40 Microsoft Teams tips og tricks: fra nybegynder til ekspert [Opdateret december 2021].

Med over 250 millioner månedlige aktive brugere vandt Microsoft Teams stor popularitet under pandemien som standard online samarbejdsværktøj for både virksomheder og forbrugere. Chancerne er, at din arbejdsplads, universitet eller yndlingsvelgørenhed allerede har adopteret Teams, så du ikke ønsker at blive tilbage. Denne ret omfattende liste med tips og tricks er beregnet til at hjælpe dig med at få mest muligt ud af Teams – i dag.

Så hvis du stadig prøver at forstå det grundlæggende eller allerede er en erfaren bruger, så lad os komme i gang med denne masterliste med 40+ tips og tricks, som enhver Microsoft Teams-bruger bør være opmærksom på.

Kom godt i gang med Microsoft Teams

Denne sektion indeholder temmelig grundlæggende tips, hvis du er en mere erfaren bruger, vil du måske springe over i det hinsides grundlæggende eller ekspertsektionerne .

1. Skift dit Teams-tema

Vidste du, at du kan ændre udseendet og fornemmelsen af ​​Microsoft Teams?

Du skal blot åbne Teams-indstillinger, navigere til fanen Generelt og vælge, om du vil bruge den traditionelle hvide baggrund eller alternativt anvende den mørke eller høje kontrasttilstand.

Mørk tilstand i Teams

2. Slå lyden fra

Er du nogle gange for sent til dit møde og ønsker at deltage stille og roligt, eller har du blot brug for at tage et vigtigt opkald fra din kæreste, mens du er på et Teams-møde?

Slå lyden fra direkte fra panelet Personal Meeting Controls

Teams giver dig mulighed for at slå din mikrofon fra både fra mødekontrollerne (vist ovenfor) og mødeopsætningspanelet (vist som punkt 1 nedenfor).

Nøglefunktioner i indstillingspanelet Teams Meeting Setup

3. Sluk dit kamera

På samme måde kan du tænde og slukke dit videokamera. Du kan enten bruge mødeopsætningspanelet (punkt 2 ovenfor) til at deaktivere dit kamera; eller brug blot mødekontrolpanelet til at aktivere video igen.

4. Slør din mødevideobaggrund

Hvis du bruger Teams til videomøder, lyder det måske bekendt. Dit hjemmekontor er et rod, og du skal deltage i dette videoopkald. To løsninger til det: For det første kan du bruge funktionen Baggrundsindstillinger (punkt 3 ovenfor) til at sløre din videobaggrund direkte fra mødeopsætningen eller mødekontrollerne. Den anden løsning er meget mere elegant: brug en virtuel baggrund (vi gennemgår processen senere).

Hvis knappen Baggrundsindstilling af en eller anden grund virker inaktiv i panelet Mødeopsætning; sørg for at tænde for dit videokamera først.

5. Stop ekkoet i Teams-møder

Når du og andre mødedeltagere deltager i et lyd- eller videoteammøde fra samme rum, vil du høre irriterende ekkoer. Du kan nemt slippe af med ekkoet ved at trykke på Lyd fra-knappen i mødeopsætningspanelet (vis ovenfor som punkt 4).

6. Optag dit møde

En vigtig egenskab hos Teams, som du måske vil bruge fra starten, er evnen til at optage et møde. Du kan starte en optagelse fra mødekontrolpanelet som vist nedenfor. Selve optagelsen opbevares derefter i Microsoft Stream, og du kan nemt dele optagelsen som et link i en kanalsamtale (eller via e-mail, hvis det er nødvendigt).

Optagelse af et teammøde

Når mødet er afsluttet, modtager du en e-mail med et link til din optagelse i Microsoft Stream.

Hvis du har startet dit møde fra kanalen, vil et link til optagelsen også blive gjort tilgængeligt som et opslag i den respektive kanal.

Ad hoc-mødeoptagelser vil være tilgængelige på fanen Chat for selve mødet sammen med en udvekslet fil, mødenotater og whiteboard, hvis det bruges.

Du kan lige så godt overveje at tilføje Stream-appen til din kanal, så andre medlemmer nemt kan få adgang til alle møder, der vedrører gruppen.

7 . Skift dit holdikon

Microsoft giver dig mulighed for at uploade et brugerdefineret billede og indstille det som dit teamlogo/avatar. Flere detaljer kan findes i denne vejledning, der hjælper dig med at indstille et brugerdefineret ikon .

