Sådan tilføjer du brugere i QuickBooks Enterprise Solutions

Hvis mere end én person vil bruge QuickBooks, vil du konfigurere yderligere brugere. Følg disse trin for at tilføje brugere i QuickBooks Enterprise Solutions:

Vælg kommandoen Firma→Brugere→Konfigurer brugere og roller.

QuickBooks viser dialogboksen Bruger og roller. Dialogboksen Brugere og roller identificerer alle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet konfigureret, og de roller, QuickBooks kan udfylde, når de bruger QuickBooks. Brugerlisten, som vises på fanen Brugerliste i dialogboksen, identificerer også, hvem der i øjeblikket er logget på systemet.

Fortæl QuickBooks, at du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Ny.

Når du klikker på denne knap, viser QuickBooks dialogboksen Ny bruger.

Identificer brugeren og angiv en adgangskode.

Du skal give hver bruger, som du opretter et brugernavn for. Det gør du ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i boksen Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Adgangskode og tekstboksen Bekræft adgangskode.

Identificer brugerens rolle(r).

Brug listeboksen Tilgængelige roller til at vælge de roller (eller pligter), som brugeren udfylder. Tilføj derefter den valgte rolle til brugerens liste over tildelte roller ved at klikke på knappen Tilføj. For at fjerne en rolle fra en bruger skal du vælge rollen i listeboksen Tildelte roller og derefter klikke på Fjern.

Beskrivelsesboksen nederst i dialogboksen Ny bruger beskriver rollen mere detaljeret, herunder typen af ​​QuickBooks-bruger, som typisk kan blive tildelt den valgte rolle.

(Valgfrit) Rediger roller efter behov.

Du kan finjustere de roller, som du (med QuickBooks' hjælp) tildeler. For at gøre det skal du vælge fanen Roller i dialogboksen Brugere og roller, klikke på den rolle, du vil ændre, og derefter klikke på knappen Rediger.

Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle, skal du vælge en regnskabsaktivitet eller et område på listen Område og aktiviteter og derefter bruge knapperne Områdeadgangsniveau til at angive, hvad en bruger med den valgte rolle kan gøre. Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge radioknappen Ingen.

Du kan angive, at brugeren skal have fuld adgang ved at vælge knappen Fuld. Hvis brugeren skulle have delvis adgang, vælger du knappen Delvis og derefter markerer eller fjerner (alt efter behov) felterne Opret, Rediger, Slet, Udskriv og Vis saldo. Klik på OK for at gemme eventuelle ændringer af rollerne og vende tilbage til dialogboksen Brugere og roller.

Du kan se, hvilken adgang en rolle i første omgang har, ved at vælge en af ​​posterne på listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruger knapperne og felterne for områdeadgangsniveau til at vise de aktuelle indstillinger for rollen.

Som en generel regel, når det kommer til regnskabskontrol, ønsker du at give en minimal mængde af adgang. Hvis nogen ikke har brug for adgang til QuickBooks datafil til daglige opgaver, skal du vælge knappen Ingen.

Hvis nogen har brug for en lille smule adgang - måske til at udarbejde jobvurderinger eller fakturaer - giver du netop den adgang og intet mere.

Jo mere mulighed du giver medarbejdere eller underleverandører eller revisorer til at nudle rundt i dit regnskabssystem, jo ​​større er risikoen for, at nogen enten uforvarende eller bevidst kan indføre fejl i systemet. Jo større rettigheder og adgang du giver, jo lettere gør du det også for nogen at stjæle fra dig.

(Valgfrit) Gennemgå dine brugertilladelser.

Når du har oprettet en bruger, bør du (bare for at være forsigtig) gennemgå de tilladelser, du har givet brugeren. For at gøre dette skal du klikke på fanen Brugerliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis tilladelser.

Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tilladelser, skal du vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis for at se vinduet Vis tilladelser, som viser en meget detaljeret liste over, hvad brugeren kan og ikke kan.

(Valgfrit) Gennemgå dine rolleændringer.

Hvis du foretager ændringer i en rolles tilladelser, vil du sandsynligvis også gennemgå disse ændringer. For at gøre det skal du klikke på fanen Rolleliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge rollen og derefter klikke på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af dialogboksen Vis tilladelser, der viser de roller, du og QuickBooks har sat op.

Vælg den rolle, du vil gennemgå, og klik derefter på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af vinduet Vis tilladelser med en detaljeret liste over, hvad en person med rollen kan og ikke kan.

Når du er færdig med at gennemgå bruger- og rolletilladelser, skal du klikke på Luk for at lukke alle åbne vinduer og derefter klikke på knappen Annuller eller Luk for at lukke alle åbne dialogbokse.

Fra dette tidspunkt fremad kan den nye bruger bruge QuickBooks; dog er hans eller hendes rettigheder begrænset til det, du har angivet.

Revisorer ønsker ofte at se de rettigheder, som bestemte brugere har. Dette gælder især, hvis du bliver revideret af din CPA som en del af årlige afslutninger. (Du kan blive revideret, hvis banken f.eks. ønsker et revideret regnskab.)

QuickBooks' View Permissions-vindue er en smart måde at se disse data online, og hvis du vil udskrive en kopi af tilladelsesoplysningerne, skal du blot klikke på vinduets Udskriv-knap.