Εάν δεν αποθηκεύσετε την εργασία σας σε έγγραφο, βιβλίο εργασίας ή παρουσίαση του Office, ό,τι έχετε εισαγάγει εξαφανίζεται όταν κλείσετε την εφαρμογή ή απενεργοποιήσετε τον υπολογιστή σας. Η αποθήκευση της εργασίας σας την αποθηκεύει για μελλοντική χρήση. Όταν έρθει το "αργότερα", μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο με διάφορους τρόπους.
Τα βήματα για την αποθήκευση, το άνοιγμα και την εκτύπωση αρχείων δεδομένων είναι σχεδόν ακριβώς τα ίδια σε κάθε εφαρμογή, επομένως η εκμάθησή του σε ένα πρόγραμμα σάς δίνει ένα σημαντικό ξεκίνημα στα άλλα προγράμματα. Σε αυτό το κεφάλαιο, θα δείτε τις βασικές δεξιότητες που θα σας βοηθήσουν να εργάζεστε με αρχεία δεδομένων ανεξάρτητα από το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε.
Σε κάθε εφαρμογή, οι σύνδεσμοι προς τα αρχεία που χρησιμοποιήθηκαν πιο πρόσφατα εμφανίζονται στο μενού Αρχείο, στη λίστα Πρόσφατα. Κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην κατηγορία Πρόσφατα. στη συνέχεια κάντε κλικ σε οποιοδήποτε αρχείο που χρησιμοποιήθηκε πρόσφατα για να το ανοίξετε ξανά γρήγορα.
Καθώς ανοίγετε και αποθηκεύετε περισσότερα αρχεία, αλλάζει η λίστα με τα πρόσφατα χρησιμοποιημένα αρχεία. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ένα συγκεκριμένο αρχείο παραμένει στη λίστα, κάντε κλικ στο εικονίδιο της πινέζας στα δεξιά του.
Εάν το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε δεν εμφανίζεται στη λίστα Πρόσφατα, κάντε κλικ στην εντολή Άνοιγμα (Αρχείο→ Άνοιγμα) για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα. Από εκεί, μπορείτε να επιλέξετε το αρχείο που θέλετε και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο Άνοιγμα.
Εάν θέλετε να ανοίξετε ένα αρχείο σε διαφορετική θέση από τον προεπιλεγμένο φάκελο, μπορείτε να αλλάξετε σε διαφορετικές θέσεις αποθήκευσης στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα με τον ίδιο τρόπο που κάνετε στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.