8. Opret en privat kanal

Der er tilfælde, hvor du bliver nødt til at samarbejde med andre om opgaver, der kræver fortrolighed, såsom udarbejdelse af et budget eller salgsanalyserapporter. Private kanaler giver dig mulighed for at etablere en samarbejdsplatform med udvalgte teammedlemmer. Den private kanal vil kun være synlig for de inviterede og vil blive markeret med en lille lås på din Teams-liste.

Det er ligetil at oprette en privat kanal: Tryk bare på knappen Flere muligheder (...) ved siden af ​​dit team, og tryk derefter på Tilføj kanal . Definer derefter kanaloplysningerne som vist nedenfor. Til sidst skal du tilføje teammedlemmer til den private kanal.

Privat kanal i Microsoft Teams

9. Slå meddelelser fra støjende kanaler fra

I disse dage ser vi alle ud til at være overvældet af den store mængde af indgående meddelelser fra samarbejdsplatforme og e-mail. Det er ofte svært at producere noget meningsfuldt ud over uendelig snak. Heldigvis gør Teams det relativt enkelt for os at kalibrere tilstrømningen af ​​notifikationsalarmer og lyde, vi får. Her er en guide til, hvordan du slår Teams chat og mødeadvarsler fra .

10. Forlad et hold

Hvis du ikke ser nogen fordel i at være en del af et team, kan du nemt afslutte. Tryk på knappen Flere muligheder ved siden af ​​det hold, du gerne vil forlade, og vælg Forlad holdet .

11. Brug Teams på mobilen

Hvis du har brug for at få adgang til Teams, når du er på farten, kan du også bruge Teams på mobilen. Microsoft sendte ret gode Teams-apps til Android og iOS. Tal med dine IT-kolleger for at finde ud af, om du har brug for yderligere software eller godkendelsesprocedure for at få adgang til din virksomheds Teams-indhold på mobilen.

12. Installer og afinstaller en app i Teams

Ud over grundlæggende samarbejde giver Teams dig mulighed for at forbedre dit teamarbejde ved at bruge enten Microsoft- eller tredjepartsapps. I de næste afsnit af denne øvelse vil du se flere anvendelser af apps i teams: billeder, vejr, rapportering, afstemninger, notattagning osv.

Hvis du er teamejer, kan du nemt installere og afinstallere apps, som blev gjort tilgængelige af dine informationsteknologiadministratorer.

Processen er ret enkel: Find dit team, tryk derefter på knappen Flere indstillinger ved siden af ​​det, og vælg derefter Administrer teamtandhjulet. Tryk derefter på knappen Flere apps på fanen Apps for at søge og installere din nye app. Programmer, der er specifikke for en kanal, kan tilføjes som faner i kanalen

13. Annuller læsekvitteringer

Hver gang du læser en besked i Chat-applikationen, placerer Teams som standard et lille ikon ved siden af ​​beskeden. Dette hjælper afsenderen med at anerkende, at du har læst deres besked. Du kan annullere læsekvitteringer på fanen Privatliv i dine Teams-indstillinger.

Deaktivering af læsekvitteringer i Teams

14. Brug af filtre til hurtigt at finde ting

Vil du fremskynde at finde specifikke aktiviteter i dit feed samt specifikke chats, teams og kanaler? Brug Teams-filteret (vist nedenfor) eller brug Ctrl+Shift+F -genvejen.

Filterfunktionen gør det muligt hurtigt at finde relevant post ved navn; til chats giver det også mulighed for hurtigt at finde dæmpede, skjulte og ulæste poster med lethed.

15. Indstil en væk-besked

Samme som i Outlook giver Teams dig mulighed for at komponere en Out-of-the-Off-off-besked , der sendes, hvis nogen sender dig en besked i Teams eller omtaler dig i en chat.

Du skal blot trykke på din Teams-avatar, trykke på Indstil statusmeddelelse , og derefter skrive din besked og angive gyldighedsperioden. Tryk på Udført , og du er klar.

Bevæger sig ud over det grundlæggende

16. Brug Teams-kommandoer

Efterhånden som du bliver lidt mere erfaren med Teams, vil du måske booste din brugerproduktivitet ved at bruge søgefeltkommandoer.

