Vedligeholdelse af god regnskabskontrol i QuickBooks 2012

Når du introducerer flere regnskabssystembrugere i din QuickBooks 2012, øger du behovet for regnskabskontrol. Ved at have adgang til regnskabssystemet kan brugere enten utilsigtet indføre fejl i regnskabssystemet, eller desværre kan nogle brugere med vilje snyde en virksomhed.

Af disse grunde kan nogle af QuickBooks regnskabskontrolteknikker minimere utilsigtede fejl og minimere muligheden for tyveri:

• Sammenlign jævnligt antal fysiske beholdninger med beholdningsregnskaber. Beholdningen krymper desværre. Folk - nogle gange ansatte, men ofte pseudokunder som f.eks. butikstyve - vil stjæle inventar.

  Derfor er en af ​​de ting, du skal gøre både for at minimere dit lagertab og for at vedligeholde nøjagtige regnskaber, regelmæssigt at sammenligne fysiske optællinger af din beholdning med det, dine regnskaber viser.

  En lille dagligvarebutik vil for eksempel gerne sammenligne tobakslager på daglig basis, øl- og vinbeholdninger på ugentlig basis og alle andre købmandsvarer på månedlig eller årlig basis. Denne tilgang til ofte at tælle de mest værdifulde og nemmest at stjæle genstande opnår to ting:

  • Lagersvind identificeres hurtigt.

  • Virksomhedsejeren kan minimere lagersvind ved at identificere den type lager, der oftest bliver stjålet, eller endda når lageret oftest stjæles.

• Afstem bankkonti. En ting, som virksomhedsejere bør gøre, er at afstemme deres egne bankkonti. Ofte sker medarbejdertyveri af regnskabspersonale, da medarbejdere finder ud af, hvordan de skal skrive checks på virksomhedens bankkonto, som ejeren ikke kan se. En sikker måde at finde en fiktiv og svigagtig transaktion på er at få ejeren til at afstemme kontoudtoget.

  Hvis ejeren afstemmer kontoudtoget, kan hun sammenligne bankens regnskab for kontoen med virksomhedens QuickBooks regnskab. Eventuelle åbenlyse uoverensstemmelser kan rettes - hvilket betyder, at QuickBooks regnskabsoptegnelser er mere nøjagtige. Derudover har enhver ustabil, mistænkelig transaktion en tendens til at blive tydelig, når virksomhedsejeren ser nøje på checks.

• Adskil regnskab fra fysisk depot, hvor det er muligt. I en lille virksomhed er det svært altid at adskille regnskabet for en aktivitet fra den fysiske forældremyndighed eller det fysiske ansvar for den pågældende aktivitet. Det er f.eks. svært at adskille lagerregnskabet fra fysisk opbevaring eller adgang til det pågældende lager.

  En butiksmedarbejder kan for eksempel nemt være i stand til at stjæle cigaretter og også justere lageroptegnelser gennem kassesalg af cigaretter. Ikke desto mindre, hvor end du kan adskille fysisk depot fra regnskab, sker der en indbygget fejlkontrol.

  Du kan bede din CPA om hjælp til at udtænke måder at adskille fysisk opbevaring af aktiver fra regnskabs- og bogføringsopgaver. Og du burde virkelig, virkelig gøre dette. Desværre er medarbejdertyveri meget almindeligt.

• Træn medarbejdere i brugen af ​​QuickBooks. Du bør uddanne medarbejdere til at bruge QuickBooks, hvis du har en virksomhed af enhver størrelse af to grundlæggende årsager:

  • En person, der ved, hvordan man bruger QuickBooks, er mindre tilbøjelige til at lave utilsigtede fejl. Så hvis du kan, giver det god mening at give nogle medarbejdere hjælp eller træning eller begge dele. Disse ressourcer lader folk mere komfortabelt og mere præcist bruge QuickBooks-funktioner til at opbygge økonomiske oplysninger, der lader dig bedre styre din virksomhed.

  • Rodede regnskaber camouflerer medarbejdertyveri. Ofte er en af ​​de ting, du ser, når medarbejdertyveri sker, virkelig rodede regnskaber. Så træning betyder ikke kun mere nøjagtige regnskaber, men også, at du er mindre tilbøjelig til at have et miljø, der fremmer tyveri eller underslæb.

• Luk din QuickBooks-fil. Hvis du tager et regnskabsprincipper-kursus, vil du lære, at afslutning betyder et sæt bogføringsprocedurer, som nogen gennemgår for at nulstille indtægts- og udgiftskonti.

  I QuickBooks betyder lukning noget andet. Men du vil stadig lukke QuickBooks-filen for at bevare integriteten af ​​dine data. Sådan gør du: Vælg kommandoen Rediger → Indstillinger, vælg Regnskab og derefter fanen Virksomhedsindstillinger, og klik derefter på knappen Slutdato Indstil dato/adgangskode. Når QuickBooks beder dig om det, skal du angive en "slutdato" og en adgangskode.

  Efter du har givet disse oplysninger, forbyder QuickBooks enten brugere eller begrænser brugere i at ændre eller indtaste transaktioner, der er dateret før slutdatoen. (Kun personer med adgangskoden kan foretage ændringer i eller indtaste transaktioner med datoer, der er tidligere end slutdatoen.)