Βέλτιστες πρακτικές ασφαλείας του Zoom

Το Zoom προσφέρει μια σειρά από ισχυρές λειτουργίες για συσκέψεις. (Σύντομη έκδοση: Χάρη στο Zoom, οι οικοδεσπότες και οι συμμετέχοντες μπορούν να εκτελέσουν πολλές χρήσιμες εργασίες.) Ωστόσο, υπάρχει ένα χάσμα μεταξύ του μπορούσε και του πρέπει. Με απλά λόγια, το ότι το Zoom σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε μια λειτουργία δεν σημαίνει ότι πρέπει να το κάνετε.

©fizkes/Shutterstock.com

Έχοντας αυτό κατά νου, ακολουθούν μερικές συμβουλές για την ελαχιστοποίηση της πιθανότητας κάποιος να κάνει Zoombomb στη συνάντησή σας. Γενικότερα, ακολουθήστε τις συμβουλές εδώ για να προστατεύσετε το απόρρητο και την ασφάλεια των επικοινωνιών σας με το Zoom όσο το δυνατόν περισσότερο.

Οι επιστήμονές σας ήταν τόσο απασχολημένοι με το αν θα μπορούσαν ή όχι, δεν σταμάτησαν να σκεφτούν αν θα έπρεπε.

— Jeff Goldblum ως Dr. Ian Malcolm, JURASSIC PARK

Κρατήστε το PMI σας ιδιωτικό

Δεν θα έδινες σε έναν άγνωστο κλειδί για το σπίτι σου. Οι ίδιες αρχές ισχύουν για το Προσωπικό σας Αναγνωριστικό Συνάντησης (PMI). Το να το δώσετε στη σύζυγο ή τη μητέρα σας είναι καλοήθης. Η κοινή χρήση του στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι συνταγή καταστροφής.

Χρησιμοποιήστε αίθουσες αναμονής

Ναι, το Zoom επιτρέπει στους χρήστες με επαρκή δικαιώματα να απενεργοποιούν τις αίθουσες αναμονής για τις συναντήσεις τους — και πιθανώς για άλλους υπαλλήλους στον οργανισμό. Δεν θα το συμβούλευα, ωστόσο, ειδικά σε μόνιμη βάση. Επισκεφτείτε αυτό το άρθρο του Κέντρου βοήθειας Zoom για οδηγίες σχετικά με το πώς να κάνετε τις συσκέψεις σας λιγότερο ασφαλείς.

Αποτρέψτε την επανένταξη των καταργημένων συμμετεχόντων στη σύσκεψη

Ο Τζον συμπεριφέρεται σαν παζάρι κατά τη διάρκεια της συνάντησης του Zoom της εταιρείας, γεγονός που δεν χάνεται από τους άλλους συμμετέχοντες. Τον έχετε προειδοποιήσει μερικές φορές να το καταργήσει, αλλά είναι αδιόρθωτος. Ως οικοδεσπότης, τελικά τον εκκινείτε από τη συνάντηση. Όλοι χειροκροτούν.

Από προεπιλογή, το Zoom αποτρέπει τον John από το να ξαναμπεί, ακόμα κι αν διατήρησε το PMI του οικοδεσπότη ή το αναγνωριστικό και τον κωδικό πρόσβασης της σύσκεψης.

Και πάλι, ανάλογα με τον επίσημο ρόλο σας Zoom, μπορείτε να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση. Ωστόσο, θα το άφηνα ως έχει. Επιπλέον, εάν είστε κάτοχος ή διαχειριστής λογαριασμού Zoom, τότε μπορεί να θέλετε να κλειδώσετε αυτήν τη ρύθμιση έτσι ώστε τα μέλη που δεν είναι διαχειριστές να μην μπορούν να την αλλάξουν μόνα τους.

Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:

Στην πύλη ιστού Zoom, κάτω από την κεφαλίδα Διαχειριστής, κάντε κλικ στη Διαχείριση λογαριασμού.

Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λογαριασμού.

