Når du modtager en invitation i Outlook i Office 2011 til Mac, åbner du den på samme måde, som du åbner enhver anden e-mail. Dobbeltklik på en invitation for at åbne den i sit eget vindue. Gode manerer foreslår, at du reagerer på invitationer omgående.
Du kan svare med et klik på en knap for at acceptere, foreløbigt acceptere eller afslå invitationer. Når du accepterer eller foreløbigt accepterer en invitation, føjes den til din kalender. Et afslag føjer ikke begivenheden til din kalender.
Du har disse svarmuligheder for invitationer for at acceptere, foreløbigt acceptere eller afslå:
-
Svar med kommentarer: Åbner et nyt vindue, hvor du kan inkludere en besked sammen med din beslutningsmeddelelse.
-
Svar uden kommentarer: Lader den inviterende part vide dit valg uden videre.
-
Send ikke et svar: Hvis du accepterer eller foreløbigt accepterer, tilføjer denne mulighed begivenheden til din kalender, men lader ikke den inviterende part vide, at du har accepteret deres invitation.
Outlook kan behandle kalenderanmodninger fra enhver standardbaseret kalenderapplikation, inklusive Microsoft Entourage, Microsoft Exchange, open source Sunbird, Oracle og Google Calendar.
Når begivenhedsarrangøren modtager en meddelelse om accept eller afvisning, placerer Outlook en meddelelse i planlægningsassistenten om den inviteredes svar. Planlægningsassistenten viser en liste over deltagerne og deres svar.
Planlægningsassistenten har noget ekstra kontrol, så hvis du er begivenhedsarrangøren, kan du bruge denne kontrol, hvis nogen ombestemmer sig og fortæller dig det uden at bruge en Accepter eller Afvis kalender-besked. Folk accepterer ofte en invitation over telefonen eller endda på kontorets korridor! Du skal indtaste denne accept i Outlook. Bare klik på svarindikatoren fra en deltager (selvom de endnu ikke har svaret), og skift manuelt svaret. Svarindikatorerne er faktisk knapper, selvom de måske ikke ligner knapper.