For at komme i gang skal du blot skrive skråstreg-tegnet (/) i Teams-søgningsfeltet og gennemse listen over tilgængelige kommandoer:

Teams kommandoliste

Kommandolisten er ret selvforklarende, og dem, jeg synes er de mest nyttige, er:

• /goto : For nemt at få adgang til et team eller en kanal
• /keys : For at få adgang til Teams liste over genveje
• /chat : for hurtigt at starte en chat med en af ​​dine kollegaer

17. Brug en brugerdefineret virtuel baggrund

Jeg gætter på, at du har bemærket folk, der deltager i Teams-videoopkald ved at bruge by- eller naturlandskaber som baggrund for deres videoopkald. Du kan bruge stort set alle billeder som en brugerdefineret baggrund i Teams-opkald. Du er velkommen til at se vores enkle guide til, hvordan du opsætter virtuelle Teams-baggrunde til dit opkald.

18. Tag noter i et møde

Teams har flere måder, hvorpå du kan tage mødenotater.

Du kan nemt tilføje OneNote-notesbøger, der er gemt i OneDrive eller et netværksdrev, og få dine kanalmedlemmer til at dele noter og noter. Jeg har også set folk bruge fanen Indlæg og tilføje deres noter som chatbeskeder. Jeg har set andre vedhæfte Word-filer til mødet eller til fanen Kanalfiler. Der er også tredjeparts apps, som du kan bruge.

Når det er sagt, er den rigtige metode at bruge fanen Noter, der automatisk er aktiveret til dit møde.

• Naviger til Chat -appen.
• Klik på dit møde.
• Naviger til fanen Noter, og tryk på knappen Tag noter .
• Log mødereferatet der.
• Peg mødedeltagerne på dine noter efter behov.

19. Få adgang til din ulæste aktivitet

På samme måde som i Microsoft Outlook markerer Teams tydeligt alle ulæste meddelelser med fed skrift. Desuden er du i stand til at markere Teams-beskeder som ulæste til senere opfølgning. Men hvordan får du nemt adgang til de ulæste beskeder og aktiviteter? Indtast blot kommandoen /unread i din Teams-søgelinje , og lad Teams kun hente ulæste beskeder, som du kan behandle.

20. Slet eller skjul chatsamtaler

Teams giver dig mulighed for at slette beskeder fra en samtaletråd. Det giver dig også mulighed for at skjule komplette chatposter i din Chats-app (bare tryk på … knappen og vælg derefter Skjul ). Teams giver i øjeblikket ikke slutbrugere til at slette hele tråde fra chathistorikken.

21. Fejlfind din Outlook-teams forbindelse

Hvis du både er Microsoft Outlook- og Teams-bruger, planlægger du højst sandsynligt Teams-møder direkte fra dit Outlook-kalendermøde ved hjælp af Teams-tilføjelsesprogrammet.

Men hvad nu hvis Teams-knappen af ​​en eller anden grund ikke er tilgængelig i Outlook, selvom Teams er korrekt installeret på din Windows-computer?

Årsagen er sandsynligvis, at Teams-tilføjelsesprogrammet er deaktiveret. Tag et kig på vores selvstudie om, hvordan du nemt slår Teams til i Microsoft Outlook .

22. Integrer Word- og Excel-filer i din kanal

Du kan nemt dele filer med dine kolleger ved at uploade til fanen Filer i en kanal. Du kan dog lette adgangen til filen ved blot at indlejre den som fane i din kanal. Dette virker ikke kun til Excel eller Word, men også til OneNote-notesbøger, PowerPoint-præsentationer, PDF-dokumenter og så videre.

23. Se din kollegas rapporteringslinje

Hvis du arbejder i store organisationer, skal du muligvis identificere en kollegas organisatoriske rapporteringslinje. Da Teams er godt integreret med Azure Active Directory og Exchange, er du i stand til nemt at se i dine kollegers organisationsdiagram.

Du skal blot gå til dit Teams-søgefelt, skrive genvejen /org og din kollegas navn, så er du klar.

Søger et organisationsdiagram for en kollega i Teams

Bemærk: Du vil ikke være i stand til at slå organisationsdiagrammet op i Teams for personer uden for din virksomhed.

24. Indstil din status (/dnd), (/brb), (/tilgængelig)

Ønsker at indstille din status manuelt, så andre ved, hvornår de skal kontakte dig. Dette kan gøres fra Teams-indstillingerne, men efterhånden som du får mere erfaring med Teams, begynder du at indstille din status fra søgefeltet.

