Sådan udfyldes en købsordre i QuickBooks 2015

QuickBooks 2015 gør hurtigt arbejde med indkøbsordrer. Måske er du ved at løbe tør for dimser eller doohickeys eller et andet element på din vareliste, og du er klar til at omarrangere disse ting - uanset hvad de er. Følg disse trin for at udfylde en PO:

Vælg Leverandører → Opret indkøbsordrer.

Du kan også klikke på ikonet Indkøbsordrer på startskærmen eller klikke på området Nye transaktioner i Vendor Center og derefter vælge Indkøbsordrer. Du ser vinduet Opret indkøbsordrer. Bemærk, at de nøjagtige detaljer i dette vindue afhænger af, hvordan du tilpasser din PO-formular.

Vælg en leverandør fra rullelisten Leverandør.

Klik på pil ned for at se en liste over dine leverandører. Klik på en leverandør for at se dens navn og adresse i boksen Leverandør. Hvis du ikke kan finde navnet på leverandøren på din liste, skal du klikke på Tilføj ny på listen og derefter udfylde oplysningerne om leverandøren i den resulterende Ny leverandør-dialogboks. Klik på OK, når du er færdig med dialogboksen.

Hvis du sporer din beholdning efter klasse, skal du vælge en klasse fra rullelisten Klasse.

Vinduet Opret indkøbsordrer har muligvis ikke en rulleliste for klasse. Hvis det ikke gør det, og du vil have det, skal du konfigurere QuickBooks til at spore udgifter efter klasse.

For at gøre det skal du åbne QuickBooks-filen i enkeltbrugertilstand som administrator. Vælg derefter Rediger → Indstillinger, og klik på ikonet Regnskab på listen til venstre. Til sidst skal du markere afkrydsningsfeltet Brug klassesporing og derefter klikke på OK.

(Valgfrit) Vælg en Rep, en forventet dato og en FOB, hvis du bruger dem på din PO.

Du skal muligvis udfylde andre felter, før du kommer til vare-for-vare-beskrivelserne nederst. Igen, disse felter vises muligvis ikke, hvis du ikke har angivet, at du vil have dem på din formular.

Flyt til kolonnen Vare, og begynd at indtaste de varer, du bestiller.

Indtastning af varerne er den vigtigste del af oprettelsen af ​​en PO. Når du flytter ind i varekolonnen, bliver den til en rulleliste. Klik på dens pil ned for at se listen over varer. Du skal muligvis rulle til det element, du vil indtaste.

En hurtig måde at rulle til elementet på er at skrive de første par bogstaver i elementets navn. Hvis du skriver navnet på et element, der ikke er på listen over emner, spørger QuickBooks, om du vil konfigurere dette element. Hvis det er tilfældet, skal du klikke på Opsætning og derefter udfylde dialogboksen Nyt element.

Indtast så mange elementer, du vil, i kolonnen Vare. QuickBooks udfylder en varebeskrivelse for dig, men du kan redigere, hvad end den lægger i kolonnen Beskrivelse, hvis det er nødvendigt. Angiv i kolonnen Antal, hvor mange af hver vare du har brug for.

Hvis du ændrer vareprisen, viser QuickBooks dialogboksen Varens pris ændret, som spørger, om du vil opdatere vareoplysningerne for den nye pris, og også om varens standardpris skal justeres op eller ned. Vælg Ja og Nej, og klik derefter på knappen OK for at træffe din beslutning.

Hvis du vil, skal du udfylde feltet Leverandørmeddelelse - men udfyld bestemt feltet Memo.

Leverandørmeddelelsesfeltet er det sted, hvor du sender en besked til den part, der modtager din ordre. Du kan skrive: "Få mig det her pronto!"

Uanset hvad du gør, skal du sørge for at udfylde Memo-feltet. Det, du skriver i dette felt, vises i dialogboksen Åbn indkøbsordrer, og denne info er den sikreste måde for dig at identificere, hvad denne PO er til. Skriv noget meningsfuldt, som du kan forstå om to uger, tre uger eller en måned fra nu, når du betaler for de varer, du bestiller.

Øverst i vinduet Opret indkøbsordrer er afkrydsningsfeltet Udskriv senere, som fortæller dig, om du vil udskrive denne PO. Hvis du ønsker at udskrive PO, skal du sørge for, at dette afkrydsningsfelt er markeret. Når du har udskrevet PO, forsvinder fluebenet fra boksen.

Klik på Udskriv for at udskrive PO.

Hvis denne PO er en af ​​mange, du har udfyldt, og du vil udskrive flere på én gang, skal du klikke på pilen under knappen Udskriv og vælge Batch fra rullelisten. Før du udskriver PO'en, vil du måske gerne klikke på pil ned under knappen Udskriv og vælge Eksempel for at se, hvordan PO'en vil se ud, når du udskriver den.

Du bruger Historik-knappen, efter at du har modtaget de varer, du så omhyggeligt har opført på PO'en. Når du har modtaget varerne og registreret deres kvittering, vil et klik på denne knap fortælle QuickBooks at give dig hele historikken for en vare - når du bestilte den, og hvornår du modtog den.

Klik på Gem og ny eller Gem og luk for at registrere PO'en.

QuickBooks gemmer PO og viser et nyt, tomt PO-vindue, hvor du kan indtaste en anden ordre.