Κοινή χρήση σημειώσεων με την εφαρμογή G Suites Keep

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Keep, ένα από το σύνολο εργαλείων συνεργασίας του G Suite, για να δημιουργήσετε απλά έγγραφα κειμένου για πράγματα όπως λίστες υποχρεώσεων και σημειώσεις συσκέψεων. Μια εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου όπως τα Έγγραφα είναι χρήσιμη για τη δημιουργία πολύπλοκων και μεγάλων εγγράφων. Ωστόσο, αυτό το ισχυρό εργαλείο μοιάζει υπερβολικό όταν το μόνο που θέλετε να κάνετε είναι να σημειώσετε μερικές σημειώσεις. Για αυτές τις απλούστερες εργασίες κειμένου, η εφαρμογή Keep που συνοδεύει το G Suite είναι τέλεια επειδή προσφέρει μια απλή διεπαφή που διατηρεί όλες τις σημειώσεις σας μαζί.

Η αρχική σελίδα του Keep

Είστε έτοιμοι να δείτε τι μπορεί να κάνει το Keep; Ετσι μπράβο. Συνοδευόμενο από μια προαιρετική αντλία γροθιάς, χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε από αυτές τις τεχνικές για να προσγειωθείτε με ασφάλεια στην αρχική σελίδα του Keep:

• Μεταβείτε στην εφαρμογή Keep .
• Εάν βρίσκεστε σε μια εφαρμογή G Suite που έχει το εικονίδιο Google Apps (όπως Φόρμες ή Ομάδες), κάντε κλικ στο Google Apps και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Keep.

Η αρχική σελίδα του Keep που βλέπετε όταν φτάσετε για πρώτη φορά μοιάζει με τη σελίδα που εμφανίζεται. (Αν και σημειώστε ότι το σχήμα δείχνει την αρχική σελίδα του Keep όπως εμφανίζεται στο πρόγραμμα περιήγησης ιστού Google Chrome. Άλλα προγράμματα περιήγησης Ιστού ενδέχεται να μην προσφέρουν όλες τις δυνατότητες που βλέπετε εδώ.)

Η αρχική σελίδα του Keep.

Ας κάνουμε ένα γρήγορο ταξίδι γύρω από την οθόνη για να ξέρετε τι συμβαίνει εδώ (ανατρέξτε στην εικόνα, η οποία επισημαίνει τα χαρακτηριστικά στη λίστα που ακολουθεί):

• Κύριο μενού: Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο για εναλλαγή του Κύριου μενού του Keep μεταξύ μόνο εικονιδίων και εικονιδίων με τίτλους.
• Αναζήτηση: Αναζήτηση στο Keep για τη σημείωση που θέλετε.
• Ανανέωση: Ζητήστε από το Keep να ελέγξει για νέες ή αλλαγμένες σημειώσεις.
• Λίστα/Προβολή πλέγματος: Εναλλαγή της εμφάνισης σημειώσεων μεταξύ λίστας και πλέγματος.
• Ρυθμίσεις: Εμφανίστε ένα μενού με τις ρυθμίσεις του Keep.
• Εφαρμογές Google: Εμφάνιση εικονιδίων για όλες τις εφαρμογές Google.
• Λογαριασμός Google: Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας Google.

Δημιουργήστε μια νέα σημείωση

Όπως φαίνεται, η αρχική σελίδα του Keep περιλαμβάνει ένα πλαίσιο με το κείμενο Κρατήστε μια σημείωση που είναι τρομερά δελεαστικό. Όταν δεν μπορείτε να το αντέξετε άλλο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε μια σημείωση:

Κάντε κλικ μέσα στο πλαίσιο κειμένου Λήψη σημείωσης. Το Keep ανοίγει τη νέα σημείωση για επεξεργασία, όπως φαίνεται εδώ.

Μια άδεια νότα, λαχτάρα να γεμίσει.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Τίτλος για να εισαγάγετε έναν τίτλο για τη σημείωσή σας.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Λήψη σημείωσης για να εισαγάγετε το κείμενο της σημείωσής σας. Εάν το μόνο που θέλετε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε μια βασική σημείωση, έχετε σχεδόν τελειώσει, οπότε μη διστάσετε να μεταβείτε στο βήμα 10.

Εάν θέλετε να λαμβάνετε υπενθύμιση σχετικά με τη σημείωσή σας, κάντε κλικ στην επιλογή Υπενθύμιση και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ώρα που θέλετε να λάβετε υπενθύμιση.

Για να ορίσετε το χρώμα φόντου της σημείωσης, κάντε κλικ στο εικονίδιο Αλλαγή χρώματος και, στη συνέχεια, επιλέξτε το χρώμα που προτιμάτε από την παλέτα που εμφανίζεται.

