιμής. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετάβαση για να δείτε μια λίστα με τις λειτουργίες που μπορεί να είναι αυτό που θέλετε. Κάντε κλικ σε κάθε συνάρτηση στη λίστα και διαβάστε την περιγραφή της που εμφανίζεται.

3 Όταν βρείτε τη λειτουργία που θέλετε, κάντε κλικ στο OK.

Το παράθυρο διαλόγου Επιχειρήματα συνάρτησης.

4 Συμπληρώστε τα ορίσματα στο παρεχόμενο πεδίο.

Τα ορίσματα θα είναι διαφορετικά ανάλογα με τη συνάρτηση που θα επιλέξετε. Μπορείτε να συμπληρώσετε τα ορίσματα πληκτρολογώντας έναν αριθμό ή μια αναφορά κελιού (ή περιοχή) απευθείας στο πλαίσιο. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογέας στα δεξιά του πλαισίου κειμένου, το οποίο συμπτύσσει το πλαίσιο διαλόγου προσωρινά. Επιλέξτε το κελί ή την περιοχή στο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, πατήστε Enter για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου.

5 Κάντε κλικ στο OK.

Αφού αισθανθείτε άνετα με μια συγκεκριμένη λειτουργία, μπορεί να προτιμήσετε να την πληκτρολογήσετε απευθείας στο κελί αντί να περάσετε από το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης. Καθώς πληκτρολογείτε, το Excel σάς βοηθά παρέχοντας προτροπές για τα ορίσματα σε μια Συμβουλή οθόνης.