Sådan udarbejdes en faktura i QuickBooks 2016

Når du har fuldført alt det indledende arbejde, er det nemt at udarbejde en faktura med QuickBooks 2016. Sådan opretter du en faktura uden videre:

Vis vinduet Opret fakturaer ved at vælge Kunder → Opret fakturaer.

Vinduet Opret fakturaer vises.

Vinduet Opret fakturaer.

Vælg skabelonen eller fakturaformularen, som du vil bruge, fra rullelisten Skabelon i øverste højre hjørne.

Hvilken der vises som standard afhænger af, hvad du fortalte QuickBooks om din virksomhed under QuickBooks-opsætningen. Du kan også oprette din egen.

Identificer kunden og om nødvendigt jobbet ved at bruge rullelisten Kunde:Job.

Rul gennem rullelisten Customer:Job, indtil du ser det kunde- eller jobnavn, du har brug for; klik derefter på den.

(Valgfrit) Tildel en klasse til fakturaen.

Hvis du bruger klasser til at spore udgifter og indtægter, skal du aktivere rullelisten Klasse og vælge en passende klasse til fakturaen. For at slå denne praktiske måde at kategorisere transaktioner til eller fra, skal du vælge Rediger → Præferencer, klikke på Regnskab til venstre, klikke på fanen Firmapræferencer og derefter markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Brug klassesporing.

Oplys fakturadato.

Tryk på Tab flere gange for at flytte markøren til tekstboksen Dato. Indtast derefter den korrekte dato i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan også bruge følgende hemmelige koder til at ændre datoen:

• Tryk på + (plussymbolet) for at flytte datoen en dag frem.

• Tryk på – (minussymbolet) for at flytte datoen én dag tilbage.

• Tryk på T for at ændre datoen til dagens dato.

• Tryk på M for at ændre datoen til den første dag i måneden.

• Tryk på H for at ændre datoen til den sidste dag i måneden.

• Tryk på Y for at ændre datoen til årets første dag.

• Tryk på R for at ændre datoen til årets sidste dag.

Du kan også klikke på knappen i højre side af datofeltet for at få vist en lille kalender. For at vælge en dato fra kalenderen skal du blot klikke på den dato, du ønsker.

(Valgfrit) Indtast et fakturanummer i tekstboksen Faktura #.

Ret regningen til adressen, hvis det er nødvendigt.

QuickBooks henter faktureringsadressen fra kundelisten.

Reparer afsendelsesadressen, hvis det er nødvendigt.

QuickBooks henter også leveringsadressen fra kundelisten.

(Valgfrit … slags) Angiv indkøbsordrenummeret i tekstboksen PO-nummer.

Hvis kunden udsteder indkøbsordrer (PO'er), skal du indtaste nummeret på den indkøbsordre, der godkender dette køb.

Angiv betalingsbetingelserne ved at vælge en mulighed på rullelisten Betingelser.

(Valgfrit) Navngiv salgsrepræsentanten.

Hvis du vil spore salg af salgsrepræsentant, skal du bruge rullelisten Rep. For hurtigt at tilføje en sælger skal du vælge Tilføj ny og derefter bruge de praktiske dialogbokse, som QuickBooks viser. For at arbejde med sælgerlisten skal du vælge Lister → Kunde- og leverandørprofillister → Salgsrepræsentantliste.

Angiv forsendelsesdatoen, hvis det er noget andet end fakturadatoen.

Angiv forsendelsesmetoden.

Angiv FOB-punktet ved at bruge FOB-tekstboksen.

FOB står for free-on-board. FOB-punktet er vigtigere, end det umiddelbart ser ud til, fordi FOB-punktet bestemmer, hvornår ejendomsoverdragelsen finder sted, hvem der betaler fragt, og hvem der bærer risikoen for skader på varerne under forsendelsen.

Hvis en forsendelse er gratis om bord på forsendelsesstedet, overgår ejendomsretten til de solgte varer til køberen, så snart varerne forlader sælgers forsendelsesplads. I dette tilfælde betaler køber fragten og bærer risikoen for forsendelsesskader.

Hvis en forsendelse er gratis om bord på destinationsstedet, overgår ejendomsretten til de varer, der sælges, til køberen, så snart varerne ankommer til køberens forsendelsesplads. Sælger betaler fragten og bærer risikoen for forsendelsesskader.

Indtast hver vare, du sælger.

Flyt markøren til den første række i listeboksen Antal/Varekode/Beskrivelse/Pris pr./Beløb/afgift. Når du har flyttet markøren til en række i listeboksen, forvandler QuickBooks feltet Varekode til en rulleliste. Aktiver rullelisten Varekode i den første tomme række i listeboksen, og vælg derefter elementet.

Hvis du har brug for andre varer på fakturaen, skal du bruge de resterende tomme rækker i listeboksen til at indtaste hver enkelt.

Indtast eventuelle særlige varer, som fakturaen skal indeholde.

For at beskrive nogen af ​​de specielle varer skal du aktivere rullelisten Varekode i den næste tomme række og derefter vælge den specielle vare.

Hvis du ønsker at inkludere en rabatvare og få den til at gælde for flere varer, skal du sætte en Subtotalvare på fakturaen efter lagerbeholdningen eller andre varer, som du ønsker at rabatte. Sæt derefter en Rabatvare direkte efter Subtotal-varen. QuickBooks beregner rabatten som en procentdel af subtotalen.

(Valgfrit) Tilføj en kundebesked.

Klik i boksen Kundemeddelelse, aktiver dens rulleliste, og vælg en smart kundebesked. For at tilføje kundebeskeder til kundemeddelelseslisten skal du vælge Tilføj ny og derefter udfylde dialogboksen, som QuickBooks viser.

Angiv momsen.

Hvis det ikke er korrekt, skal du flytte markøren til listeboksen Moms, aktivere rullelisten og vælge den korrekte moms.

(Virkelig valgfrit) Tilføj et notat.

Du kan tilføje en notatbeskrivelse til fakturaen, hvis du ønsker det. Dette notat udskrives ikke på fakturaer - kun på kundeerklæringen.

Et udfyldt vindue med oprettelse af fakturaer.

Hvis du vil forsinke udskrivningen af ​​denne faktura, skal du markere afkrydsningsfeltet Udskriv senere, der vises med båndet af knapper og felter over hoveddelen af ​​vinduet Opret fakturaer.

Gem fakturaen ved at klikke på knappen Gem og ny eller knappen Gem og luk nederst i vinduet.

QuickBooks gemmer den faktura, der er på skærmen.