Sådan udarbejdes en kreditnota i QuickBooks 2021

Kreditnotaer kan være praktiske måder at rette op på dataindtastningsfejl, som du ikke fandt eller rettede tidligere. Kreditnotaer er også praktiske måder at håndtere ting som kunderetur og refusioner. Hvis du har udarbejdet en faktura eller to i din tid, vil du opdage, at det er meget nemmere at udarbejde en QuickBooks kreditnota end at bruge gammeldags metoder.

De følgende trin beskriver, hvordan du opretter den mest komplicerede og involverede form for kreditnota: en produktkreditnota. Oprettelse af en service eller professionel kreditnota fungerer dog stort set på samme måde. Du udfylder blot færre felter.

Følg disse trin for at oprette en produktkreditnota:

1. Vælg Kunder→ Opret kreditnotaer/refusioner, eller klik på ikonet Refusioner og kreditter i kundesektionen på startsiden for at få vist vinduet Opret kreditnotaer/refusioner (som vist).

Vinduet Opret kreditnotaer/tilbagebetalinger

2. Identificer kunden og om nødvendigt jobbet i rullemenuen Kunde: Job.

Du kan vælge kunden eller jobbet fra listen ved at klikke på det.

3. (Valgfrit) Angiv en klasse for kreditnotaen.

Hvis du bruger klasser til at kategorisere transaktioner, skal du aktivere rullemenuen Klasse og vælge den relevante klasse til kreditnotaen.

4. Dater kreditnotaen (selvom det er valgfrit at gå stabilt).

Tryk på Tab for at flytte markøren til tekstboksen Dato. Indtast derefter den korrekte dato i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ.

5. (Valgfrit) Indtast et kreditnotanummer.

QuickBooks foreslår et kreditnotanummer ved at tilføje 1 til det sidste kreditnotanummer, du brugte. Du kan acceptere nummeret eller fanen til tekstboksen Kreditnummer for at ændre nummeret til det, du ønsker.

6. Ret om nødvendigt kundeadressen.

QuickBooks henter faktureringsadressen fra kundelisten. Du kan ændre adressen for kreditnotaen ved at erstatte en del af den sædvanlige faktureringsadresse. Typisk skal du bruge samme adresse til kreditnotaen, som du bruger til den eller de originale fakturaer.

7. (Valgfrit ... slags) Angiv PO-nummeret.

Hvis kreditnotaen justerer den samlede resterende saldo på en kunde-PO, skal du sandsynligvis indtaste nummeret på PO i tekstboksen PO-nr.

Her er min logik i dette forslag, for de læsere, der bekymrer sig: Hvis du fakturerede din kunde $1.000 på PO nr. 1984, som godkender et køb på $1.000, brugte du hele PO - i det mindste ifølge kundens kreditorekspedient, som behandler dine fakturaer. Hvis du sørger for, at en kreditnota på 1.000 $ er identificeret som værende relateret til indkøbsordre nr. 1984, frigør du i det væsentlige købssaldoen på 1.000 $, hvilket kan betyde, at du kan bruge eller fakturere på indkøbsordret igen.

8. Hvis kunden returnerer varer, beskriv hver vare.

Flyt markøren til den første række i tekstboksen Vare/Beskrivelse/Antal/Sats/Beløb/afgift. I den første tomme række af boksen skal du aktivere rullemenuen Vare og derefter vælge elementet. QuickBooks udfylder tekstfelterne Beskrivelse og Bedøm med den salgsbeskrivelse og salgspris, du har indtastet på varelisten. (Du kan redigere disse oplysninger, hvis du vil, men det er ikke nødvendigt.) Indtast antallet af varer, som kunden returnerer (eller ikke betaler for) i tekstfeltet Antal. (Når du har indtastet dette tal, beregner QuickBooks beløbet ved at gange Antal med Rate.) Indtast hver vare, som kunden returnerer, ved at udfylde de tomme rækker i listeboksen.