Κάντε κλικ στο In Meeting (Βασικό).

Σύρετε το κουμπί εναλλαγής Να επιτρέπεται στους καταργημένους συμμετέχοντες να συμμετάσχουν ξανά προς τα αριστερά για να το απενεργοποιήσετε.

Κάντε κλικ στο γκρι εικονίδιο κλειδώματος στα δεξιά του κουμπιού εναλλαγής. Το Zoom εμφανίζει ένα μήνυμα που σας ζητά να επιβεβαιώσετε την απόφασή σας.

Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Κλείδωμα. Το Zoom επιβεβαιώνει ότι ενημέρωσε με επιτυχία τις ρυθμίσεις σας.

Περιορίστε ποιος μπορεί να ελέγξει την κύρια οθόνη της σύσκεψης

Το Meetings & Chat προσφέρει μια σειρά από ισχυρές δυνατότητες κοινής χρήσης οθόνης. Εάν θέλετε να καλέσετε λίγο αυτές τις επιλογές, σίγουρα μπορείτε. Για παράδειγμα, πείτε ότι θέλετε να εμποδίσετε τους συμμετέχοντες να μοιράζονται τις οθόνες τους. Απλώς ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:

Εκκινήστε το πρόγραμμα-πελάτη επιφάνειας εργασίας Zoom.

Ξεκινήστε τη συνάντησή σας.

Τοποθετήστε το ποντίκι στο κάτω μέρος της οθόνης, ώστε το Zoom να εμφανίσει ένα μενού.

Κάντε κλικ στο επάνω βέλος (^) δίπλα στην επιλογή Κοινή χρήση οθόνης.

Επιλέξτε Advanced Sharing Options από το αναδυόμενο μενού.

Κάτω από το Ποιος μπορεί να κάνει κοινή χρήση;, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μόνο κεντρικός υπολογιστής.

Κλείστε την οθόνη και επιστρέψτε στη συνάντησή σας κάνοντας κλικ στον κόκκινο κύκλο στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.

Χρησιμοποίησε το μυαλό σου

Η ιστορία της τεχνολογίας διδάσκει στους μαθητές της πολλά σημαντικά μαθήματα. Ίσως στην κορυφή της λίστας είναι ότι ακόμη και τα πιο έξυπνα cookies δεν μπορούν να προβλέψουν κάθε πιθανό πρόβλημα που μπορεί να προκαλέσει ένα προϊόν λογισμικού, μια δυνατότητα ή έκδοση. Πρώτον, ο νόμος των ακούσιων συνεπειών είναι ζωντανός και καλά.

Δεύτερον και εξίσου σημαντικό, οι κακοί ηθοποιοί είναι πολύ έξυπνοι. Χρησιμοποιούν πάντα εξελιγμένες τακτικές για να παρακάμψουν ακόμη και τους πιο προσεκτικούς ελέγχους ασφάλειας και απορρήτου. Με αυτόν τον τρόπο, το Zoom χρειάστηκε να αντιμετωπίσει μερικές από τις ίδιες προκλήσεις που έχουν ταλαιπωρήσει το Facebook, το Twitter, την Google, την Amazon και άλλες εταιρείες με συνέπεια. Όλα αυτά σημαίνουν ότι οι διαχειριστές και οι μηχανικοί λογισμικού μπορούν να κάνουν τόσα πολλά για να μετριάσουν τα προβλήματα που ανακύπτουν πάντα με τη μαζική χρήση.

Τουλάχιστον παίρνετε πάντα μαζί σας ένα από τα πιο αποτελεσματικά όπλα σας για την καταπολέμηση της αταξίας και της κακοποίησης των συμμετεχόντων. Μιλάω για το όργανο που βρίσκεται ανάμεσα στα αυτιά σου. Σκεφτείτε προσεκτικά και κριτικά τι κάνετε στο Zoom και με ποιον. Να είστε πάντα δύσπιστοι.

