Εκτέλεση αναφοράς στο ACT! 2005

Τα παρακάτω βήματα ισχύουν για όλα τα ACT! Αναφορές. Το πλαίσιο διαλόγου είναι το ίδιο για όλες τις αναφορές. Ανάλογα με την αναφορά που εκτελείτε, ωστόσο, ορισμένες από τις επιλογές ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες και επομένως να εμφανίζονται γκριζαρισμένες.

Για να εκτελέσετε ένα ACT! αναφορά, απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Πραγματοποιήστε αναζήτηση ή εμφανίστε την εγγραφή ή τις εγγραφές επαφής που θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναφορά.

Όλοι οι δρόμοι σε ACT! οδηγήσει — ή τουλάχιστον περάστε από — την αναζήτηση. Πριν εκτελέσετε μια αναφορά, αποφασίστε ποια δεδομένα επαφής ή ομάδας θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναφορά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να εκτελέσετε μια αναφορά σύνοψης ιστορικού για μια μεμονωμένη επαφή ή μια αναφορά επαφών για όλες τις επαφές σε μια πολιτεία ή περιοχή. Μπορείτε να συμπεριλάβετε δεδομένα από την τρέχουσα εγγραφή επαφής ή ομάδας, την τρέχουσα επαφή ή αναζήτηση ομάδας ή από όλες τις επαφές ή ομάδες.

2. Ταξινομήστε τις επαφές πριν εκτελέσετε την αναφορά, εάν θέλετε οι επαφές στην αναφορά να εμφανίζονται με συγκεκριμένη σειρά.

Θέλετε οι επαφές να εμφανίζονται αλφαβητικά με το όνομα της εταιρείας ή με το επίθετο; Εάν έχετε πολλές επαφές με το επώνυμο Smith, θέλετε να τις ταξινομήσετε ανά εταιρεία ή πολιτεία; Πρέπει να πάρετε αυτές τις αποφάσεις πριν εκτελέσετε ένα ACT! κανω ΑΝΑΦΟΡΑ.

Ταξινομήστε τις επαφές σας με έναν από τους δύο τρόπους: Ταξινόμηση κατά έως τρία κριτήρια επιλέγοντας Επεξεργασία –> Ταξινόμηση ή ταξινομήστε την επαφή σας με βάση ένα κριτήριο κάνοντας κλικ στην κατάλληλη επικεφαλίδα επαφής στη Λίστα επαφών.

3. Επιλέξτε το μενού Αναφορές και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της αναφοράς που θέλετε να εκτελέσετε. (Για να εκτελέσετε μια αναφορά που δεν εμφανίζεται στο μενού, επιλέξτε Αναφορές –> Άλλες αναφορές επαφών και επιλέξτε την κατάλληλη αναφορά.)

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός φίλτρων. Η καρτέλα Γενικά είναι πανομοιότυπη για όλες τις ACT! αναφορές που δημιουργείτε.

4. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Αποστολή εξόδου αναφοράς σε, επιλέξτε μια έξοδο για την αναφορά:

• Προεπισκόπηση: Επιλέξτε την επιλογή Προεπισκόπηση εάν διστάζετε καθόλου σχετικά με τις δυνατότητες αναφοράς σας. Στην οθόνη εμφανίζεται μια προεπισκόπηση της αναφοράς. Αφού κάνετε προεπισκόπηση της αναφοράς, εκτυπώστε την ή εκτελέστε την ξανά, εάν δεν φαίνεται ακριβώς όπως την θέλατε.

• Αρχείο εμπλουτισμένου κειμένου: Αποθηκεύει την αναφορά ως αρχείο RTF, το οποίο μπορείτε να ανοίξετε στο Word.

• Αρχείο HTML: Αποθηκεύει την αναφορά ως αρχείο HTML. Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την αναφορά στον ιστότοπό σας.

• Αρχείο PDF: Αποθηκεύει την αναφορά ως αρχείο PDF που μπορεί να διαβαστεί στο Adobe reader.

• Αρχείο κειμένου: Αποθηκεύει την αναφορά ως αρχείο TXT, το οποίο μπορείτε να διαβάσετε με μια μεγάλη ποικιλία λογισμικού, συμπεριλαμβανομένου του Excel.

