Samtidig Multi-User QuickBooks 2014-adgang

QuickBooks giver mulighed for samtidig brug af QuickBooks datafil af flere brugere. Nogle gange har du kun brug for en enkelt computer og en enkelt kopi af QuickBooks, selvom du har flere ansatte, der bruger QuickBooks. For eksempel, hvis en lille virksomhed kun har en administrativ assistent, og ejeren har adgang til en QuickBooks-datafil, kan én kopi af QuickBooks, der kører på en enkelt personlig computer, være alt, der kræves.

For at give mulighed for samtidig brug af QuickBooks-datafilen af ​​flere brugere, forudsigeligt, skal du først konfigurere flere brugere.

Når du har konfigureret flere brugere, kan du installere QuickBooks-programmet på andre personlige computere og derefter - forudsat at alle disse personlige computere opretter forbindelse til et Windows-netværk - bruge de andre kopier af QuickBooks til at få adgang til QuickBooks-datafilen, der er gemt på første eller primære computer.

For at bruge QuickBooks i et miljø med samtidig brug af flere brugere, skal du også fortælle QuickBooks, at denne samtidige brug er okay. For at gøre dette skal du vælge kommandoen Fil→Skift til flerbrugertilstand.(Hvis du vil slå denne flerbrugertilstand fra senere, skal du vælge kommandoen Fil→Skift til enkeltbrugertilstand igen.)

QuickBooks understøtter samtidig brug af flere brugere gennem en teknologi kaldet record locking, som låser alle de poster, du arbejder med, men ikke hele QuickBooks datafil. For eksempel, hvis du vil arbejde med virksomhed A, og en anden bruger ønsker at arbejde med virksomhed B, er det okay. QuickBooks tillader det.

Hvad du og den anden bruger dog ikke kan, er at arbejde på samme virksomhed (virksomhed A eller B) på samme tid. Dette ville betyde, at du arbejder med den samme kunderegistrering.

Du kan ikke installere den samme kopi af QuickBooks på flere maskiner og lovligt have et QuickBooks-system med flere brugere. Du skal købe en kopi af QuickBooks for hver maskine, som QuickBooks er installeret på. Bemærk dog, at Intuit sælger nogle flerbrugerversioner af QuickBooks, hvor du faktisk køber fem licenser i en kasse med QuickBooks.

(Enterprise-versionen af ​​QuickBooks understøtter netværk med flere brugere med op til 30 samtidige brugere, og de andre versioner af QuickBooks understøtter netværk med flere brugere med op til 5 samtidige brugere.)

Du vil måske have flere QuickBooks-brugere, hvis salgsrepræsentanter i din virksomhed udarbejder fakturaer eller udarbejder bud til kunder. I dette tilfælde vil du måske have hver sælger opsat på QuickBooks. Bemærk dog, at disse sælgere kun skal have mulighed for at oprette en faktura eller måske oprette og udskrive et fakturaoverslag.

Du vil være meget forsigtig med at give uerfarne regnskabsbrugere fuld adgang til regnskabssystemet.