Γνωριμία με το Team Spaces στο IBM Workplace Services Express

Στο IBM Workplace Services Express, ένας χώρος ομάδας είναι ένα είδος αρχικής σελίδας για μια συγκεκριμένη ομάδα ή έργο. είναι το διαδικτυακό μέρος όπου αποθηκεύονται όλα όσα σχετίζονται με την ομάδα ή το έργο. Όλα τα έγγραφα, οι πληροφορίες, τα χρονοδιαγράμματα, οι συζητήσεις, τα ορόσημα και τα στοιχεία επικοινωνίας για βασικούς παίκτες συλλέγονται σε έναν χώρο ομάδας και διατίθενται σε όλους όσους συνδέονται με το έργο ή την ομάδα.

Δεν υπάρχουν δύο ομάδες που να είναι ακριβώς όμοιες, ούτε δύο έργα είναι. Γι' αυτό κάθε ομαδικός χώρος που χρησιμοποιείτε είναι λίγο διαφορετικός ως προς το σχεδιασμό και το περιεχόμενό του. Ορισμένοι χώροι ομάδων είναι σχετικά χαλαροί, με σπάνιες ενημερώσεις και σχετικά σταθερό περιεχόμενο, ενώ άλλοι είναι πολύ πιο διαδραστικοί, με καθημερινές (ή ακόμα και ωριαίες) ενημερώσεις, νέα έγγραφα που δημοσιεύονται συνεχώς και κάτι που φαίνεται σαν συνεχείς ενημερώσεις στο ημερολόγιο της ομάδας και καθήκοντα.

Ένα από τα στοιχεία που ορίζει και διακρίνει έναν ομαδικό χώρο είναι η λίστα των ατόμων που έχουν πρόσβαση σε αυτόν. Πιθανότατα δεν θα έχετε πρόσβαση σε κάθε χώρο της ομάδας στην εταιρεία σας, για τους ίδιους λόγους που δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε κάθε συνάντηση στην εταιρεία σας. Και αν θέλατε να παρακολουθήσετε μια συνάντηση σε κάποιο άλλο τμήμα, πιθανότατα θα σας σταματούσαν στην πόρτα.

Ομοίως, κάθε χώρος ομάδας έχει μια λίστα μελών που καθορίζει ποιος έχει και ποιος δεν έχει πρόσβαση. Για εκείνους τους ανθρώπους που δεν έχουν πρόσβαση, η λίστα μελών εξηγεί επίσης ακριβώς πόσο πρόσβαση το άτομο έχει.

Οι περισσότεροι χώροι ομάδας έχουν τουλάχιστον τρία επίπεδα πρόσβασης (τα οποία είναι επίσημα γνωστά ως ρόλοι ):

• Ιδιοκτήτης: Ο βασιλιάς ή η βασίλισσα ενός ομαδικού χώρου, που έχει τα πραγματικά κλειδιά για το βασίλειο, είναι ο ιδιοκτήτης. Ο ιδιοκτήτης μπορεί να κάνει σχεδόν τα πάντα σε αυτόν τον χώρο της ομάδας. Η πιο σημαντική δύναμη που έχει αυτός ο κυρίαρχος είναι η δύναμη να χορηγεί και να απαγορεύει σε άλλα άτομα την πρόσβαση στον χώρο της ομάδας. Η εξοχότητά του μπορεί επίσης να διαγράψει ολόκληρο τον χώρο της ομάδας, εάν αυτός ή αυτή είναι τόσο διατεθειμένος. Οι κάτοχοι μπορούν επίσης να προσθέσουν και να διαγράψουν έγγραφα. Συνήθως, ο ιδιοκτήτης είναι διευθυντής, αρχηγός ομάδας ή διευθυντής έργου. Και υπάρχει μόνο ένας βασιλιάς ή βασίλισσα του βασιλείου, επομένως μόνο ένα άτομο ορίζεται αυτό το υπέρτατο δικαίωμα.

• Επόπτης: Ένας ομαδικός χώρος μπορεί να έχει πολλούς επόπτες και αυτά τα άτομα έχουν πολύ νερό σε έναν χώρο ομάδας επειδή μπορούν να παραχωρήσουν και να αρνηθούν την πρόσβαση σε άλλα άτομα επίσης. Το άλλο πράγμα που μπορούν να κάνουν οι συντονιστές είναι να διαγράψουν έγγραφα και πληροφορίες που δημοσιεύουν άλλα άτομα. Η μόνη διαφορά μεταξύ ενός επόπτη και του ιδιοκτήτη ενός χώρου ομάδας είναι ότι ένας χώρος ομάδας έχει μόνο έναν ιδιοκτήτη, ο οποίος μπορεί να κάνει τα πάντα, συμπεριλαμβανομένης της μεταβίβασης της ιδιοκτησίας του χώρου της ομάδας συνολικά. Οι συντονιστές, από την άλλη πλευρά, είναι διαφορετικοί επειδή ένας χώρος ομάδας μπορεί να έχει πολλούς συντονιστές, οι οποίοι μπορούν να κάνουν τα πάντα, εκτός από τη μεταβίβαση ιδιοκτησίας.

• Συνεισφέροντες: Ο πιο κοινός τύπος ατόμου σε έναν χώρο ομάδας είναι ο συνεισφέρων. οι συνεισφέροντες κατάταξης και αρχείων μπορούν να προσθέτουν έγγραφα στις βιβλιοθήκες και τις περιοχές συζήτησης του χώρου της ομάδας, να αλληλεπιδρούν με άλλους, να δημοσιεύουν πληροφορίες στις φόρμες και τα ημερολόγια του χώρου της ομάδας κ.λπ. Οι συνεισφέροντες δεν μπορούν να παραχωρήσουν πρόσβαση στο χώρο της ομάδας σε άλλα άτομα και μπορούν μόνο να επεξεργαστούν και να διαγράψουν τα έγγραφα και τις πληροφορίες που οι ίδιοι δημοσιεύουν αρχικά. Πιθανότατα θα έχετε πρόσβαση συνεργάτη στους περισσότερους από τους χώρους της ομάδας που χρησιμοποιείτε.

Αν και ορισμένοι χώροι ομάδας έχουν ακόμη περισσότερα επίπεδα πρόσβασης, είναι ένα αρκετά ασφαλές στοίχημα ότι θα συναντάτε πάντα τουλάχιστον αυτά τα τρία.