• Εκτυπωτής: Εάν είστε απόλυτα βέβαιοι ότι η αναφορά σας θα εκτυπωθεί σωστά την πρώτη φορά, προχωρήστε! Αυτή η επιλογή στέλνει την αναφορά απευθείας στον προεπιλεγμένο εκτυπωτή σας.

• E-mail: Στέλνει την αποθηκευμένη αναφορά ως συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το συνημμένο έχει επέκταση .rpt και μπορεί να διαβαστεί μόνο από παραλήπτες που έχουν ACT! εγκατεστημένα στους υπολογιστές τους.

5. Στην περιοχή Δημιουργία αναφοράς για, καθορίστε τις επαφές που θα συμπεριληφθούν στην αναφορά.

Οι επιλογές είναι αυτονόητες. Είτε πρόκειται να εκτελέσετε την αναφορά για την τρέχουσα επαφή, την τρέχουσα αναζήτηση ή όλες τις επαφές.

Εάν ταξινομήσατε τις επαφές, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Τρέχουσα αναζήτηση, ακόμα κι αν θέλετε να συμπεριλάβετε όλες τις επαφές στη βάση δεδομένων. Εάν δεν κάνετε αυτήν την επιλογή, οι επαφές στην αναφορά δεν εμφανίζονται με τη σειρά ταξινόμησης που καθορίσατε.

6. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εξαίρεση «Το αρχείο μου» για να εξαιρέσετε πληροφορίες από το My Record στην αναφορά.

Αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη για όλες τις αναφορές.

7. Στην περιοχή Χρήση δεδομένων με διαχείριση κατά, επιλέξτε τη Διαχείριση αρχείων των επαφών που συμπεριλαμβάνετε στην αναφορά σας.

• Όλοι οι χρήστες: Περιλαμβάνει εγγραφές επαφών που διαχειρίζονται όλοι οι χρήστες της βάσης δεδομένων.

• Selected Users: Περιλαμβάνει εγγραφές επαφών που διαχειρίζονται επιλεγμένοι χρήστες της βάσης δεδομένων. Εάν είστε ο μόνος χρήστης της βάσης δεδομένων, μόνο το όνομά σας εμφανίζεται στη λίστα.

8. Στις καρτέλες Δραστηριότητες, Σημείωση και/ή Ιστορικό, κάντε τις κατάλληλες επιλογές.

• Στην καρτέλα Δραστηριότητες, επιλέξτε τον τύπο των δραστηριοτήτων και το αντίστοιχο εύρος ημερομηνιών των δραστηριοτήτων που θα συμπεριλάβετε στην αναφορά σας.

• Στην καρτέλα Σημείωση και Ιστορικό, επιλέξτε τον τύπο των ιστορικών και το αντίστοιχο εύρος ημερομηνιών που συμπεριλαμβάνετε στην αναφορά σας.

• Στην περιοχή Χρήση δεδομένων με διαχείριση κατά, επιλέξτε τους χρήστες των οποίων τις πληροφορίες θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναφορά.

9. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ευκαιρία εάν εκτελείτε μια αναφορά πωλήσεων.

• Στην περιοχή Ευκαιρίες πώλησης, επιλέξτε εάν θέλετε να συμπεριλάβετε Ευκαιρίες Πωλήσεων, Κλειστές/Κερδισμένες Πωλήσεις και/ή Χαμένες Πωλήσεις στην αναφορά σας.

• Στο αναπτυσσόμενο μενού Εντός εύρους ημερομηνιών, καθορίστε το εύρος ημερομηνιών των Ευκαιριών πωλήσεων που θα συμπεριληφθούν στην αναφορά.

• Στην περιοχή Χρήση δεδομένων με διαχείριση κατά, επιλέξτε να συμπεριλάβετε πληροφορίες από Όλοι οι χρήστες ή Επιλεγμένοι χρήστες της βάσης δεδομένων σας.

10. Κάντε κλικ στο OK.

ΥΠΟΚΡΙΝΟΜΑΙ! εκτελεί την αναφορά. Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα, εκτελέστε την ίδια αναφορά για δεύτερη φορά χρησιμοποιώντας διαφορετικά κριτήρια ή δοκιμάστε να εκτελέσετε μια διαφορετική αναφορά.