Sådan skriver du checks fra QuickBooks 2021

Du kan skrive checks i QuickBooks 2021 på to måder: fra vinduet Skriv checks og fra registret. Hvis du sov på bagerste række af klassen, er her den korte version af instruktionerne til at skrive checks.

Du kan registrere betalingskort- og pengeautomattransaktioner på samme måde, som du registrerer checks, som du skriver.

Sådan skriver du checks fra vinduet Skriv checks

Du kan registrere håndskrevne checks og andre checks, som du vil udskrive med QuickBooks, ved at beskrive checks i vinduet Skriv checks.

Følg disse trin for at skrive en check fra vinduet Skriv checks:

1. Vælg Bank → Skriv checks.

Du kan også klikke på ikonet Skriv checks i Banking-sektionen på startskærmen. QuickBooks viser vinduet Skriv checks, som vist.

Vinduet Skriv kontrol

2. Klik på rullemenuen Bankkonto øverst i vinduet, og vælg den konto, du vil skrive denne check fra.

Dette trin er virkelig vigtigt og er noget, du altid skal huske at gøre, før du skriver en check, hvis du har flere bankkonti.

3. Indtast et checknummer, eller marker checken til udskrivning.

Marker afkrydsningsfeltet Udskriv senere, hvis du planlægger at udskrive checken med QuickBooks ved hjælp af din printer og fortrykte checkformularer, som du har købt. Hvis du optager en check, du har skrevet i hånden, skal du indtaste det checknummer, du brugte til checken, i tekstfeltet Nr.

4. Udfyld checken.

Hvis du har skrevet en check til denne person eller part før, udfylder AutoFyld-funktionen navnet på betalingsmodtageren i linjen Betal til rækkefølgen for dig, efter du begynder at indtaste navnet. Hvordan QuickBooks klarer denne bedrift kan virke magi, men det er virkelig ikke så svært. QuickBooks sammenligner bare det, du har skrevet indtil nu, med navne på dine lister over kunder, medarbejdere og andre. Så snart QuickBooks kan matche de bogstaver, du har skrevet, med et navn på en af ​​disse lister, griber den navnet.

Hvis du ikke har skrevet en check til denne person eller part før, beder QuickBooks dig om at tilføje betalingsmodtagerens navn. Gøre det.

Indtast checkens beløb ved siden af ​​dollartegnet, og tryk derefter på Tab. QuickBooks skriver beløbet for dig på dollarlinjen. Den skriver også adressen, hvis den er udfyldt i betalingsmodtagerens stamfil.

5. Udfyld om nødvendigt fanerne Udgifter og Poster.

6. Klik på knappen Gem og luk eller knappen Gem og ny for at afslutte skrivningen af ​​checken.

Der har du det. Din check er skrevet og indført i registret, klar til at blive udskrevet og sendt.

Sådan skriver du checks fra registeret

Folk, der har vænnet sig til Quicken, en fætter til QuickBooks, vil måske bruge registervinduet til at skrive checks. (Hurtige brugere kan bedre lide registermetaforen, tror jeg.)

Følg disse trin for at skrive en check fra registeret:

1. Åbn registeret.

Vælg Banking→Brug Register, eller klik på Register-ikonet i Banking-området på startskærmen. Hvis du har mere end én bankkonto, viser QuickBooks dialogboksen Brug registrering, så du kan vælge den rigtige konto.

Fra rullemenuen skal du vælge den checkkonto, som du vil skrive checken mod, og derefter klikke på OK. Du ser registervinduet (vist). Markøren er i slutningen af ​​registret, klar til at du kan indtaste kontroloplysninger. (QuickBooks udfylder automatisk dagens dato.)

Registervinduet

QuickBooks bruger kontonavnet i vinduets titel. Det er derfor, figuren refererer til Big National Bank . Big National er navnet på den fiktive bankkonto, som jeg har oprettet.

