Δημιουργία αναφοράς με το Crystal Reports 10

Όταν ξεκινάτε το Crystal Reports 10, γενικά θέλετε να κάνετε ένα από τα τρία πράγματα: να δημιουργήσετε μια αναφορά, να τροποποιήσετε μια αναφορά ή να εκτελέσετε μια αναφορά σε σχέση με τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σας. Οι αναφορές λαμβάνουν δεδομένα από μια βάση δεδομένων, τα επεξεργάζονται, τα μορφοποιούν και στη συνέχεια τα εξάγουν σε εκτυπωτή, οθόνη υπολογιστή ή τοποθεσία Web.

Το Crystal Reports συνοδεύεται από ένα δείγμα βάσης δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για εξάσκηση. Είναι μια βάση δεδομένων της Microsoft Access για μια εικονική εταιρεία που ονομάζεται Xtreme Mountain Bikes Inc.

Η βάση δεδομένων xtreme.mdb περιέχει έναν αριθμό πινάκων βάσης δεδομένων που είναι αντιπροσωπευτικοί των πινάκων που μπορεί να διατηρεί ένας πραγματικός κατασκευαστής ποδηλάτων. Οι πίνακες είναι γεμάτοι με δείγματα δεδομένων που μπορείτε να χειριστείτε και να εμφανίσετε με τις Crystal Reports. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το δείγμα δεδομένων ως βάση για την πρώτη σας αναφορά.

Για να δημιουργήσετε μια αναφορά, πρέπει να γνωρίζετε μερικά πράγματα:

• Ποιοι πίνακες στη βάση δεδομένων περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε

• Ποια στοιχεία δεδομένων θέλετε σε αυτούς τους πίνακες

• Ποιοι χειρισμοί των δεδομένων πρέπει να γίνουν για να σας δώσουν τις πληροφορίες που θέλετε

• Πώς θέλετε να μορφοποιηθεί η αναφορά σας

• Είτε οι χρήστες της αναφοράς σας την ανακτούν από έναν ασπρόμαυρο εκτυπωτή, έναν έγχρωμο εκτυπωτή, μια τοπική οθόνη υπολογιστή ή μια τοποθεσία Web

Για τους σκοπούς αυτής της εισαγωγής (και προς το παρόν), φανταστείτε ότι γνωρίζετε ήδη όλα αυτά τα πράγματα.

Εκκίνηση Crystal Reports 10

Πιθανότατα έχετε επιλέξει το Crystal Reports επειδή έχετε μια βάση δεδομένων που περιέχει πληροφορίες που είναι σημαντικές για εσάς. Κατά πάσα πιθανότητα, τα δεδομένα σε αυτήν τη βάση δεδομένων αλλάζουν με τον καιρό και θέλετε να είστε σε θέση να παρακολουθείτε την τρέχουσα κατάστασή τους. Θα μπορούσατε να ανακτήσετε τις πληροφορίες που θέλετε κάνοντας ερωτήματα SQL, αλλά αυτό θα ήταν πολύ σαν δουλειά. Είναι πολύ καλύτερο να δημιουργήσετε μια αναφορά με το Crystal Reports και, στη συνέχεια, να εκτελέσετε την αναφορά όποτε θέλετε η πιο πρόσφατη κατάσταση των πληροφοριών που σας ενδιαφέρουν. Πρέπει να δημιουργήσετε την αναφορά μόνο μία φορά, αλλά μπορείτε να την εκτελέσετε πολλές φορές, λαμβάνοντας τα πιο πρόσφατα αποτελέσματα με κάθε διαδοχική εκτέλεση. Δεν χρειάζεται να μάθετε SQL ή οποιαδήποτε άλλη μέθοδο εξαγωγής δεδομένων από βάσεις δεδομένων. Οι αναφορές που δημιουργούνται με τις Crystal Reports είναι εύκολες στη δημιουργία, ευανάγνωστες και κατανοητές. Τι θα μπορούσε να είναι καλύτερο;

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας αναφοράς είναι η εκκίνηση των Crystal Reports από το μενού Έναρξη των Windows. Όταν το κάνετε, εμφανίζεται το κύριο παράθυρο Crystal Reports, εμφανίζοντας το πλαίσιο διαλόγου που σας καλωσορίζει στις Crystal Reports.

Καλείστε να επιλέξετε από τρεις επιλογές. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο Crystal Reports χρησιμοποιώντας τον Οδηγό αναφοράς ή ξεκινώντας με μια κενή αναφορά. Εναλλακτικά, μπορείτε να ανοίξετε μια αναφορά που υπάρχει ήδη, είτε για να την αλλάξετε είτε για να την εκτελέσετε.

