Επεξεργασία εγγράφων με την IBM Workplace Services Express

Συνήθως, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δικά σας έγγραφα στο IBM Workplace Services Express (WSE) και, ανάλογα με τις ρυθμίσεις πρόσβασης της βιβλιοθήκης εγγράφων, μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τα έγγραφα των συμπαικτών σας. Ωστόσο, μερικές φορές δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε καθόλου έγγραφα, ούτε καν τα έγγραφα που δημιουργήσατε μόνοι σας.

Μπορείτε εύκολα να καταλάβετε εάν μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο γιατί όταν το ανοίγετε, είτε βλέπετε το κουμπί Επεξεργασία είτε όχι.

Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους μπορεί να αποτραπεί η επεξεργασία ενός εγγράφου:

• Η βιβλιοθήκη εγγράφων ενδέχεται να μην έχει ρυθμιστεί για να σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε από τα έγγραφα, λόγω της φύσης της ίδιας της βιβλιοθήκης.

• Το έγγραφο είναι κλειδωμένο — είτε κάποιος άλλος στην ομάδα σας το επεξεργάζεται είτε κάποιος το κλείδωσε χειροκίνητα για να αποτρέψει περαιτέρω αλλαγές.

Υποθέτοντας ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα συγκεκριμένο έγγραφο — επειδή έχετε τη σωστή πρόσβαση και το έγγραφο δεν είναι κλειδωμένο — οι ακόλουθες ενότητες καλύπτουν μερικά από τα πρόσθετα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με το έγγραφο εκτός από την επεξεργασία του πραγματικού περιεχομένου του.

Επεξεργασία ιδιοτήτων ενός εγγράφου

Το πιο σημαντικό μέρος ενός εγγράφου, φυσικά, είναι το περιεχόμενό του. Αλλά υπάρχουν περισσότερα σε ένα έγγραφο, όσον αφορά το WSE.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις ιδιότητες του εγγράφου — τα πεδία που παρακολουθεί το WSE για κάθε έγγραφο — όπως το όνομα, η περιγραφή του εγγράφου και ούτω καθεξής. Αυτό το περιεχόμενο για ένα έγγραφο ονομάζεται μερικές φορές μεταδεδομένα. Οι ιδιότητες του εγγράφου μπορεί να είναι πολύ σημαντικές για τη διασφάλιση ότι τα άλλα μέλη της ομάδας μπορούν να βρουν το έγγραφο, ειδικά όταν το αναζητούν. Όσο περισσότερες πληροφορίες συμπεριλάβετε στα πεδία ιδιοτήτων, τόσο πιο πιθανό θα είναι άλλοι χρήστες να έχουν πρόσβαση και να χρησιμοποιούν το περιεχόμενο του εγγράφου.

Για να επεξεργαστείτε τις ιδιότητες ενός εγγράφου, είτε αυτό δημιουργήθηκε με το Office είτε με πρόγραμμα επεξεργασίας WSE, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Εντοπίστε και ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία.

Εμφανίζεται η φόρμα Επεξεργασία εγγράφου.

2. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα Επεξεργασία εγγράφου για να αλλάξετε τον τίτλο, την περιγραφή ή την προτιμώμενη γλώσσα του εγγράφου.

3. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση, Υποβολή για έγκριση ή Αποθήκευση ως απόρρητο πρόχειρο, ανάλογα με την περίπτωση.

Το έγγραφο αποθηκεύεται και κλείνει.

Αντικατάσταση εγγράφου

Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να αντικαταστήσετε ένα έγγραφο, κλειδαριά, απόθεμα και κάννη. Αυτό δεν είναι κάτι που κάνετε συχνά, αλλά μερικές φορές έχετε ένα αρχείο στον τοπικό σας σκληρό δίσκο που πρέπει να ανεβάσετε στη θέση ενός εγγράφου που υπάρχει ήδη στη βιβλιοθήκη. Περιττό να πούμε ότι το υπάρχον έγγραφο έχει αντικατασταθεί — μόνιμα — επομένως προχωρήστε με προσοχή. Δεν μπορείτε να αντικαταστήσετε ένα έγγραφο που έχει αποθηκευτεί ως εκκρεμές πρόχειρο.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να αντικαταστήσετε ένα υπάρχον έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων με ένα από τον υπολογιστή σας:

1. Εντοπίστε και ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να αντικαταστήσετε.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση.

Εμφανίζεται η φόρμα Αντικατάσταση εγγράφου.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και επιλέξτε το αρχείο στον σκληρό σας δίσκο που θέλετε να ανεβάσετε ως αντικατάσταση.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση, Υποβολή για έγκριση ή Αποθήκευση ως απόρρητο πρόχειρο, ανάλογα με την περίπτωση.

Το νέο έγγραφο εμφανίζεται στη βιβλιοθήκη εγγράφων και το παλιό εξαφανίζεται.

Μετακίνηση ή αντιγραφή εγγράφου

Αν και τα βήματα για την αντιγραφή και τη μετακίνηση ενός εγγράφου είναι σχεδόν τα ίδια, τα αποτελέσματα είναι φυσικά διαφορετικά. Όταν αντιγράφετε ένα έγγραφο, καταλήγετε σε δύο ίδιες εκδόσεις του εγγράφου σε δύο διαφορετικούς φακέλους. Όταν μετακινείτε ένα έγγραφο, το έγγραφο αφαιρείται από τον αρχικό του φάκελο και κατατίθεται στον φάκελο που καθορίζετε.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα βήματα για να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε ένα έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων:

1. Εντοπίστε και ανοίξτε το έγγραφο.

2. Επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες –> Αντιγραφή ή Περισσότερες ενέργειες –> Μετακίνηση.

Εμφανίζεται η φόρμα Αντιγραφή σε φάκελο (ή Μετακίνηση σε φάκελο).

3. Επιλέξτε το φάκελο προορισμού στον οποίο θέλετε να τοποθετήσετε το έγγραφο που αντιγράφηκε ή μετακινήθηκε.

4. Κάντε κλικ στο OK.

Το έγγραφο αντιγράφεται ή μετακινείται στη νέα του θέση.