Du skal blot bruge /dnd til Forstyr ikke eller /brb for Be Right Back og tryk på Enter . Din status vil ændre sig. Bare husk at nulstille din status efter behov.

25. Manuel indstilling af din onlinestatus til altid at være tilgængelig/aktiv

Som standard er din Teams online-tilstedeværelse synkroniseret med dine Microsoft Outlook-kalenderbegivenheder og afspejler den faktiske status for dit operativsystem (uanset om det er brugt eller inaktivt). Den er også automatisk indstillet til ikke at forstyrre, når du deler din skærm eller foretager et opkald. Det siger, at Teams giver dig mulighed for manuelt at indstille din onlinestatus meget nemt og indstille den til tilgængelig, optaget, væk eller offline efter behov. Her er selvstudiet til manuel indstilling af din Teams tilgængelighedsstatus .

26. Få adgang til dine data på SharePoint

Dine Teams-kanaldata er tilgængelige som et dedikeret bibliotek på Microsoft SharePoint, som er meget udbredt dokumentportal, der bruges som infrastruktur til Teams-dokumentlagring.

For at få adgang til dit SharePoint-bibliotek skal du blot navigere til din kanal, derefter trykke på fanen Filer og derefter trykke på Åbn i SharePoint .

27. Tilføj vejret til Teams

I lighed med Outlook, som giver dig mulighed for at vise vejrforholdene i dit område, kan du bruge Teams til at få fart på vejret.

Hvis Weather-appen endnu ikke er installeret på din lokale Teams-klient, så:

• Åbn Teams, tryk på Apps- knappen i app-bjælken til venstre,
• Søg efter og tilføj Weather -appen til Teams.
• Indtast derefter /vejr og den relevante placering i Teams hovedsøgelinje.

Brug af Teams Weather-appen

28. Gør Teams til din standard chat-app

Når du er begyndt at bruge Teams, vil du måske finde det ganske bedre end Skype for Business. Du kan gøre Teams til din standardchatapp til Outlook og andre Office-apps. Du skal blot gå til Teams-indstillingerne og derefter markere feltet Registrer Teams som standard chat-app til Office på fanen Generelt .

Indstillingen træder i kraft, når alle åbne Office-apps er genstartet.

29. Brug Teams i Together Mode

En relativt ny mulighed for Teams er at tillade møder i Together Mode . I stedet for at vise alle mødedeltageres kamerafeeds i gittervisningen (galleri) kan du vise dem side om side i en virtuel indstilling (tænk klasseværelse, bibliotek, biograf osv.).

For at aktivere Together-tilstand skal du først opdatere Teams (tryk på din avatar og derefter Check for Updates). Tryk derefter på din avatar og tryk på Indstillinger. På fanen Generelt skal du markere feltet Ny oplevelse:

Aktivering af Together Mode

Tryk derefter på … knappen i dit mødepanel og vælg Together Mode .

Bemærk, at hvis du arbejder i et stort samarbejde, kan du muligvis ikke manuelt opdatere Microsoft Teams på egen hånd. Du skal muligvis diskutere aktivering af Together Mode med din informationsteknologiadministrator.

Eksperttricks

30. Få en e-mailadresse til din kanal

Når en kanal er oprettet, kan du sende nye beskeder til fanen kanalindlæg direkte fra Outlook. Til det skal du finde din kanal-e-mailadresse som følger:

• Find din kanal, og tryk på knappen Flere muligheder ved siden af ​​den.
• Tryk på Hent e-mailadresse .
• Kopier e-mailadressen og tilføj den som en kontakt i Outlook
• Sidebemærkninger:
  • Holdejere kan bestemme, hvem der kan sende e-mails til kanalen (ved at klikke på knappen Avancerede indstillinger).
  • Du kan

31. Deaktiver Teams fra at starte op, når du starter Windows

Teams er absolut fantastisk, men det kan forbruge betydelige mængder computerressourcer, hovedsageligt RAM. Hvis du kører en virksomhedscomputer, vil du ikke bemærke en indvirkning på dit systems ydeevne. Når det er sagt, hvis du kører fra en simpel tablet, vil du måske kun køre Teams, når det er nødvendigt. Når det er installeret, er Teams konfigureret til automatisk at starte, hver gang du starter din computer. Du kan deaktivere Teams fra at starte op, når du starter din computer og kun starte den, hvis det er påkrævet.

