Tips til at arbejde med MYOB-regler og bankfeeds

En af de gode ting ved MYOB AccountRight er, at du kan opsætte bankregler til at allokere transaktioner automatisk. Her er nogle tips til, hvordan du opretter regler, der fungerer korrekt, hver gang.

• Hold regelbetingelserne så enkle som muligt. For eksempel kan en nylig betaling til din mekaniker komme op som 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Selvfølgelig kan du oprette en regel, der fortæller MYOB at allokere enhver transaktion med disse nøjagtige ord til motorkøretøjsudgifter, men i stedet skal du bruge et øjeblik på at forenkle regelbetingelserne. Opret f.eks. en regel, der fortæller MYOB at allokere enhver transaktion med ordene 'BAY AUTOMOTIVE' til motorkøretøjsudgifter. På denne måde, hvis du betaler med kreditkort i stedet for EFTPOS næste gang, eller mekanikeren ændrer deres købmandsfacilitet, så teksten på kontoudtoget viser anderledes, er det mere sandsynligt, at reglen forbliver korrekt.

• Hold regelnavne informative og nemme at identificere. MYOB bruger som standard hele beskrivelsen fra teksten på dit kontoudtog som regelnavn. Ved at bruge ovenstående eksempel bliver regelnavnet 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Accepter ikke denne standard, men rediger i stedet altid regelnavne for at gøre dine regler nemmere at finde i fremtiden. For eksempel er et godt regelnavn for denne transaktion sandsynligvis 'Bay Automotive Vehicle Repairs', da dette navn inkluderer både den relevante kontoudtogstekst samt udgiftstypen.

• Når du opretter en regel, skal du altid gå til Avancerede indstillinger og indtaste leverandør- eller kundenavnet i nederste højre hjørne. Selvom det ikke er obligatorisk at vælge et kort, skal du huske, at medmindre du vælger et kort, vil du ikke være i stand til at slå alle transaktioner op for denne kunde eller leverandør i fremtiden. Dette fravær af detaljeret transaktionshistorik kan være en reel smerte, så tag det ekstra øjeblik til at tilføje disse oplysninger, hver gang du opretter en ny regel.

  Når du bruger netbank til at foretage elektroniske betalinger til leverandører, skal du tænke grundigt over, hvordan beskrivelsen kommer til at fremstå på dit kontoudtog. Spørg dig selv, vil du være i stand til at oprette en regel baseret på denne beskrivelse? Svaret på dette spørgsmål afhænger både af din bank og af, om betalingsmodtagerens navn altid fremgår af dit kontoudtog. Et tip er at gemme leverandøroplysninger og betalingsbeskrivelser i din netbank, så præcis den samme tekst kommer frem hver gang. På denne måde kan du oprette en regel baseret på den specifikke tekst.

• Hold øje med duplikerede regler. Gennemgå din liste over regler fra tid til anden, og dobbelttjek, hvordan du har sat dine betingelser. Hvis du kan se to regler, der har de samme betingelser, skal du enten slette en af ​​reglerne eller ændre regelbetingelserne.

• Få MYOB til at opdele personlige procenter automatisk. For udgifter, du jævnligt deler mellem erhvervs- og privatkunder (f.eks. afsætter du måske altid 75 procent af benzinen til erhverv og 25 procent til privat), skal du bruge de avancerede muligheder til at oprette en regel, der gør denne opdeling automatisk.

• Når du er i vinduet Bankfeeds, skal du altid hvile musen på ikonet Regel anvendt, før du klikker på Godkend. På denne måde viser MYOB, hvilken konto transaktionen vil blive allokeret til, og du kan kontrollere, at reglen fungerer korrekt.

• Opret ikke en regel med den betingelse, at enhver transaktion, der indeholder ordet 'BP', allokeres til benzin. Hvorfor ikke? For hvis du gør det, vil enhver BPAY-transaktion, uanset om det er til el, telefon eller skat, blive tildelt benzin, simpelthen fordi 'BPAY' indeholder bogstaverne 'BP'.

• Hvis du har en stor mængde transaktioner, kan du overveje at angive regelnavnet i feltet Memo, når du opretter en regel. For eksempel, hvis du opretter en regel med den betingelse, at hver transaktion, der indeholder ordene 'Katoomba Au', er allokeret til reparation af motorkøretøjer (fordi Katoomba Au i dette tilfælde står for Katoomba Automotive), er et trick at gå til Avancerede indstillinger og som Memo for denne regel, skriv 'Transaktion oprettet ved hjælp af Katoomba Automotive Rule'. På denne måde, hvis du gennemgår transaktioner i slutningen af ​​kvartalet eller slutningen af ​​året, og du finder ud af, at transaktioner er blevet tildelt forkert, ved du, hvilken regel der har fået tingene til at gå galt.

Brugt korrekt kan bankregler spare op til 90 procent af dataindtastningstiden og praktisk talt eliminere behovet for tidskrævende bankafstemninger.