Spor debet-, pengeautomat- og kundekreditkort i QuickBooks 2019

Debet- og ATM-kort, når du kommer helt til det, er slet ikke kreditkort. At bruge et betalingskort eller et hævekort er mere beslægtet med at skrive en check end noget andet. I stedet for at hæve penge ved at skrive en check, hæver du dog penge ved at bruge et betalingskort.

Selvom en betalingskorttransaktion nogle gange ser ud (i det mindste for dine venner og de handlende, du handler med) som en kreditkorttransaktion, bør du behandle en betalingskorttransaktion, som du behandler en check. I en nøddeskal, her er hvad du skal gøre:

• Når du opkræver noget på et betalingskort, skal du registrere transaktionen, ligesom du registrerer en almindelig check. Du vil måske indtaste transaktionsnummeret som checknummer eller i Memo-linjen, så du kan holde styr på transaktionen.
• Når du hæver kontanter ved at bruge et betalingskort, skal du registrere transaktionen som en almindelig hævning (eller overførsel til en småpengekonto), som om du gik til banken med en hævekupon.
• Når du foretager en indbetaling via en pengeautomat ved at bruge et betalingskort, skal du registrere transaktionen, ligesom du registrerer en almindelig indbetaling.

Hvad med kundekreditkort?

Hvis du ikke allerede ved dette, selvom dine kunder sikkert elsker at betale dig med kreditkort, skaber kundekreditkort en hovedpine for dig. Årsagen er, at din handelsbank eller kreditkortprocessor samler kundekreditkortgebyrer og derefter - måske på daglig basis eller måske med få dages mellemrum - indsætter en stor bunke kontanter på din bankkonto. Kontantbeløbet repræsenterer summen af ​​de seneste kreditkortgebyrer minus et gebyr.

Det hele lyder uskadeligt nok, men her er et eksempel på, hvordan det fungerer. Kunder A, B og C kommer ind om mandagen og bruger henholdsvis $5, $10 og $15. Så på tirsdag kommer kunder D, E og F ind og bruger henholdsvis 10, 50 og 30 USD. På onsdag sælger du ikke noget til nogen, der bruger et kreditkort, men du ser en indbetaling på 105 $ på din bankkonto fra kreditkortselskabet.

Problemet er, at du ser på de sidste to dages kreditkorttransaktioner, og du ved, at de i alt er 120 USD, fordi det er det samlede beløb, du solgte til kunder A, B, C, D, E og F. Så hvad er med $105? Er de manglende 15 $ et servicegebyr? Åh nej, vent. Måske ringede kunde A til sit kreditkortselskab og blokerede den første debitering på $5. Eller måske var det kunde B?

Hvis du accepterer et kreditkort, ved du, hvordan det fungerer, ikke? Det er en kongelig hovedpine.

Jeg tror, ​​du sandsynligvis har to rimelige tilgange til at håndtere dette vanvid:

• The Good Accountant's Way: Du kan registrere kunders kreditkortbetalinger på den sædvanlige måde - den måde, som QuickBooks forventer. The Good Accountant's Way producerer pæne, nøjagtige optegnelser, men på bekostning af enorme bogføringsbesvær. Interesseret i mere information? Store! Brug kommandoen QuickBooks Hjælp til at søge i QuickBooks onlinehjælp til emnet, der registrerer en kreditkortbetaling.
• The Bad Accountant's Way: Du kan bare registrere salgskvitteringstransaktioner, når kreditkortselskabet indsætter nettogebyrer på din bankkonto. Med andre ord, ved at bruge eksempelnumrene givet i et tidligere afsnit, i stedet for at registrere individuelle transaktioner for kunder A, B, C, D, E og F, når salget finder sted, kan du registrere en transaktion på $105, når kreditkortselskabet indbetaler $105 ind på din bankkonto. Hvis du kender kreditkortselskabets servicegebyr, kan du også registrere det ved hjælp af en journalpost. (Du skal nok spørge din revisor om hjælp til dette.)

Jeg burde fortælle dig noget andet. The Bad Accountant's Way er sandsynligvis ikke berettiget, medmindre du er i en situation med store mængder - såsom en detailbutik - og når du bruger et periodisk lagersystem, eller når du ikke sælger lager. Hvis du kun har en håndfuld kreditkorttransaktioner - f.eks. en hver par dage - eller hvis du prøver at bruge et evigt opgørelsessystem, bør du bruge Good Accountant's Way.