Tid enkeltaktiviteter til at fakturere for tid i QuickBooks 2012

Timing eller registrering af individuelle aktiviteter er en af ​​to metoder, som QuickBooks 2012 leverer til at spore den brugte tid, der vil blive faktureret på en faktura som en vare. Hvis du vil registrere serviceaktiviteter, efterhånden som de opstår, skal du vælge kommandoen Kunder→ Indtast tid→ Tid/Indtast enkelt aktivitet.

QuickBooks viser vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet.

For at tidsindstille eller optage en enkelt aktivitet skal du registrere aktivitetsdatoen i boksen Dato. Brug feltet Navn til at identificere den person, der udfører tjenesten. I feltet Kunde:Job skal du identificere kunden eller det job, som tjenesten udføres for.

Vælg den relevante servicevare fra rullelisten Servicepost og den relevante lønpost fra rullelisten Lønpost. Hvis du sporer klasser, kan du forudsigeligt også bruge rullelisten Klasse til at klassificere aktiviteten.

Noter-boksen skal bruges til at registrere en kort passende beskrivelse af tjenesten. Denne beskrivelse fremgår af fakturaen, så vær betænksom over, hvad du skriver.

Efter at have beskrevet eller givet disse generelle oplysninger om tjenesten, har du to måder at registrere tiden brugt på tjenesten:

• Manuelt optag tid: Du kan manuelt registrere tiden brugt på en aktivitet ved at bruge feltet Varighed til at indtaste tiden. Hvis du f.eks. brugte 10 minutter, skal du indtaste 0:10 i feltet Varighed. Hvis du brugte 3 timer og 40 minutter, skal du indtaste 3:40 i feltet Varighed.

• Få QuickBooks til at registrere tiden: Du kan også få QuickBooks til at registrere den tid, du brugte på aktiviteten. Klik blot på knappen Start i boksen Varighed, når du starter aktiviteten, og klik på knappen Stop, når du stopper aktiviteten. Hvis du vil sætte timeren på pause (f.eks. mens du tager et telefonopkald), skal du klikke på knappen Pause.

Når du har beskrevet den aktivitet, du udfører i vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet, skal du klikke på knappen Gem og ny eller Gem og luk for at gemme aktivitetsoplysningerne.

Kontroller, at afkrydsningsfeltet Fakturerbar er markeret. Afkrydsningsfeltet Fakturerbar vises i øverste højre hjørne af vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet. Ved at vælge feltet Fakturerbar fortæller du QuickBooks, at det skal opbevare denne registrering af en fakturerbar aktivitet til senere medtagelse på en faktura.

Du kan bruge knapperne Forrige og Næste, der vises øverst i vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet, til at bladre frem og tilbage gennem dine registreringer af aktivitetstiming. Bemærk også, at Stave-knappen også er tilgængelig i vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet.

Du kan derfor klikke på Stave-knappen for at stavekontrol den notebeskrivelse, du indtaster - hvilket er en god idé, fordi disse oplysninger senere vil blive vist på en faktura.

QuickBooks giver også dine medarbejdere mulighed for at indtaste deres tid direkte. Vælg kommandoen Kunder→ Indtast tid→ Lad medarbejdere indtaste deres tid for at få oplysninger om, hvordan denne webservice fungerer.