Hvordan deler man en fil fra Microsoft Teams i Outlook-mails og møder?

Her er et spørgsmål fra Stephie:

Jeg fik for nylig til opgave at overtage vedligeholdelsen af ​​flere Microsoft Teams fra en kollega, der forlod virksomheden. En udfordring, jeg stødte på på det seneste, er, hvordan man deler Word-, PDF- og Excel-filer gemt i Microsoft Teams med interne og eksterne brugere ved hjælp af Outlook 365. Er der nogle tips/best practices, som du kan anbefale?

Tak for dit spørgsmål. I vores svar vil vi gerne give en enkel trin-for-trin proces, som du kan bruge til at lette fildeling via Outlook. Hvis du er interesseret i at dele mere end én fil, vil du måske se i vores selvstudium til deling af Teams-mapper .

Deling af filer fra Teams i Outlook

Kopiér Teams-fillinket

Den nemmeste måde at dele adgang til en fil, der er gemt i Teams, med interne og eksterne parter, er blot at integrere linket til den i din Outlook-e-mail.

• Åbn Microsoft Teams på din Windows- eller MacOS-computer, og naviger til din kanal.
• Gå til fanen Filer og naviger til den fil, du er interesseret i at give adgang til.
• Tryk på fluebenet i venstre side af dit filnavn (trin 1).
• Tryk nu på menuen Vis handlinger (...) i højre side til dit filnavn. (trin 2)
• Vælg menuen Kopier link (trin 3).

• Du vil nu se en dialogboks, der viser stien til din fil. Filen er placeret i et SharePoint-bibliotek , der er vært for dine Teams-kanalfiler.
• Gå nu videre og indstil adgangstilladelserne til din Teams-fil. Nederst i dialogen vil du se standardadgangstilladelserne til filen (markeret nedenfor).

Indstil Teams-filtilladelser

• Hvis du er interesseret, kan du ændre adgangstilladelsen, som du har brug for, ved at bruge dialogboksen Linkindstillinger.
• Teams giver mulighed for at vælge mellem forskellige delingstilladelser. Bemærk, at delingsindstillingerne er styret af din Teams-administrationspolitik og derfor muligvis ikke er tilgængelige for dig.
  1. Tillad alle med linket at få adgang til/redigere filen.
  2. Mennesker i din organisation
  3. Personer, der har adgang til din kanal (de kan være interne eller eksterne i din organisation).
  4. Specifikke personer. Du skal angive e-mail-adresser på disse personer.

• Marker indstillingen Tillad redigering efter behov.
• Når du er færdig - tryk på Anvend .
• Teams vil nu generere et link til din Teams-fil i henhold til de adgangstilladelser, du lige har angivet.
• Tryk nu på Kopier .

Vigtig bemærkning: Standarddelingstilladelsen angives typisk af dit it-team. Du vil måske diskutere med dem, hvis de ikke passer til din virksomheds behov.

Tilføj dit link til en Outlook-e-mail eller et møde

• Det sidste trin er at åbne dit Microsoft Outlook-skrivebord eller Office 365 Outlook.
• Opret en ny e-mail eller mødeindkaldelse.
• Definer dine e-mail-modtagere og e-mail/mødetekst.
• Indsæt linket til din Teams-fil, som du har genereret i det forrige trin.
• Send din e-mail eller møde.

Bemærk: du kan anvende den samme proces med enhver tredjeparts e-mail-klient - såsom Gmail.

Deler link til Teams-filer med kanalmedlemmer

En alternativ måde at dele filer fra Teams med dine kanalmedlemmer (interne eller eksterne parter) er via fanen Indlæg.

• Åbn Teams, og naviger til din kanal.
• Åbn fanen Indlæg for at starte en ny samtale.
• Tryk på den vedhæftede fil, og vælg Gennemse fra hold og kanaler .
• Gennemse dine kanalfiler, og vælg den, du er interesseret i at dele.
• Tryk på Del et link .
• Linket vil blive slået op på din Kanalindlæg-fane.
• Hold musen over det øverste højre område af dit indlæg, og tryk på knappen Vis handlinger (...).
• Tryk på Del til Outlook . Dette vil dele samtalen som en e-mail fra Outlook 365.

Fildeling til Outlook virker ikke

Fildeling i Teams er ret ligetil. Som nævnt ovenfor styres mulighederne for filtilladelsesdeling af dine it-afdelinger eller Teams-administratorer. I tilfælde af at eksterne parter ikke er i stand til at åbne eller redigere dine filer, vil du måske finde ud af, om dine Teams organisations-/kanalindstillinger tillader eksterne parter at interagere med filer, du deler.