Δείξτε έναν υγιή σκεπτικισμό

Πείτε ότι ο γιος σας είναι δευτεροετής φοιτητής σε ένα μικρό πανεπιστήμιο του βορειοανατολικού τμήματος σε διαφορετικό μέρος της χώρας. Εσείς και ο σύζυγός σας περιμένετε με ανυπομονησία την εβδομαδιαία κλήση Zoom μαζί του κάθε Κυριακή απόγευμα στις 4 μ.μ. Μοιραστήκατε το PMI σας μαζί του πριν από ένα χρόνο και δεν το σκεφτήκατε τίποτα.

Το Σάββατο, λαμβάνετε ένα email από έναν μη αναγνωρισμένο αποστολέα που υποτίθεται ότι είναι ο γιος σας. Ωστόσο, κάτι σχετικά με την κατάσταση απλώς σας τρίβει με λάθος τρόπο. Αυτό το άτομο σας ζητά να παρέχετε το PMI σας επειδή το έχασε.

Τι κάνεις?

Ίσως δεν συμβαίνει τίποτα παράξενο εδώ. Μάλλον όχι. Σε αυτή την περίπτωση, θα τηλεφωνούσα στον γιο σας ή θα του έστελνα ένα μήνυμα κειμένου εξηγώντας την κατάσταση. Με βάση την απάντησή του, το επόμενο βήμα σας θα πρέπει να είναι σαφές: Παρέχετε το PMI ή αναφέρετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως την επίθεση phishing που φαίνεται να είναι.

Το ηλεκτρονικό ψάρεμα ίσως αντιπροσωπεύει τα πιο αποτελεσματικά μέσα των κακών παραγόντων για τη λήψη ευαίσθητων πληροφοριών από τους στόχους τους. Συχνά είναι σε θέση να αποκτήσουν τα διαπιστευτήρια άλλων και άλλα κομμάτια ζωτικής σημασίας πληροφορίες παριστάνοντας δόλια ως φίλους και αγαπημένα πρόσωπα.

Πάντα να σφάλλετε από την πλευρά της ασφάλειας. Αν αυτό σημαίνει ότι είναι λίγο πιο χρονοβόρο για τους συμμετέχοντες να συμμετάσχουν στις συσκέψεις σας στο Zoom, τότε ας είναι. Για να παραθέσω μια διάσημη ρωσική παροιμία, «Εμπιστευτείτε, αλλά επαληθεύστε».

Λάβετε υπόψη το απόρρητο κατά τη διάρκεια των συναντήσεων Zoom

Η τακτική χρήση του εγκεφάλου σας δεν κάνει απλώς πιο δύσκολο για τους χάκερ να σπέρνουν τον όλεθρο. μπορεί να σας προστατεύσει από το να βάλετε το πόδι σας στο στόμα μπροστά σε άλλους. Να θυμάστε ότι οι οικοδεσπότες συσκέψεων μπορούν εύκολα να δημιουργήσουν αρχεία καταγραφής συνομιλιών, με την επιφύλαξη ορισμένων δηλώσεων αποποίησης ευθυνών. Απλώς πρέπει να ακολουθήσουν μερικά απλά βήματα:

Εκκινήστε το πρόγραμμα-πελάτη επιφάνειας εργασίας Zoom.

Ξεκινήστε τη συνάντησή σας.

Περάστε το ποντίκι στο κάτω μέρος της οθόνης σας για να καλέσετε το μενού in-meeting του Zoom.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Chat.

Στην κάτω δεξιά γωνία, κάντε κλικ στο εικονίδιο έλλειψης.

Από την προτροπή, κάντε κλικ στο Save Chat.

Για παράδειγμα, ο Michael Bluth φιλοξενεί μια συνάντηση με τα αδέρφια του Gob και Buster. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, σε οποιοδήποτε σημείο ο Michael μπορεί να δημιουργήσει ένα αρχείο καταγραφής συνομιλίας επειδή:

• Είναι ο οικοδεσπότης της συνάντησης.
• Ο Michael έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα των συμμετεχόντων να συνομιλούν.

