Γιατί να δημιουργήσετε μια ομάδα με τις Ομάδες Google;

Με τόσα άλλα εργαλεία συνεργασίας του G Suite στη διάθεσή σας, γιατί να ασχοληθείτε με τις Ομάδες Google; Η απλή απάντηση είναι ότι όταν δημιουργείτε μια ομάδα και στη συνέχεια προσθέτετε τους συνδεδεμένους υπαλλήλους σε αυτήν την ομάδα, η συνεργασία γίνεται ξαφνικά πολύ πιο εύκολη.

Γιατί; Επειδή τώρα μπορείτε να αντιμετωπίζετε την ομάδα ως μια ενιαία οντότητα, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να επικοινωνείτε με όλους στην ομάδα απλώς επικοινωνώντας με την ίδια την ομάδα. Ορίστε μερικά παραδείγματα:

• Μπορείτε να στείλετε email σε όλους σε μια ομάδα στέλνοντας το email στο ψευδώνυμο email της ομάδας.
• Μπορείτε να προσκαλέσετε όλους σε μια ομάδα σε μια εκδήλωση Ημερολογίου προσθέτοντας την ομάδα στη λίστα προσκεκλημένων της εκδήλωσης.
• Μπορείτε να ζητήσετε από όλους σε μια ομάδα να συνεργαστούν σε ένα αρχείο κοινοποιώντας αυτό το αρχείο με την ομάδα.
• Μπορείτε να προσκαλέσετε μια ολόκληρη ομάδα σε ένα chat room κάνοντας την ομάδα μέλος της αίθουσας.
• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το διαδικτυακό φόρουμ της ομάδας για ομαδικές συζητήσεις.

Σίγουρα, κανένα από αυτά τα παραδείγματα δεν είναι μεγάλη υπόθεση αν μιλάτε μόνο για 2 ή 3 υπαλλήλους. Αλλά αν μια ομάδα περιλαμβάνει 20 ή 30 υπαλλήλους ή 200 ή 300, τότε το να ασχολείσαι μόνο με την ομάδα και όχι με όλα αυτά τα άτομα είναι μια πραγματική εξοικονόμηση χρόνου.

Η αρχική σελίδα των ομάδων

Σας ιντριγκάρουν οι Ομάδες; Περίεργος? Θέλεις απλά να το τελειώσεις; Όποια και αν είναι η κατάσταση του μυαλού σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τις παρακάτω τεχνικές για να μεταβείτε στην αρχική σελίδα των Ομάδων:

• Σφυρίξτε για το αγαπημένο σας πρόγραμμα περιήγησης ιστού και, στη συνέχεια, ζητήστε του να φορτώσει τις Ομάδες Google .
• Σε μια εφαρμογή G Suite που έχει το εικονίδιο των Εφαρμογών Google (όπως το Ημερολόγιο ή τα Έγγραφα), κάντε κλικ στις Εφαρμογές Google και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στις Ομάδες.

Η αρχική σελίδα των Ομάδων που υλοποιείται εκτός του αιθέρα θα μοιάζει με τη σελίδα που εμφανίζεται εδώ.

Η αρχική σελίδα των Ομάδων.

Ας εξετάσουμε την οθόνη για να ξέρετε τι είναι:

• Κύριο μενού: Παρέχει μερικές εντολές Ομάδων που χρησιμοποιούνται συνήθως.
• Εικονίδιο κύριου μενού: Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο για να αλλάξετε το κύριο μενού της ομάδας.
• Μενού αναζήτησης: Επιλέξτε αυτό που θέλετε να αναζητήσετε.
• Αναζήτηση: Αναζητήστε την ομάδα στην οποία θέλετε να προβάλετε ή να συμμετάσχετε.
• Λογαριασμός Google: Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας Google.

Ομαδικοί ρόλοι

Όταν εργάζεστε με ομάδες, ιδιαίτερα αν δημιουργείτε τις δικές σας ομάδες, συνεχώς αντιλαμβάνεστε την ιδέα του ποιος κάνει τι σε μια ομάδα και τι δικαιώματα έχει κάθε ένας από αυτούς τους ρόλους. Υπάρχουν τέσσερις ρόλοι που πρέπει να λάβετε υπόψη σε οποιαδήποτε ομάδα:

