Sådan udarbejder du en faktura i QuickBooks Online

Du indtaster fakturaer i QBO for at informere kunderne om, at de skylder dig penge for varer, du har solgt til dem, eller tjenester, du har udført for dem. I QBO kan du forberede fakturaer og sende dem via e-mail eller ved hjælp af US Postal Service.

Når du udarbejder en faktura, inkluderer du oplysninger om, hvad du sælger til kunden ved at inkludere varer på fakturaen. Du opretter varer til både tjenester og produkter ved hjælp af listen over produkter og tjenester. Følg disse trin for at indtaste en faktura:

Vælg Transaktioner→ Salg for at få vist siden Salgstransaktioner.

Klik på knappen Ny transaktion, og klik på Faktura på listen, der vises.

QBO viser fakturavinduet vist her.

Overskriften og detaljedelen af ​​fakturavinduet.

Vælg en kunde.

QBO viser kundens postadresse, betalingsbetingelser, fakturadato, forfaldsdato og mulighed for Send senere. Figuren viser også et Crew #-felt, der vises, fordi fakturaen blev tilpasset.

Hvis en rude vises i højre side, viser den transaktioner, som du måske vil linke til den faktura, du opretter.

Dobbelttjek Fakturadato, Forfaldsdato og Vilkår, og foretag et passende valg i afkrydsningsfeltet Send senere.

Hvis du ønsker at sende fakturaer via e-mail, kan du opsætte dine præferencer i Firmaindstillinger; klik på tandhjulsikonet ved siden af ​​dit firmanavn, og vælg Firmaindstillinger.

Udfyld de produkter og tjenester, som kunden køber:

Klik i kolonnen Produkt/Service og vælg en passende vare til den faktura, du opretter.

Du kan skrive tegn i kolonnen Produkt/Service, og QBO hjælper dig med at finde varen.

Du kan eventuelt redigere kolonnen Beskrivelse for det valgte element.

Brug kolonnerne Antal, Pris og Beløb til at angive mængden af ​​den valgte vare, du sælger, den pris, du opkræver for hver vare, og det beløb, kunden skal betale. Når du angiver to af værdierne for mængde, sats og beløb, beregner QuickBooks den tredje værdi.

Marker afkrydsningsfeltet Skat, hvis det er relevant.

Gentag trin a til d for at tilføje flere varer til fakturaen.

Du kan scrolle ned i fakturavinduet, som vist her, og vælge en momssats og eventuelt et rabatbeløb eller procent.

Brug bunden af ​​fakturavinduet til at håndtere moms, rabatoplysninger, meddelelser og vedhæftede filer.

Du kan kun se indstillingen Momssats på fakturaer, hvis du har aktiveret funktionen Moms ved at vælge Moms→ Indstil momssatser.

Du kan også anvende en rabat på fakturaen, hvis du har slået virksomhedens præference til for at vise boksen Rabat; skriv en besked til kunden; skriv oplysninger i feltet Statement Memo, som QBO overfører direkte til enhver erklæring, du opretter i fremtiden; og vedhæfte et elektronisk dokument til fakturaen.

Hvis du i dialogboksen Virksomhedsindstillinger slår præferencen til at vise depositumboksen nederst på fakturaen, kan du bruge den til at reducere fakturabeløbet med det depositum, som kunden har betalt.

Du kan kontrollere, om rabatten er en rabat før skat eller efter skat, ved at klikke på kontakten, der vises til venstre for boksene Rabat og Momssats. Ved at klikke på kontakten skifter positionen af ​​de to kasser; når boksen Rabat vises øverst, er rabatten før skat.

For at vedhæfte et elektronisk dokument til fakturaen skal du klikke i boksen Vedhæftede filer og navigere til dokumentet eller trække og slippe den elektroniske kopi i boksen Vedhæftede filer.

Nederst i vinduet kan du

• Annuller fakturaen eller ryd vinduet og start igen.

• Klik på Udskriv eller Vis for at udskrive eller få vist fakturaen.

• Klik på Foretag tilbagevendende for at konfigurere fakturaen som en tilbagevendende faktura, du har til hensigt at sende efter en tidsplan, du angiver.

• Klik på Tilpas for at tilpasse fakturaformularen.

• Klik på Gem for at tildele et fakturanummer og gemme fakturaen i QBO.

• Klik på Gem og send for at tildele et fakturanummer, gemme fakturaen og e-maile en kopi til kunden.

Et vindue kommer frem, hvor du kan skrive en e-mail og se en forhåndsvisning af fakturaen. Når du har sendt din faktura, vises e-mail-tids- og datostempeloplysningerne i overskriften.

Du kan klikke på pilen ved siden af ​​Gem og send og derefter vælge Gem og ny for at gemme fakturaen og starte en ny, eller vælge Gem og luk for at gemme fakturaen og lukke fakturavinduet. Den mulighed, du vælger, vises, næste gang du viser fakturavinduet. Faktisk, i ethvert transaktionsvindue, vises det valg, du foretager, næste gang du åbner vinduet.