2. Udfyld oplysningerne til din check.

Bemærk, at de indtastninger, du foretager i dette register, er de samme, som du ville lave i vinduet Skrivekontrol. Hvis du er mere komfortabel med at indtaste checks i det vindue, kan du klikke på knappen Rediger transaktion, som er på båndet øverst i registervinduet, for at se vinduet Skriv checks i al sin pragt og skrive en check der. Faktisk, hvis du vil indtaste udgifter eller specificere, hvad du betaler for med checken, skal du klikke på knappen Rediger transaktion og komme ind i vinduet Skriv checks.

Ellers er det bare at gå fra felt til felt og indtaste oplysningerne i registret. Endnu en gang skal du bruge rullemenuerne til at indtaste betalingsmodtager- og kontonavne. Hvis du indtaster et betalingsmodtager- eller kontonavn, som QuickBooks ikke genkender, beder programmet dig om at give flere oplysninger.

Her er et slags trick-spørgsmål: Hvad hvis den check, du skriver, betaler mere end én udgiftskategori? Antag, at du betaler din udlejer for både din husleje og en andel af forsyningen. Er du begrænset til én udgiftskonto? Står du over for moderen til alle regnskabsdilemmaer: at vælge mellem to rigtige konti? Nå, nej, det gør du ikke. Du kan bare klikke på split-knappen. QuickBooks viser et opdelingsområde, som du kan bruge til at opdele en check på flere konti. En check på $ 1.500, der betaler $ 1.200 i husleje og $ 300 i forsyningsselskaber, kan for eksempel opdeles på to separate linjer: en, der registrerer $ 1.200 i huslejeudgifter, og en, der registrerer $ 300 i forsyningsudgifter.

3. Når du er færdig med at udfylde kontroloplysningerne, skal du klikke på knappen Optag.

Du kan også klikke på Gendan-knappen, hvis du beslutter dig for, at du vil gå tilbage for at starte forfra. Hvis du klikker på Gendan, slettes det, du lige har indtastet.

Hvis du skriver checks i hånden, i modsætning til at udskrive dem med QuickBooks, skal du sørge for, at checknumrene i registret og checknumrene i dit checkhæfte stemmer overens. Du skal muligvis gå ind i QuickBooks-registret og ændre tal i kolonnen Nummer. Når dit kontoudtog kommer, er det meget nemmere at afstemme dit kontoudtog og dit checkhæfte, hvis du indtaster checknumrene korrekt.

Sådan ændrer du en check, du har skrevet

Hvad hvis du har brug for at ændre en check, efter du allerede har indtastet den? Måske har du lavet en frygtelig fejl, såsom at optage en check på $52,50 som $25,20. Kan du ordne det? Jo da. Bare gå ind i registret og find den check, du vil ændre. Gå til feltet Betaling eller Indbetaling, og foretag ændringen.

Hvis du skal foretage mere omfattende ændringer (hvis checken f.eks. er en delt transaktion), skal du placere markøren, hvor checken er, og klikke på Rediger transaktion. QuickBooks viser vinduet Skriv checks med den originale check i. Foretag ændringerne. (Glem ikke at foretage ændringer på fanerne Varer og Udgifter også, hvis det er nødvendigt.)

Når du er færdig, skal du klikke på Gem og luk. Du går tilbage til registret, hvor du ser ændringerne i checken.

Hvis vinduet Skriv checks vises, kan du også bruge knapperne Næste og Forrige til at bladre gennem dine checks og foretage eventuelle ændringer.

Pak flere checks ind i registret

Normalt viser QuickBooks to rækker med oplysninger om hver check, du indtaster. Den viser også to rækker med information om hver type transaktion, du indtaster. Hvis du vil pakke flere checks ind i en synlig del af registret, skal du markere afkrydsningsfeltet 1-linje nederst i registervinduet. Når du markerer dette afkrydsningsfelt, bruger QuickBooks et enkeltlinjeformat til at vise alle oplysningerne i registret undtagen Memo-feltet.

Registervinduet i 1-Line display

Sammenlign de to foregående figurer for at se, hvordan 1-Line displayet ser ud. Registre kan blive forfærdeligt lange, og 1-line displayet er nyttigt, når du kigger gennem et langt register efter en check eller transaktion.