I tilfælde af lagervarer antager QuickBooks, at de varer, du viser på en kreditnota, returneres til lageret. Du ønsker at justere dine fysiske beholdninger, hvis usolgte varer returneres.

Ligesom med fakturaer, kan du lægge så mange varer i en kreditnota, som du vil. Hvis du ikke har plads nok på en enkelt side, bliver QuickBooks ved med at tilføje sider til kreditnotaen, indtil du er færdig. Den samlede information går selvfølgelig på sidste side.

9. Beskriv eventuelle særlige poster, som kreditnotaen skal indeholde.

Hvis du vil udstede en kreditnota for andre varer, der fremgår af den originale faktura - fragt, rabatter, andre gebyrer og så videre - tilføj beskrivelser af hver vare til varelisten.

For at tilføje beskrivelser af disse elementer skal du aktivere rullemenuen Element i den næste tomme række og derefter vælge det specielle element. (Du aktiverer listen ved at klikke på feltet for at gøre det til en rullemenu og derefter klikke på feltets pil ned for at få adgang til menuen.) Når QuickBooks har udfyldt tekstboksene Beskrivelse og Bedøm, skal du redigere disse oplysninger (hvis det er nødvendigt). Indtast hver særlig vare - subtotal, rabat, fragt og så videre - som du angiver i kreditnotaen.

Hvis du vil inkludere en rabatvare, skal du sætte en Subtotal-vare i kreditnotaen efter beholdningen eller andre varer, som du har nedsat. Sæt derefter en Rabatvare direkte efter Subtotal-varen. Når du gør dette, beregner QuickBooks rabatten som en procentdel af subtotalen.

10. (Valgfrit) Tilføj en kundebesked.

Aktiver rullemenuen Kundemeddelelse, og vælg en smart kundebesked.

11. Angiv momsen.

Flyt markøren til listen Moms, aktiver rullemenuen, og vælg derefter den korrekte moms.

12. (Valgfrit, men en rigtig god idé) Tilføj et notat.

Du kan bruge Memo-tekstfeltet til at tilføje en notatbeskrivelse til kreditnotaen. Du kan bruge denne beskrivelse til at forklare dine grunde til at udstede kreditnotaen og til at krydshenvise den eller de originale fakturaer, for eksempel. Bemærk, at feltet Memo udskrives i kundeerklæringen.

13. Hvis du vil forsinke udskrivningen af ​​denne kreditnota, skal du markere afkrydsningsfeltet Udskriv senere.

Jeg vil udsætte at tale om, hvad markeringen af ​​afkrydsningsfeltet Udskriv senere gør, indtil jeg er færdig med diskussionen om oprettelse af kreditnotaer. Dækning af udskrivning af fakturaer og kreditnotaer kommer op i et senere afsnit.

14. Gem kreditnotaen.

For at gemme en udfyldt kreditnota skal du enten klikke på knappen Gem og ny eller Gem og luk. QuickBooks viser en dialogboks, der spørger, hvad du vil gøre med kreditnotaen: Behold kreditten, giv en refusion, eller anvend kreditten på en faktura. Foretag dit valg ved at klikke på den knap, der svarer til det, du vil gøre. Hvis du vælger Anvend på faktura, beder QuickBooks om nogle yderligere oplysninger. QuickBooks gemmer kreditnotaen, der er på skærmen, og hvis du klikkede på Gem og ny, viser det et tomt vindue Opret kreditnotaer/tilbagebetalinger, så du kan oprette endnu en kreditnota. (Bemærk, at du kan bladre frem og tilbage gennem kreditnotaer, som du har oprettet tidligere ved at klikke på knapperne Næste og Forrige). Når du er færdig med at oprette kreditnotaer, kan du klikke på knappen Luk i kreditnotaformularen.

Hvis du angiver, at du ønsker at udskrive en tilbagebetalingscheck, viser QuickBooks vinduet Skriv checks og udfylder automatisk checken og knytter den til notatet.