Yderligere tilpasningsmuligheder for QuickBooks 2014-fakturaer

QuickBooks' formulartilpasningsværktøjer forvirrer nemt nye QuickBooks-brugere. Men typisk er måden at starte enhver tilpasning på at rode med det, QuickBooks kalder dets Yderligere tilpasningsmuligheder.

1 Klik på fanen Formatering i vinduet Opret faktura, og klik derefter på knappen Tilpas datalayout.

QuickBooks viser dialogboksen Yderligere tilpasning. Denne dialogboks giver dig kontrol over både de oplysninger, der vises på dine fakturaer, og den måde, fakturaer udskrives på. Du kan ikke bruge dialogboksen Yderligere tilpasning, hvis du arbejder med en af ​​standardfakturaskabelonerne - kun hvis du arbejder med en kopi.

Derfor kan QuickBooks bede dig om at lave en kopi af en fakturaskabelon, når du klikker på knappen Yderligere tilpasning.

2 Angiv headeroplysninger.

Fanen Overskrift i dialogboksen Yderligere tilpasning lader dig angive, hvilke oplysninger der skal vises i den øverste del af vinduet Opret fakturaer og i det øverste område af en faktisk udskrevet fakturaformular. Disse oplysninger, kaldet overskriften, angiver fakturanummeret, fakturadatoen og fakturerings- og forsendelsesoplysningerne.

Du kan også vælge, hvordan information skal mærkes ved at udfylde eller redigere indholdet af tekstboksene. For eksempel giver afkrydsningsfelterne Standardtitel dig mulighed for at angive, om formulartitlen skal vises i skærmversionen af ​​fakturaen (dette vil være inde i vinduet Opret fakturaer) og i den udskrevne version af fakturaen.

Tekstboksen Standardtitel lader dig angive, hvad formulartitlen skal være. På lignende måde lader afkrydsningsfelterne Dato dig angive, om datoen skal vises på både skærm- og printversionen af ​​fakturaen, og hvilken etiket der skal bruges til at beskrive fakturadatoen. Figuren bruger den smarte beskrivende tekst Faktura som fakturaformularens titel.

Når du foretager disse tilpasninger, opdaterer QuickBooks boksen Preview, vist i højre halvdel af dialogboksen Yderligere tilpasning, så du kan se, hvordan dine ændringer ser ud.

3 Angiv kolonneoplysninger.

Kolonnedelen af ​​en faktura beskriver detaljeret de varer, som en faktura fakturerer for. For eksempel beskriver produktfakturakolonner de specifikke produkter, herunder pris og mængde; de beskriver også de varer, der faktureres. En servicefakturas kolonner beskriver de specifikke tjenester, der faktureres.

Som du måske kan gætte ved at se nærmere på figuren, ser fanen Kolonner i dialogboksen Yderligere tilpasning ud som fanen Overskrift. Du bruger afkrydsningsfelterne Skærm og Udskriv til at angive, om et bestemt stykke information på kolonneniveau skal vises som en kolonne i vinduet Opret fakturaer eller i den faktisk oprettede faktura.

På samme måde bruger du titeltekstfelterne til at angive de beskrivende etiketter, som QuickBooks bruger i vinduet Opret fakturaer og i den udskrevne fakturaformular.

Den eneste usædvanlige mulighed, der vises på fanen Kolonner, er Ordretekstboksene. I rækkefølgeboksene kan du angive rækkefølgen (fra venstre mod højre), hvori kolonnerne skal vises. Hvis varenummeret eller koden skal stå i første kolonne til venstre, indtaster du f.eks. værdien 1 i Varerækkens Ordreboks.

4 Angiv oplysninger om prog-kolonner.

"Prog-kolonner"-delen af ​​en faktura giver oplysninger, der er relevante for situationer, hvor du bruger statusfakturering. Du kan klikke på fanen Prog Cols i dialogboksen Yderligere tilpasning for at tilføje og fjerne sådanne oplysninger som det bestilte beløb, det tidligere fakturerede beløb og eventuelle restordrede beløb.

Fanerne Header, Columns og Prog Cols giver dig mulighed for at foretage ændringer i dine fakturaformularer, men bliv ikke for nervøs for at lave perfekte ændringer første gang. Du kan nemt se præcis, hvordan dine ændringer ser ud, ved at bruge forhåndsvisningsboksen (hvis dit syn er bedre end mit) eller ved at klikke på OK og derefter omhyggeligt gennemgå den nye version af vinduet Opret fakturaer.

Hvis du indser, at du har lavet en fejl - måske har du brugt den forkerte smule beskrivende tekst, eller du har ordnet kolonnerne forkert - kan du tilpasse din faktura igen og derved rette dine tidligere fejl.

5 Angiv sidefodsoplysninger.

Fanen Sidefod i dialogboksen Yderligere tilpasning lader dig angive, hvilke oplysninger der skal vises i vinduet Opret fakturaer under kolonneområdet og i den faktiske udskrevne faktura under kolonneområdet.

Sidefodoplysningerne omfatter en kundebesked, fakturasummen, betalings- og kreditoplysninger, et forfaldssaldofelt og (valgfrit) en længere tekstboks. Du arbejder med fanen Sidefod på samme måde, som du arbejder med andre faner.

Hvis du ønsker, at der skal vises noget information, skal du markere afkrydsningsfeltet Skærm og afkrydsningsfeltet Udskriv. For at ændre den bit af tekst, som QuickBooks bruger, skal du redigere indholdet af tekstboksen Titel.

6 Angiv udskriftsoplysninger.

Fanen Udskriv i dialogboksen Yderligere tilpasning lader dig udøve en smule kontrol over, hvordan QuickBooks udskriver fakturaer, der bruger den skabelon, du har tilpasset.

For eksempel lader radioknapperne øverst på fanen dig angive, at QuickBooks, når du udskriver denne særlige fakturaskabelon, skal bruge de almindelige gamle fakturaprinterindstillinger eller andre specielle printindstillinger. Udskriftsindstillingerne lader dig også fortælle QuickBooks, hvordan den skal nummerere siderne på en flersidet faktura.

Du kan returnere alle de tilpassede fakturaindstillinger til deres standardtilstand ved at klikke på knappen Standard. Når du gør dette, fjerner du dog alle ændringer eller tilpasninger, du har foretaget.