• Κάτοχοι ομάδας: Ο κάτοχος της ομάδας είναι το άτομο που δημιούργησε την ομάδα. Ωστόσο, αυτό το άτομο μπορεί επίσης να εκχωρήσει τον ρόλο του ιδιοκτήτη σε άλλα άτομα. Ο ρόλος κατόχου έχει τα ακόλουθα προεπιλεγμένα δικαιώματα:
  • Όλα τα δικαιώματα μελών (βλ. «Μέλη ομάδας», παρακάτω).
  • Δημοσιεύστε αρχικά μηνύματα και απαντήσεις ως ομάδα (δηλαδή χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση email της ομάδας).
  • Προσθέστε ή αφαιρέστε μέλη ομάδας, διαχειριστές και κατόχους.
  • Μέτριο περιεχόμενο ομάδας.
  • Αλλάξτε τους ρόλους των μελών (για παράδειγμα, προωθήστε έναν διαχειριστή σε κάτοχο).
  • Αλλαγή ρυθμίσεων ομάδας.
  • Διαγράψτε την ομάδα.
  • Εξαγωγή συνδρομών και μηνυμάτων ομάδας.
• Διαχειριστές ομάδας: Ο ρόλος διαχειριστή έχει τα ακόλουθα προεπιλεγμένα δικαιώματα:
  • Όλα τα δικαιώματα μελών (βλ. «Μέλη ομάδας», παρακάτω).
  • Δημοσιεύστε αρχικά μηνύματα και απαντήσεις ως ομάδα (δηλαδή χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση email της ομάδας).
  • Προσθέστε ή αφαιρέστε μέλη και διαχειριστές ομάδας (αλλά όχι κατόχους).
  • Μέτριο περιεχόμενο ομάδας.
  • Αλλάξτε τους ρόλους των μελών (για παράδειγμα, προωθήστε ένα μέλος σε διαχειριστή, οι διαχειριστές δεν μπορούν να προωθήσουν κανέναν σε κάτοχο).
  • Αλλαγή ρυθμίσεων ομάδας.
  • Εξαγωγή συνδρομών και μηνυμάτων ομάδας.
• Μέλη ομάδας: Όλοι σε μια ομάδα έχουν τον ρόλο μέλους από προεπιλογή, πράγμα που σημαίνει ότι έχουν τα ακόλουθα δικαιώματα:
  • Δείτε τα μηνύματα της ομάδας.
  • Δημοσιεύστε μηνύματα στην ομάδα.
  • Δημοσιεύστε προσωπικές απαντήσεις στον συντάκτη ενός μηνύματος.
  • Εποπτεία μεταδεδομένων ανάρτησης (όπως η ανάθεση θεμάτων).
  • Αποστολή αρχείων στην ομάδα.
  • Δείτε τη λίστα μελών της ομάδας.
• Ολόκληρος ο οργανισμός: Όλοι στον οργανισμό σας στο G Suite, ακόμη και άτομα που δεν είναι μέλη της ομάδας, έχουν τα ακόλουθα δικαιώματα από προεπιλογή:
  • Δείτε τα μηνύματα της ομάδας.
  • Δημοσιεύστε μηνύματα στην ομάδα.
  • Επικοινωνήστε με τους ιδιοκτήτες της ομάδας.
  • Δείτε τη λίστα μελών της ομάδας.

Εάν είστε κάτοχος ή διαχειριστής ομάδας, μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε οποιαδήποτε από αυτές τις άδειες ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Επιλέξτε την ομάδα με την οποία θέλετε να εργαστείτε. Το Groups ανοίγει την ομάδα και εμφανίζει τις πιο πρόσφατες συνομιλίες.

Στο κύριο μενού στα αριστερά, κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις ομάδας.

Κάντε κλικ για να ενεργοποιήσετε την εναλλαγή για προχωρημένους.

Για καθεμία από τις ακόλουθες ρυθμίσεις δικαιωμάτων, κάντε κλικ στον ρόλο που θέλετε να εκχωρήσετε: Ιδιοκτήτες ομάδων, Διευθυντές ομάδων, Μέλη ομάδας ή Ολόκληρος οργανισμός:

• Ποιος μπορεί να δει τις συνομιλίες;
• Ποιος μπορεί να δημοσιεύσει;
• Ποιος μπορεί να δει τα μέλη;
• Ποιος μπορεί να επικοινωνήσει με τους ιδιοκτήτες των ομάδων;
• Ποιος μπορεί να δει τις διευθύνσεις email του μέλους;
• Ποιος μπορεί να επεξεργαστεί τις δικές του αναρτήσεις;
• Ποιος μπορεί να απαντήσει ιδιωτικά στους συγγραφείς;
• Ποιος μπορεί να επισυνάψει αρχεία;
• Ποιος μπορεί να εποπτεύει περιεχόμενο;
• Ποιος μπορεί να εποπτεύει τα μεταδεδομένα;
• Ποιος μπορεί να δημοσιεύσει ως ομάδα;
• Ποιος μπορεί να διαχειριστεί μέλη;
• Ποιος μπορεί να προσαρμόσει τους ρόλους;

  Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Ρυθμίσεις ομάδας για να εκχωρήσετε ρόλους σε κάθε άδεια.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών. Το Groups εφαρμόζει τους νέους ρόλους σε κάθε άδεια που τροποποιήσατε.