32. Publicer afstemninger og undersøgelser i Teams

En af de mest nyttige anvendelser af Teams er at køre afstemninger og undersøgelser. I løbet af 10 minutter kan du oprette en tilpasset afstemning ved hjælp af Microsoft Forms eller anden tredjepartssoftware som Polly og poste dem i din Teams-kanal. Denne vejledning har alt, hvad du behøver for at oprette dine brugerdefinerede Teams-undersøgelser .

33. Integrer en rapport i Teams

Hvis din organisation bruger Microsoft BI-platformen, kan du bruge Teams til at distribuere dine rapporter. Du kan nemt vælge og fastgøre Power BI-rapporter til en kanalfane for at sikre, at de er tilgængelige for dem til dine datadrevne diskussioner.

34. Slå dit yndlingscitat direkte i Teams

Endnu en fed måde at bruge Teams til at slå din aktieportefølje op. Sådan gør du det:

• Fra fanen Apps skal du søge og tilføje Aktier-appen til Teams.
• I søgefeltet skal du derefter skrive Aktier og derefter de relevante aktieticker/er som vist nedenfor.

• Når applikationen Aktier er aktiveret, skal du blot skrive kommandoen @Stocks og tickeren i din søgelinje.

35. Søg efter billeder i Teams

En anden lidt kendt funktion ved Teams er, at du kan bruge den til at søge billeder i Bing. Først skal du gå videre og aktivere Microsoft Images-applikationen i Teams.

Derefter, i din søgelinje, skal du bare skrive @Images + din søgeforespørgsel for at få adgang til Bing-billedsøgning.

36. Brug Teams til at styre medarbejderskift

hvis du leder en gruppe medarbejdere, der arbejder på skift i detailhandlen, callcenter eller endda en lille fabrik, kan du bruge Teams til at planlægge og dele arbejdsplaner. Skift- applikationen , som du nemt kan tilføje til Teams, gør det meget enkelt at administrere vagtplanen, modtage tidsplananmodninger om PTO, sygeorlov eller ferier fra dine kolleger og endda give dem mulighed for at klokke deres vagter ind og ud. Du kan derefter oprette medarbejders fremmøderapporter er nødvendige. Fedt nok!

37. Tilføjelse af en kalender

Visualisering og styring af en delt kalender er sandsynligvis en anden stor potentiel brug for Teams. Indtil videre giver Teams ikke en ligetil Outlook-integration. Når det er sagt, kan du tilføje en webstedsfane til din Teams-kanal og pege på enten din Outlook-gruppekalender eller Google Kalender-URL. Brugere skal sandsynligvis indtaste deres brugeroplysninger for at få adgang til kalenderne.

38. Integrer Trello i Teams

Mange teams bruger Trello kanban-tavler til et utal af samarbejder. Disse kunne spænde over løbende opgavestyring såvel som mere strategisk planlægning af projekter, produkter eller programmer. Du kan nemt åbne Trello som en app i Teams ved at tilføje den ved at bruge fanen Apps for at få adgang til dine relevante tavler og kort. Du kan også tilføje den som en tredjepartsfane på din kanal. Begge vil kræve at du angiver dine Trello-brugeroplysninger.

39. Start Cisco Webex Meetings fra Teams

Microsoft og Cisco konkurrerer på området inden for teamkommunikation og samarbejde. Alligevel kan din virksomhed bruge begge dele. Vidste du, at du kan integrere Webex i din Teams-kanal? Der er en Webex-app, som du nemt kan tilføje som i en Channel-fane. Teammedlemmerne kan derefter nemt få adgang til deres Webex-møder og deltage i deres egne Webex-møder fra Microsoft Teams. De er også i stand til at planlægge Webex-møder og få teamet underrettet via fanen Indlæg.

40. Få adgang til dine Teams-analyser

Som teamejer vil du måske være i stand til at overvåge brugsmønstre for dit team eller din kanal. Hvis så:

• I app-bjælken til venstre skal du åbne fanen Teams .
• Søg derefter efter dit hold i venstre side.
• Tryk på knappen Flere indstillinger ved siden af ​​dit team, og tryk på Administrer teamtandhjulet.
• Åbn derefter fanen Analytics.
• Herfra kan du forhåndsvise dine team- og kanalbrugsmønstre, engagementsmålinger, diskpladsudnyttelse osv'.

Håber du har nydt indlægget. Hvis ja, er du velkommen til at dele med venner og kolleger over sociale medier. Kender du yderligere seje Teams tips og tricks? Du er velkommen til at skrive dem i kommentarerne! Mange tak!