Για να εισαγάγετε μια εικόνα στη σημείωση, κάντε κλικ στην Προσθήκη εικόνας, επιλέξτε το αρχείο εικόνας στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

Για να προσθέσετε μια ετικέτα στη σημείωσή σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα, επιλέξτε Προσθήκη ετικέτας από το μενού που εμφανίζεται, εισαγάγετε το όνομα της ετικέτας σας και, στη συνέχεια, πατήστε Enter.

Για να προσθέσετε ένα σχέδιο στη σημείωσή σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα, επιλέξτε Προσθήκη σχεδίου από το μενού που εμφανίζεται, δημιουργήστε το σχέδιό σας στο παράθυρο που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Πίσω (το αριστερό βέλος).

Για να προσθέσετε πλαίσια ελέγχου στη σημείωση, κάντε κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα και επιλέξτε Εμφάνιση πλαισίων επιλογής από το μενού που εμφανίζεται.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Κλείσιμο. Το Keep αποθηκεύει τη σημείωσή σας.

Εάν μια σημείωση περιέχει πληροφορίες στις οποίες θέλετε να αναφέρεστε συχνά ή εάν γνωρίζετε ότι πρέπει να προσθέτετε συχνά πληροφορίες σε μια σημείωση, μπορείτε να κρατήσετε τη σημείωση στη διάθεσή σας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Pin Note. Το Keep δημιουργεί μια νέα καρφιτσωμένη ενότητα στο επάνω μέρος του παραθύρου και προσθέτει τη σημείωση σε αυτήν την ενότητα.

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια σημείωση που περιλαμβάνει στοιχεία εκτός από απλό κείμενο, το Keep σάς παρέχει τρεις ελαφρώς πιο γρήγορες μεθόδους για να βγάλετε τη σημείωση από το έδαφος:

• Για να ξεκινήσετε μια νέα σημείωση που έχει μια λίστα πλαισίων ελέγχου, κάντε κλικ στο εικονίδιο Νέα λίστα.
• Για να ξεκινήσετε μια νέα σημείωση που έχει σχέδιο, κάντε κλικ στο εικονίδιο Νέα σημείωση με σχέδιο.
• Για να ξεκινήσετε μια νέα σημείωση που έχει εικόνα, κάντε κλικ στο εικονίδιο Νέα σημείωση με εικόνα.

Πώς να προσθέσετε συνεργάτες σημειώσεων

Οι σημειώσεις είναι τόσο απλές υποθέσεις που η ιδέα της συνεργασίας σε μια νότα μπορεί να φαίνεται περίεργη. Ωστόσο, σκεφτείτε αυτές τις ιδέες:

• Εάν δεν έχετε καμία καλλιτεχνική ικανότητα, αλλά ένας συνάδελφος έχει, θα ήταν λογικό να ζητήσετε από αυτόν να προσθέσει ένα σχέδιο σε μια σημείωση.
• Εάν ένας συνάδελφος έχει μια εικόνα που χρειάζεστε για μια σημείωση, ο ευκολότερος τρόπος να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εικόνα θα ήταν να προσθέσετε αυτόν τον συνάδελφο ως συνεργάτη.
• Εάν εσείς και ορισμένα μέλη της ομάδας σας συζητάτε ένα θέμα, μπορείτε όλοι να καταγράψετε τις ιδέες σας σε μια κοινή σημείωση.

Είμαι βέβαιος ότι μπορείτε να σκεφτείτε 1.001 χρήσεις για την κοινή χρήση σημειώσεων, οπότε ορίστε πώς το κάνετε πραγματικά:

Επιλέξτε τη σημείωση που θέλετε να μοιραστείτε.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Συνεργάτης. Το Keep ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Συνεργάτες.

Εισαγάγετε το όνομα ή τη διεύθυνση email ενός ατόμου στον οργανισμό σας που θέλετε να συνεργαστείτε στη σημείωση.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προσθήκη συνεργάτη (το σημάδι επιλογής).

Επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4 μέχρι να καθορίσετε όλους τους συνεργάτες που θέλετε να εργαστούν στη σημείωσή σας.

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση. Το Keep μοιράζεται τη σημείωση με τα άτομα που ορίσατε. Για άτομα στον οργανισμό σας ή άτομα με λογαριασμό Google, η σημείωση εμφανίζεται αυτόματα στο παράθυρο Keep του ατόμου.

Εάν κάποιος μοιράζεται μια σημείωση μαζί σας, αλλά δεν θέλετε να συνεισφέρετε στη σημείωση, μπορείτε να βγάλετε τον εαυτό σας από τη λίστα των συνεργατών. Επιλέξτε τη σημείωση, κάντε κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα, επιλέξτε Κατάργηση εμένα από το μενού που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, όταν το Keep σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε, κάντε κλικ στο Διαγραφή.