Tips til budgettering med Quickbooks

Quickbooks kan hjælpe dig med budgetteringsprocessen. Budgettering kan være et meget nyttigt værktøj, men det fungerer ikke nødvendigvis for alle. Her er en håndfuld kommentarer til sagen:

• Budgettering er et eksempel på den gamle sætning "Planlæg dit arbejde, og arbejd derefter din plan." Budgetter er ikke håndjern. Budgetter er ikke spændetrøjer. Budgetter er simpelthen planlægningsværktøjer, som du bruger til omhyggeligt at træffe beslutninger om din virksomheds økonomiske anliggender for det kommende år.
• Hvis du ikke får værdi af budgetteringsprocessen, bør du ikke gøre det. Eller i det mindste bør du ændre den måde, du gør det på. Ingen kidding – lad være med at budgettere, hvis du ikke får værdi ud af processen. Men de fleste virksomheder får værdi. Hvis du kan administrere din virksomhed uden et budget — lad være med at budgettere. Du bruger de værktøjer, der giver dig størst værdi, når du leder din virksomhed. For mange mennesker gør budgettering netop det. Hvis det ikke er for dig, så spring arbejdet over. Tid er ofte den knappe ressource for virksomhedsejere og ledere.
• Budgetter kan være væsentlige værktøjer til at styre mennesker med økonomisk kvantificerbare ansvar. Budgetter har en dårlig rap, og de er ikke perfekte, men ved du hvad? Hvis du har folk, der arbejder for dig, og som har ansvar, som du økonomisk kan kvantificere, kan du bruge et budget til at administrere disse mennesker.

Antag, at du har sælgere, der individuelt skal sælge ting for $25.000 hver måned. Hvis du budgetterer efter sælger (du skal sandsynligvis oprette en klasse for hver sælger eller en indtægtskonto for hver sælger), kan du bruge et budget til at sammenligne det faktiske salg genereret af hver person med det budgetterede salg, der forventes for ham.

Hvis du ser på Joe hver måned og ser, at han har 30.000 USD i salg forudsigeligt, kan du bruge den information i din administration af Joe. Joes overproduktion betyder sandsynligvis, at han gør et godt stykke arbejde. Hvis du ser på Joes bror Bob og ser, at han sælger $20.000 hver måned, når du forventer, at han vil tjene $25.000 i salg, kan du sikkert se et problem og en mulighed for forbedring. Alt dette giver mening, ikke?

• Folk, der kan lide at budgettere, har en tendens til at fokusere på ugunstige afvigelser. Selvom ugunstige varianser ofte identificerer problemer, der skal korrigeres, er gunstige varianser nogle gange mere interessante og mere nyttige at dissekere.

Antag, at du har en virksomhed, hvor du forventer, at sælgere genererer 25.000 USD i salg om måneden. Hvis Julia genererer $75.000 om måneden i salg, er det temmelig interessant. Julia ved sikkert noget eller har kompetencer eller en tilgang, som de andre sælgere ikke har. Måske kan du med en lille smule held finde ud af, hvorfor Julia klarer sig så godt - og derefter bruge denne nye viden til at få dine andre sælgere til at sælge flere ting hver måned.

• De vigtigste budgetteringstal at se er ofte et ret lille sæt. Selvom et budget ifølge QuickBooks kan have hundredvis af numre, kan du muligvis administrere din virksomhed fint ved at se på blot en håndfuld tal. Måske handler alt i din virksomhed om salg. Hvis salget virkelig driver alt andet - dine udgifter og selvfølgelig hele dit overskud - har du måske ikke meget grund til at spore det beløb, du bruger hver måned på din telefonregning eller porto.

Hvis du kan destillere din økonomiske plan ned til nogle få tal, som du skal holde øje med, kan du gøre din budgettering og økonomiske analyser meget enklere. Alt du skal gøre er at identificere de vigtigste økonomiske statistikker at se - og derefter se dem regelmæssigt.

Finansielle nøgletal er ofte meget nyttige værktøjer til at overvåge en virksomheds økonomiske resultater. Mange virksomhedsejere administrerer deres virksomheder med succes uden et formelt budget ved at se på to eller tre elementer, herunder vareomkostninger og bruttomarginprocenter. Prisen for solgte varer inkluderer omkostningerne ved de produkter eller varer, der sælges. En bruttomarginprocent er den procentdel af salget, der er tilbage efter at have betalt for omkostningerne ved solgte varer.