Για να εκτυπώσετε μέσα από οποιαδήποτε εφαρμογή του Microsoft Office, επιλέξτε Αρχείο→ Εκτύπωση ή πατήστε Ctrl+P. Εμφανίζει τις Ρυθμίσεις εκτύπωσης στην προβολή Backstage. Στη συνέχεια, μπορείτε να ορίσετε όποιες επιλογές εκτύπωσης θέλετε και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.
Οι ακριβείς ρυθμίσεις που βρίσκονται στις Ρυθμίσεις εκτύπωσης διαφέρουν ελαφρώς μεταξύ των εφαρμογών. Τα κοινά χαρακτηριστικά είναι
-
Αριθμός αντιγράφων: Η προεπιλογή είναι 1. μπορείτε να επιλέξετε να εκτυπώσετε πολλά αντίγραφα, προσδιορίζοντας κάποιον άλλο αριθμό.
-
Εκτυπωτής: Επιλέξτε από μια αναπτυσσόμενη λίστα των εκτυπωτών που είναι εγκατεστημένοι στο σύστημά σας. (Εάν έχετε μόνο έναν εκτυπωτή, χρησιμοποιείται αυτόματα.)
-
Ρυθμίσεις: Καθορίστε ποιες σελίδες θέλετε να εκτυπώσετε, αν όχι ολόκληρη. Μπορείτε να εκτυπώσετε όλα, την τρέχουσα σελίδα, μια προσαρμοσμένη περιοχή σελίδων ή ένα φύλλο που περιέχει τις ιδιότητες του εγγράφου.
-
Άλλες ρυθμίσεις: Διατίθεται μια ποικιλία ειδικών ρυθμίσεων, όπως σελιδοποίηση, εκτύπωση μονής ή διπλής όψης, προσανατολισμός σελίδας και μέγεθος χαρτιού.
Μερικές φορές, όταν εκτυπώνετε κάτι, δεν φαίνεται ακριβώς όπως περιμένατε. Η προβολή με την οποία εργάζεστε στην οθόνη δεν είναι ίδια με την προβολή που θα εκτυπωθεί σε πολλές περιπτώσεις. (Αυτό ισχύει ιδιαίτερα στο Excel, για παράδειγμα.)
Η προεπισκόπηση εκτύπωσης είναι μια ειδική προβολή στην οποία μπορείτε να δείτε τις σελίδες σας ακριβώς όπως θα εμφανίζονται κατά την εκτύπωση. Η προεπισκόπηση του εγγράφου σας πριν το εκτυπώσετε μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε την άσκοπη εκτύπωση επιπλέον αντιγράφων και τη σπατάλη μελανιού και χαρτιού. Η προεπισκόπηση εκτύπωσης εμφανίζεται στα δεξιά των ρυθμίσεων εκτύπωσης στην προβολή παρασκηνίου.