Tid enkeltaktiviteter til at fakturere for tid i QuickBooks 2014

Det meste af tiden er linjeposter, der vises på en faktura, varer, som du beskriver i varelisten og derefter kvantificerer direkte på fakturaen. Men i nogle servicevirksomheder kan du faktisk sælge mange enheder af den samme vare. Hvis du vil registrere serviceaktiviteter, efterhånden som de opstår, skal du vælge kommandoen Kunder→ Indtast tid→ Tid/Indtast enkelt aktivitet.

QuickBooks viser vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet.

For at time eller optage en enkelt aktivitet skal du registrere aktivitetsdatoen i boksen Dato. Brug feltet Navn til at identificere den person, der udfører tjenesten. I feltet Kunde:Job skal du identificere kunden eller det job, som tjenesten udføres for.

Vælg den relevante servicevare fra rullelisten Servicepost og (hvis du sporer en medarbejder) den relevante lønpost fra rullelisten Lønpost. Hvis du sporer klasser, kan du forudsigeligt også bruge rullelisten Klasse til at klassificere aktiviteten.

Brug boksen Noter til at optage en kort, passende beskrivelse af tjenesten. Denne beskrivelse fremgår af fakturaen, så vær betænksom over, hvad du skriver.

Efter at have beskrevet eller givet disse generelle oplysninger om tjenesten, har du to måder at registrere tiden brugt på tjenesten:

• Optag tid manuelt: Du kan manuelt registrere tiden brugt på en aktivitet ved at bruge feltet Varighed til at indtaste tiden. Hvis du f.eks. brugte 10 minutter, skal du indtaste 0:10 i feltet Varighed. Hvis du brugte 3 timer og 40 minutter, skal du indtaste 3:40 i feltet Varighed.

• Få QuickBooks til at registrere tiden: Du kan også få QuickBooks til at registrere den tid, du brugte på aktiviteten. Klik blot på knappen Start i boksen Varighed, når du starter aktiviteten, og klik på knappen Stop, når du stopper aktiviteten. Hvis du vil sætte timeren på pause (f.eks. mens du tager et telefonopkald), skal du klikke på knappen Pause.

Når du har beskrevet den aktivitet, du udfører i vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet, skal du klikke på knappen Gem og ny eller Gem og luk for at gemme aktivitetsoplysningerne.

Bekræft, at afkrydsningsfeltet Fakturerbar (i øverste højre hjørne af vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet) er markeret. Ved at vælge feltet Fakturerbar fortæller du QuickBooks, at det skal opbevare denne registrering af en fakturerbar aktivitet til senere medtagelse på en faktura.

Du kan bruge knapperne Forrige og Næste, som vises øverst i vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet, til at bladre frem og tilbage gennem dine registreringer af aktivitetstiming. Bemærk også, at en Stave-knap også er tilgængelig. Klik på Stave-knappen for at stavekontrollere notebeskrivelsen, som du indtaster - hvilket er en god idé, fordi disse oplysninger vises på en faktura senere.

For at tilføje fakturerbar tid og omkostninger til en faktura, skal du oprette fakturaen på den sædvanlige måde. Når du har identificeret kunden (og hvis du har indtastet tid for kunden), og hvis du har sporet tid eller omkostninger for kunden, viser QuickBooks en beskedboks, der spørger, om du vil fakturere for nogen af ​​tiden eller omkostningerne .

Hvis du angiver "ja", viser QuickBooks dialogboksen Vælg fakturerbar tid og omkostninger.

Fanen Tid i dialogboksen Vælg fakturerbar tid og omkostninger viser hver af de tidspunkter, du har registreret for en kunde. For at tilføje disse tidspunkter til fakturaen skal du klikke på kolonnen Brug for tidspunktet. (Kolonnen Brug er kolonnen længst til venstre og viser et flueben.)

Eller, hvis du vil vælge alle tiderne, skal du klikke på knappen Vælg alle. Klik derefter på OK. QuickBooks tilføjer hver af disse fakturerbare tidspunkter til fakturaen som separate linjer. Følgende figur viser, hvordan oplysninger om fakturerbar tid vises i vinduet Opret fakturaer.