Παρόλο που ο Οδηγός αναφοράς μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και εργασία, περιορίζει τη μορφή της αναφοράς. Έτσι, αυτό το κεφάλαιο σας οδηγεί κατευθείαν στο σημείο και σας δείχνει πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά με τον δικό σας τρόπο, ξεκινώντας από μια κενή αναφορά αντί να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό αναφορών.

Χρησιμοποιώντας την επιλογή Κενή αναφορά

Για να δημιουργήσετε μια αναφορά από την αρχή, ξεκινώντας με την επιλογή κενή αναφορά, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ξεκινήστε τις Crystal Reports.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Welcome to Crystal Reports.

2. Επιλέξτε την επιλογή Ως κενή αναφορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Database Expert, το οποίο δείχνει πιθανά σημεία για να βρείτε την πηγή των δεδομένων σας.

3. Στο παράθυρο Διαθέσιμες πηγές δεδομένων, κάντε κλικ στο σύμβολο συν στα αριστερά του φακέλου Create New Connection για να το αναπτύξετε.

Αυτός είναι ο φάκελος που επιλέγετε κάθε φορά που δημιουργείτε μια αναφορά από την αρχή. Όταν έχετε συνδεθεί σε μια βάση δεδομένων, το Crystal Reports θυμάται πού βρίσκεται.

4. Κάντε διπλό κλικ στον τύπο βάσης δεδομένων που ταιριάζει με την πηγή δεδομένων σας.

Το Crystal Reports αναγνωρίζει μια ποικιλία διαφορετικών τύπων βάσεων δεδομένων. Πρέπει να επιλέξετε το σωστό. Εάν δεν ξέρετε ποιος τύπος είναι σωστός, ρωτήστε κάποιον εξοικειωμένο με την πηγή δεδομένων. Για να ακολουθήσετε το παράδειγμα, κάντε διπλό κλικ στην Access/Excel (DAO). Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Access/Excel (DAO), το οποίο ρωτά πώς να συνδεθείτε στην πηγή δεδομένων σας.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί έλλειψης (…) στα δεξιά του πλαισίου Όνομα βάσης δεδομένων.

Εμφανίζονται τα αρχεία Access και Excel στο σύστημά σας. Αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί ένα αρχείο βάσης δεδομένων της Access με το όνομα xtreme. Αυτό μπορεί να μην είναι τόσο εύκολο όσο ακούγεται — το αρχείο βρισκόταν στο D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb.

Ίσως χρειαστεί να περιηγηθείτε για να βρείτε αυτό το αρχείο στο σύστημά σας.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Εμφανίζεται ξανά το Database Expert, με συνδεδεμένη τη βάση δεδομένων xtreme.

7. Αναπτύξτε τον κόμβο Tables και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα στον οποίο θέλετε να βασίσετε την αναφορά σας.

Το δέντρο στο παράθυρο Διαθέσιμες πηγές δεδομένων αποτελείται από έναν αριθμό κόμβων, ορισμένοι από τους οποίους διακλαδίζονται από άλλους. Κάθε πηγή δεδομένων έχει τέσσερις από αυτούς τους κόμβους που διακλαδίζονται από αυτήν: Προσθήκη εντολών, πίνακες, προβολές και αποθηκευμένες διαδικασίες.

8. Για να ακολουθήσετε το παράδειγμα, αναπτύξτε τον κόμβο Tables και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο Product.

Με αυτόν τον τρόπο αντιγράφεται ο πίνακας Προϊόντων από το παράθυρο Διαθέσιμες πηγές δεδομένων στο παράθυρο Επιλεγμένοι πίνακες.

9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το Database Expert.

Μια κενή αναφορά γεμίζει το παράθυρο.

Η καρτέλα Σχεδίαση (στο αριστερό άκρο) εμφανίζει πέντε ενότητες της αναφοράς:

• Κεφαλίδα αναφοράς: Εμφανίζεται μόνο στην κορυφή της αναφοράς και είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ένας θεατής.

• Κεφαλίδα σελίδας: Εμφανίζεται κάτω από την κεφαλίδα της αναφοράς και στην κορυφή όλων των άλλων σελίδων της αναφοράς.

• Λεπτομέρειες: Το πραγματικό περιεχόμενο της έκθεσης.

• Ενότητα υποσέλιδου αναφοράς: Εμφανίζεται μετά τις τελευταίες λεπτομερείς πληροφορίες στην αναφορά.

• Υποσέλιδο σελίδας: Εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε σελίδας της αναφοράς.