Sådan tilføjer du brugere i QuickBooks 2018 Enterprise Solutions

Hvis mere end én person vil bruge QuickBooks, vil du konfigurere yderligere brugere. Følg disse trin for at tilføje brugere i QuickBooks Enterprise Solutions:

Vælg kommandoen Firma → Brugere → Konfigurer brugere og roller.
QuickBooks viser dialogboksen Bruger og roller. Denne dialogboks identificerer alle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet sat op, og de roller, QuickBooks kan udfylde, når de bruger QuickBooks. Brugerlisten, som vises på fanen Brugerliste i dialogboksen, identificerer også, hvem der i øjeblikket er logget på systemet.

Dialogboksen Brugere og roller.

Fortæl QuickBooks, at du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Ny.
Når du klikker på denne knap, viser QuickBooks dialogboksen Ny bruger, som vist.

Dialogboksen Ny bruger.

Identificer brugeren og angiv en adgangskode.
Du skal give hver bruger, som du opretter et brugernavn for. Det gør du ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i boksen Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Adgangskode og tekstboksen Bekræft adgangskode.

Identificer brugerens rolle(r).
Brug listeboksen Tilgængelige roller til at vælge de roller (eller pligter), som brugeren udfylder. Tilføj derefter den valgte rolle til brugerens liste over tildelte roller ved at klikke på knappen Tilføj. For at fjerne en rolle fra en bruger skal du vælge rollen i listeboksen Tildelte roller og derefter klikke på Fjern.

Beskrivelsesboksen nederst i dialogboksen Ny bruger beskriver rollen mere detaljeret, herunder typen af ​​QuickBooks-bruger, som typisk kan blive tildelt den valgte rolle.

(Valgfrit) Rediger roller efter behov.
Du kan finjustere de roller, som du (med QuickBooks' hjælp) tildeler. For at gøre det skal du vælge fanen Rolleliste i dialogboksen Brugere og roller, klikke på den rolle, du vil ændre, og derefter klikke på knappen Rediger. Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle (se figuren), skal du vælge en regnskabsaktivitet eller et område på listen Område og aktiviteter og derefter bruge alternativknapperne Områdeadgangsniveau til at angive, hvad en bruger med den valgte rolle kan gøre. Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge radioknappen Ingen. Du kan angive, at brugeren skal have fuld adgang ved at vælge knappen Fuld. Hvis brugeren skulle have delvis adgang, skal du vælge knappen Delvis og derefter markere eller fjerne (alt efter behov) afkrydsningsfelterne Opret, Rediger, Slet, Udskriv og Vis saldo.

Dialogboksen Rediger rolle.

Du kan se, hvilken adgang en rolle i første omgang har, ved at vælge en af ​​posterne på listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruger knapperne og felterne for områdeadgangsniveau til at vise de aktuelle indstillinger for rollen.

Som en generel regel, når det kommer til regnskabskontrol, ønsker du at give en minimal mængde af adgang. Hvis nogen ikke har brug for adgang til QuickBooks datafil til daglige opgaver, skal du vælge knappen Ingen. Hvis nogen har brug for en lille smule adgang - måske til at udarbejde jobvurderinger eller fakturaer - giver du netop den adgang og intet mere. Lidt senere i dette kapitel, i "Opretholdelse af god regnskabskontrol", taler jeg om, hvorfor det er så vigtigt at minimere brugerrettigheder og adgang. Men bundlinjen er denne: Jo mere mulighed du giver medarbejdere eller underleverandører eller revisorer til at nudle rundt i dit regnskabssystem, jo ​​større er risikoen for, at nogen enten utilsigtet eller bevidst indfører fejl i systemet. Jo større rettigheder og adgang du giver, jo lettere gør du det også for nogen at stjæle fra dig.

(Valgfrit) Gennemgå dine brugertilladelser.
Når du har oprettet en bruger, bør du (bare for at være forsigtig) gennemgå de tilladelser, du har givet brugeren. For at gøre dette skal du klikke på fanen Brugerliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis tilladelser. Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tilladelser (ikke vist), skal du vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis for at se vinduet Vis tilladelser, som viser en meget detaljeret liste over, hvad brugeren kan og ikke kan.

Vinduet Vis tilladelser.

(Valgfrit) Gennemgå dine rolleændringer.
Hvis du ændrer en rolles tilladelser, vil du sikkert også gerne gennemgå disse ændringer. For at gøre det skal du klikke på fanen Rolleliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge rollen og derefter klikke på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af dialogboksen Vis tilladelser, der viser de roller, du og QuickBooks har sat op. Vælg den rolle, du vil gennemgå, og klik derefter på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af vinduet Vis tilladelser med en detaljeret liste over, hvad en person med rollen kan og ikke kan.

Når du er færdig med at gennemgå bruger- og rolletilladelser, skal du klikke på Luk for at lukke alle åbne vinduer og derefter klikke på knappen Annuller eller Luk for at lukke alle åbne dialogbokse.
Fra dette tidspunkt fremad kan den nye bruger bruge QuickBooks; hans eller hendes rettigheder er begrænset til det, du har angivet.

Revisorer ønsker ofte at se de rettigheder, som bestemte brugere har, især hvis de reviderer dig som en del af årlige afslutninger. (Du kan blive revideret, hvis banken f.eks. ønsker reviderede regnskaber.) QuickBooks' View Permissions-vindue er en smart måde at se disse data online på, og hvis du vil udskrive en kopi af tilladelsesoplysningerne, er alt hvad du behøver at gøre klik på vinduets Udskriv-knap.