Περίπου πέντε λεπτά μετά τη συνάντηση, ο Μάικλ κάνει αυτό ακριβώς. Το Zoom αποθηκεύει υπάκουα ένα απλό αρχείο κειμένου στην προεπιλεγμένη θέση του υπολογιστή του. Αυτό το αρχείο περιλαμβάνει τα ακόλουθα δεδομένα από τη συνάντηση:

• Τα δημόσια μηνύματα συνομιλίας όλων των συμμετεχόντων.
• Τυχόν προσωπικά μηνύματα συνομιλίας που αντάλλαξε ο Michael με τον Gob και τον Buster
• Τυχόν προσωπικά μηνύματα συνομιλίας που αντάλλαξαν ο Gob και ο Buster με τον Michael.

Το αρχείο καταγραφής του Michael μοιάζει με το παρακάτω.

Ζουμ αρχείο καταγραφής της δραστηριότητας συνομιλίας κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.

Σημειώστε ότι το Zoom παραλείπει από αυτά τα αρχεία καταγραφής όλα τα προσωπικά μηνύματα που αντάλλαξαν οι συμμετέχοντες μεταξύ τους κατά τη διάρκεια της συνάντησης που απέκλεισε τον Michael. Με άλλα λόγια, ο Michael δεν θα ξέρει ότι ο Gob έστειλε στον Buster ένα μήνυμα που τον αποκαλούσε κοτόπουλο και ο Buster συμφώνησε με τον αδερφό του.

Σε αυτό το πλαίσιο, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα στοιχεία που σχετίζονται με το απόρρητο καθώς χρησιμοποιείτε τις Συσκέψεις και τη Συζήτηση:

• Εκτός εάν ένας οικοδεσπότης πατήσει ενεργά το κουμπί Εγγραφή κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, το Zoom δεν αποθηκεύει βίντεο, ήχο ή περιεχόμενο συνομιλίας. Δηλαδή, το Zoom δεν καταγράφει τίποτα από προεπιλογή.
• Όταν ο κεντρικός υπολογιστής ξεκινά την εγγραφή, το Zoom παρέχει ειδοποιήσεις βίντεο και ήχου σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Εάν η συμμετοχή σε μια ηχογραφημένη συνάντηση σας κάνει να νιώθετε άβολα, τότε μπορείτε πάντα να πείτε στον οικοδεσπότη το ίδιο. Μπορείτε επίσης να βγείτε από τη συνάντηση.
• Σκεφτείτε κάθε συνάντηση του Zoom ως ένα σχεδόν ιδιωτικό φόρουμ. Αν θέλετε να χτυπήσετε το αφεντικό σας ή ή να κοροϊδέψετε τους συναδέλφους σας στη μέση της συνάντησης, τότε προλάβετε. Το ζουμ δεν μπορεί να σας εμποδίσει να ασκήσετε κακή κρίση. Κανένα εργαλείο δεν μπορεί. Απλώς θυμηθείτε ότι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη είναι πιθανό να παρατηρήσουν ακατάλληλες ενέργειες. Όταν το κάνουν, προετοιμαστείτε να υποστείτε τις συνέπειες. Με αυτόν τον τρόπο, το Zoom είναι ακριβώς όπως το Slack, το Microsoft Teams, το email και οποιοδήποτε άλλο σύγχρονο εργαλείο επικοινωνίας.

Είτε είστε ο οικοδεσπότης είτε όχι, σκεφτείτε προσεκτικά τι αποκαλύπτετε τόσο δημόσια όσο και ιδιωτικά. Δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι αυτά τα μηνύματα από τις συσκέψεις Zoom θα παραμείνουν τελικά ιδιωτικά. Πείτε ότι συνομιλείτε ιδιωτικά με συναδέλφους, συνεργάτες, πελάτες ή άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Κάποιος θα μπορούσε εύκολα να τραβήξει στιγμιότυπα οθόνης αυτών των προσωπικών μηνυμάτων με ένα εργαλείο τρίτου μέρους και να τα απελευθερώσει μετά ή ακόμα και κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.